Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Sổ ghi chép liên hệ khách hàng (DOH22-001) : Sổ này ghi lại thông tin về các khách hàng được khám tại các phòng khám bệnh lây truyền qua đường tình dục và viêm gan C. Sổ bao gồm tên khách hàng, ngày giờ khám, người cung cấp dịch vụ và ghi chú.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0065 (6))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo dịch tễ học (DOH22-003) : Tài liệu ghi lại các cuộc điều tra về bệnh lây truyền qua đường tình dục của khách hàng. Bao gồm các báo cáo trường hợp bệnh lây truyền qua đường tình dục bảo mật và báo cáo thực địa. Thông tin có thể bao gồm nhận dạng khách hàng; thông tin về phơi nhiễm, khám bệnh, chẩn đoán, chuyển tuyến và điều trị; ghi chú phỏng vấn; thông tin nhà cung cấp dịch vụ và tài liệu hỗ trợ. Nếu hồ sơ dịch vụ y tế đã được lập cho khách hàng, các báo cáo này sẽ được bao gồm trong đó.
Thời gian lưu giữ: Nếu không có hồ sơ dịch vụ y tế: lưu giữ trong 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ Dịch vụ Y tế: Bệnh Lây Truyền Qua Đường Tình Dục (STDs) (DOH22-004) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ chăm sóc tại phòng khám đối với các bệnh STDs. Các dịch vụ này có thể bao gồm khám sức khỏe tổng quát, quản lý bệnh tật và thương tích cấp tính, tiêm chủng, kế hoạch hóa gia đình và chăm sóc sức khỏe sinh sản, các hoạt động giáo dục và nâng cao sức khỏe, và các dịch vụ sức khỏe tâm thần. Hồ sơ có thể bao gồm thư từ; báo cáo; ghi chú chuyên môn; báo cáo xét nghiệm; giấy phép điều trị và chụp X-quang; giấy phép tiết lộ thông tin; hồ sơ lâm sàng hoặc y tế bao gồm nhận dạng khách hàng, ghi chú tiến trình và hồ sơ thăm khám; lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến trình; hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán; hồ sơ pháp lý; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; báo cáo; và các dữ liệu liên quan khác. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời gian lưu giữ: Đối với hồ sơ giấy: Lưu giữ 10 years after lần nhập liệu cuối cùng. Đối với hồ sơ điện tử (EHR): Lưu giữ 10 years after lần cung cấp dịch vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 10/12/2018
Hồ sơ dịch vụ y tế: Bệnh lây truyền qua đường tình dục (STDs) - Hồ sơ của nhà cung cấp bên ngoài (DOH22-007) : Hồ sơ ghi lại các dịch vụ chăm sóc tại phòng khám đối với bệnh STDs (xem DOH22-004) do các nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Hồ sơ được yêu cầu để cung cấp thêm thông tin cho trường hợp của khách hàng.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ hồ sơ trong một năm sau khi nhập dữ liệu vào hệ thống Orpheus (xem DOH22-004). Cập nhật ngày 14/3/2019.
Hồ sơ tiêm chủng - VARS (DOH22-005) : Chuỗi tài liệu ghi lại các mũi tiêm chủng mà bệnh nhân tại phòng khám đã nhận được. Hồ sơ thường là Hồ sơ quản lý vắc-xin (VAR) của quận, nhưng có thể bao gồm bất kỳ hồ sơ nào ghi lại sự đồng ý và việc thực hiện tiêm chủng. Không bao gồm các báo cáo ITARS. Thông tin bao gồm ngày, tên bệnh nhân và thông tin cá nhân, số định danh, thông tin thu nhập và bảo hiểm, chữ ký và ngày đồng ý, mô tả và ngày tiêm chủng, và chữ ký và ngày của người thực hiện tiêm chủng. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (9,10)) Cập nhật ngày 12/10/2018
Cơ sở dữ liệu bệnh truyền nhiễm cần báo cáo (DOH22-006) : Ghi nhận thông tin khách hàng mắc các bệnh cần báo cáo cho Sở Y tế Tiểu bang. Cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin khách hàng, chẩn đoán, tên người phối ngẫu, thông tin điều trị và giấy giới thiệu. Hiện tại, đây là cơ sở dữ liệu Access được duy trì trên máy tính để bàn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0065 (6))