Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo quản lý dịch vụ đánh giá rượu và ma túy (MHAS1-001) : Được sử dụng để xác định tình trạng của khách hàng, tình trạng vụ án và lịch trình tòa án. Bao gồm báo cáo của người đánh giá, danh sách liên hệ của khách hàng, báo cáo của tòa án quận, danh sách khách hàng và các báo cáo liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 630(j))
Sổ thu tiền mặt (MHAS1-003) : Ghi chép các khoản phí khách hàng thanh toán tại quầy lễ tân. Tiền thu được DCHS kiểm toán hàng ngày. Sổ hiển thị ngày, số tham chiếu, các khoản phí, số tiền thanh toán, số dư cần thanh toán, tên khách hàng và biên lai ghi tổng số tiền hàng ngày.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ Dịch vụ Đánh giá Toàn diện Khách hàng (MHAS1-004 ): Tài liệu đánh giá các khách hàng được Tòa án Quận chuyển đến Chương trình Dịch vụ Cai nghiện để xác định mức độ phụ thuộc vào chất gây nghiện và xác định các phương pháp điều trị phù hợp. Hồ sơ bao gồm ghi chú vụ việc, mẫu đơn đồng ý tiết lộ thông tin mật, thư từ, thông báo chấm dứt, báo cáo chẩn đoán, các bài kiểm tra tâm lý, yêu cầu dịch vụ của khách hàng và báo cáo đánh giá lâm sàng. Chương trình này đã đóng cửa vào năm 2005.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 years after lần sử dụng cuối cùng. (2008-0011/001)
Hồ sơ Dịch vụ Khách hàng DUII (MHAS1-005) : Ghi lại quá trình đánh giá, giới thiệu và quản lý hồ sơ của tất cả những người bị kết tội vi phạm DUII tại Quận Multnomah. Quy trình này được điều chỉnh bởi OAR 415-51-0130. Hồ sơ bao gồm ghi chú hồ sơ mật, báo cáo tiến độ, đơn xin gia hạn, giới thiệu khách hàng, yêu cầu dịch vụ, giấy phép tiết lộ thông tin mật, đánh giá lâm sàng, báo cáo của cảnh sát, báo cáo phỏng vấn DUII, thông báo đình chỉ giấy phép lái xe của DMV, phán quyết của tòa án cấp quận và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần bảo dưỡng cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (1)) (Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 07/05/2019)
Nhật ký tiếp nhận khách hàng (MHAS1-006) : Ghi chép sự có mặt (hoặc vắng mặt) của khách hàng tại các cuộc họp đánh giá/kiểm tra theo lịch trình. Bao gồm ngày giờ, tên khách hàng, phí đã thanh toán (nếu có), tên nhân viên, tên người đánh giá và ngày quay lại. Cũng bao gồm danh sách lịch hẹn hàng ngày.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2008-0011/002)
Hồ sơ Hội đồng Multnomah về Nghiện chất (MHAS1-007) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của Hội đồng Multnomah về Nghiện chất (MCCD). Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ, biên bản cuộc họp nhóm tư vấn, danh sách người tham dự và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ Kế hoạch (MHAS1-008) : Tài liệu ghi lại các quy trình lập kế hoạch chiến lược liên quan đến dịch vụ cai nghiện của quận. Các kế hoạch này cũng được sử dụng làm đơn xin tài trợ từ Văn phòng Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần và Cai nghiện (OMAS) của tiểu bang. Hồ sơ bao gồm kế hoạch thực hiện hai năm một lần, kế hoạch tài trợ phòng ngừa, kế hoạch phòng chống cờ bạc, hồ sơ lập kế hoạch hợp tác, báo cáo phòng ngừa và phòng chống cờ bạc hàng năm và các tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Hồ sơ Đánh giá Dự án Thành phố Mục tiêu (MHAS1-009(a) và MHAS1-009(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình đánh giá Dự án Thành phố Mục tiêu Portland. Dự án này là một thỏa thuận hợp tác giữa Văn phòng Chương trình Lạm dụng Rượu và Ma túy của tiểu bang với Trung tâm Điều trị Lạm dụng Chất gây nghiện (CSAT) của liên bang. Dữ liệu kết quả là các cuộc phỏng vấn cá nhân với khách hàng đến từ trung tâm tiếp nhận hoặc đang được xem xét về trợ cấp an sinh xã hội bổ sung cho chứng nghiện ma túy và nghiện rượu. Các cuộc phỏng vấn được lặp lại trong một số lần theo dõi. Dữ liệu quy trình bao gồm băng ghi âm và bản ghi chép của những người cung cấp thông tin chính. Hồ sơ bao gồm ghi chú phỏng vấn có cấu trúc và không có cấu trúc, bản ghi âm, bản ghi chép và báo cáo. Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc được mã hóa điện tử. Những hồ sơ này và các báo cáo được lưu trữ tại CSAT. Các hồ sơ khác được lưu giữ bởi quận.
Lưu giữ: MHAS1-009(a) Dữ liệu và báo cáo điện tử: lưu giữ cho đến khi được chuyển giao cho CSAT; MHAS1-009(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (7c))
Hồ sơ hoàn trả theo Chương XIX (MHAS1-010) : Tài liệu ghi lại các hóa đơn được các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng phụ gửi cho Medicaid để được hoàn trả. Bao gồm bảng tóm tắt thể hiện các khoản thanh toán của Medicaid cho các nhà cung cấp dịch vụ và các mẫu đơn hoàn trả của khách hàng do nhà cung cấp dịch vụ điền để được hoàn trả.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ xác minh tham dự phiên tòa dành cho nạn nhân (MHAS1-011) : Tài liệu ghi lại việc tham dự của các thân chủ bị buộc tội lái xe dưới ảnh hưởng của chất kích thích (DUII) tại các phiên tòa dành cho nạn nhân do tòa án chỉ định, và việc thanh toán phí tham dự. Bao gồm bảng tính thể hiện tên thẩm phán, tên thân chủ, số biên bản xử phạt, ngày sinh của thân chủ, cán bộ quản chế/giám sát, ngày tham dự và chữ ký của thân chủ xác nhận việc tham dự.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2008-0011/003)