Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ vụ án Chương trình Đánh giá, Can thiệp và Chuyển tiếp (AITP) (MHAS4-001) : Hồ sơ lâm sàng về đánh giá sức khỏe tâm thần của trẻ vị thành niên bị tạm giam tại Trung tâm Donald E. Long của quận. Nhân viên quận đánh giá sức khỏe tâm thần của các em để đưa ra khuyến nghị cho tòa án về hướng giải quyết vụ án phù hợp. Hồ sơ bao gồm trang tóm tắt báo cáo, danh mục tài sản cá nhân, mẫu đơn y tế, đánh giá tâm lý, kết quả xét nghiệm, ghi chú điều trị, giới thiệu tư vấn và đánh giá cuối cùng cùng các khuyến nghị. Chương trình này đã đóng cửa vào năm 2004.
Lưu giữ: Lưu giữ 15 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2))
Hồ sơ Quản lý Ca bệnh Điều phối Chăm sóc (MHAS4-002) : Tài liệu ghi chép về việc quản lý ca bệnh được cung cấp cho trẻ em mắc bệnh tâm thần nghiêm trọng đang được chăm sóc tại nhà hoặc được nuôi dưỡng tạm thời. Các dịch vụ được cung cấp có thể bao gồm điều trị ngoại trú và dịch vụ nội trú; dịch vụ xử lý khủng hoảng; và điều phối dịch vụ nội trú khu vực và địa phương, bao gồm cả việc nhập viện và xuất viện. Chuỗi hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến độ; thư từ; hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán; hồ sơ pháp lý; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm trong phòng thí nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; và báo cáo học tập.
Thời gian lưu giữ: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ lâm sàng Dịch vụ Đánh giá và Giới thiệu Trẻ em (CARES) (MHAS4-003) : Hồ sơ lâm sàng ghi lại quá trình đánh giá và điều trị ngắn hạn cho trẻ em trong môi trường hỗ trợ gia đình. Thông qua mối quan hệ hợp đồng, Legacy điều hành chương trình CARES và quận cung cấp nhân viên sức khỏe tâm thần. Hồ sơ có thể bao gồm lịch sử dịch vụ trước đó, giới thiệu, báo cáo kiểm tra và đánh giá, kế hoạch điều trị, ghi chú tiến độ, thư từ, đăng ký, hồ sơ pháp lý, giấy phép điều trị, đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm và các xét nghiệm khác, và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu trú: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (OAR 410-141-3520 (10), trước đây là 2008-0011/006) Thời gian lưu trú được cập nhật ngày 13/7/2021
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ lâm sàng dịch vụ sức khỏe tâm thần trẻ nhỏ (MHAS4-004) : Ghi chép các dịch vụ chẩn đoán sức khỏe tâm thần được cung cấp cho trẻ em từ 1-4 tuổi trong các chương trình giáo dục mầm non tại Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm giấy đồng ý điều trị, giấy đồng ý tiết lộ thông tin, giấy giới thiệu, ghi chú tiến triển, ghi chú của bác sĩ, đánh giá sức khỏe tâm thần, báo cáo tóm tắt 90 ngày, kết quả xét nghiệm tâm lý và tâm thần, hồ sơ y tế, danh sách kiểm tra bệnh án và các tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ bệnh án dịch vụ sức khỏe tâm thần phối hợp chăm sóc gia đình (MHAS4-010) : Tài liệu ghi lại quá trình quản lý ca bệnh được cung cấp cho trẻ em mắc bệnh tâm thần nghiêm trọng đang được chăm sóc tại nhà hoặc được nuôi dưỡng tạm thời. Các dịch vụ được cung cấp có thể bao gồm điều trị ngoại trú và dịch vụ nội trú; dịch vụ khủng hoảng; và phối hợp dịch vụ nội trú khu vực và địa phương, bao gồm cả việc nhập viện và xuất viện. Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến độ; thư từ; hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán; hồ sơ pháp lý; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm trong phòng thí nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; và báo cáo học tập.
Thời gian lưu giữ: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Sáng kiến Dịch vụ dành cho người gốc Tây Ban Nha (Bienestar) Hồ sơ lâm sàng Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần (MHAS4-005) : Hồ sơ lâm sàng ghi lại quá trình đánh giá và điều trị sức khỏe tâm thần của khách hàng gốc Tây Ban Nha. Chương trình này đặt tại La Clinica và được tài trợ bởi một khoản trợ cấp Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần Cộng đồng của liên bang. Hồ sơ có thể bao gồm lịch sử dịch vụ trước đó, giấy giới thiệu, báo cáo xét nghiệm và đánh giá, thư từ, giấy phép điều trị, đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm trong phòng thí nghiệm và các xét nghiệm khác, và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (OAR 410-141-3520 (10), trước đây là 2008-011/007) Lưu giữ được cập nhật ngày 13/7/2021
Hồ sơ lâm sàng Chương trình Kaleidoscope (MHAS4-006) : Hồ sơ lâm sàng ghi lại các đánh giá phân loại ban đầu cho trẻ em được giới thiệu từ nhiều nguồn khác nhau (chủ yếu là Dịch vụ dành cho Trẻ em và Gia đình và các phòng khám Y tế Quận). Đánh giá này được sử dụng để giới thiệu bệnh nhân đến các dịch vụ sức khỏe tâm thần phù hợp. Hồ sơ có thể bao gồm lịch sử dịch vụ trước đó, giấy giới thiệu, báo cáo xét nghiệm và đánh giá, thư từ, giấy phép điều trị, đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm trong phòng thí nghiệm và các xét nghiệm khác, và các hồ sơ liên quan. Chương trình đã đóng cửa vào năm 2004.
Thời gian lưu trú: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (OAR 410-141-3520 (10), trước đây là 2008-0011/007) Thời gian lưu trú được cập nhật ngày 13/7/2021
Hồ sơ lâm sàng Chương trình Sức khỏe Tâm thần Học đường (MHAS4-008) : Hồ sơ lâm sàng ghi lại việc đánh giá và điều trị sức khỏe tâm thần của trẻ em tại các phòng khám trong trường học. Quận cung cấp các dịch vụ này theo hợp đồng với các học khu. Hồ sơ có thể bao gồm lịch sử dịch vụ trước đó, giấy giới thiệu, báo cáo kiểm tra và đánh giá, kế hoạch điều trị, ghi chú tiến độ, thư từ, hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán, hồ sơ pháp lý, giấy phép điều trị, đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm trong phòng thí nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu, hồ sơ thuốc và đơn thuốc, và báo cáo của trường học.
Thời gian lưu trú: 10 years after lần phục vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-400-0060 (25), OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu trú được cập nhật ngày 13/7/2021
Hồ sơ đánh giá sử dụng dịch vụ (MHAS4-009) : Tài liệu ghi lại quá trình đánh giá nội bộ về hiệu quả hoạt động của nhân viên và chức năng chương trình. Hồ sơ bao gồm mẫu biểu đồ, đánh giá đồng cấp, báo cáo đánh giá, biên bản họp của ủy ban đánh giá sử dụng dịch vụ và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2008-0011/009)
Hồ sơ Ủy ban Đánh giá Toàn diện (MHAS4-011) : Các tài liệu liên quan đến sự tham gia của thành viên ủy ban. Hồ sơ ghi lại sự xác nhận và hiểu biết rằng thông tin được chia sẻ trong các cuộc họp ủy ban là bảo mật theo chính sách HIPAA.
Giữ lại: Giữ lại 10 năm. (Hợp đồng 143115-11; OAR 410-141-3520 (10))