Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DD6-002) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên chương trình ngân sách của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ Nhóm Tiếp cận Nhà ở Cộng đồng (DD6-012) : Ghi chép các cuộc họp hàng tháng để theo dõi việc phân bổ dịch vụ nhà ở và chi phí nhà ở. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/009)
Hồ sơ Hỗ trợ Nhà ở (DD6-011) : Ghi chép việc cung cấp dịch vụ nhà ở cho khách hàng theo nhiều chương trình được tài trợ khác nhau. Các chương trình bao gồm Chương trình Bổ sung Hỗ trợ Tiền thuê nhà, nhà ở theo Mục 8, Shelter Plus Care, Fresh Start, Chăm sóc Tập thể và các chương trình tương tự. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng với nhà cung cấp, đơn đăng ký, giấy giới thiệu, tài liệu hỗ trợ, thư từ và các hồ sơ liên quan. Các hồ sơ này được sao chép trong Hồ sơ Dịch vụ Khuyết tật Phát triển của khách hàng.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 5 năm. (Không phải hồ sơ)
Hồ sơ tiếp nhận (DD6-004) : Bộ hồ sơ này ghi lại quá trình tiếp xúc ban đầu với khách hàng tiềm năng nhằm xác định xem người đó có đủ điều kiện tham gia các dịch vụ của chương trình dành cho người khuyết tật phát triển hay không. Hồ sơ có thể bao gồm đơn đăng ký, phiếu thông tin, mẫu đơn cho phép tiết lộ thông tin, ghi chú tiến độ, thư quyết định, đơn kháng cáo quyết định và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Nếu đủ điều kiện nhận dịch vụ chương trình: chuyển sang Hồ sơ Dịch vụ Khuyết tật Phát triển; tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0055 (2))
Hồ sơ Nhóm Cải tiến Chất lượng (DD6-001) : Hồ sơ ghi lại quá trình xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng cho người quản lý hồ sơ bởi các nhóm làm việc nội bộ khác nhau. Các nhóm bao gồm Nhóm Đánh giá Điều kiện đủ điều kiện, Nhóm Tiêu chuẩn Chất lượng, Nhóm Làm việc về Tiêu chuẩn Hiệu suất và các nhóm tương tự. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, thư từ, biên bản nhóm thảo luận, tài liệu đính kèm và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ Nơi trú ẩn và Nhà ở Khẩn cấp (DD6-010) : Tài liệu ghi lại việc cung cấp dịch vụ nhà ở khẩn cấp cho khách hàng. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn tiếp nhận của Trung tâm thông tin, đơn xin nhà ở công cộng, giấy chứng nhận khuyết tật, đơn xin của Cơ quan Nhà ở Portland (HAP), kế hoạch nhà ở, tài liệu hỗ trợ, phiếu đặt phòng khách sạn, thư từ, báo cáo từ các nhà cung cấp và các tài liệu liên quan. Các hồ sơ này được sao chép trong Hồ sơ Dịch vụ Người khuyết tật Phát triển của khách hàng.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 5 năm. (Không phải hồ sơ)
Biên bản cuộc họp nhân viên (DD6-005) : Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Bao gồm các cuộc họp nhân viên, cuộc họp quản lý hồ sơ, cuộc họp quản lý chương trình và các cuộc họp nhân viên thường kỳ khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ đào tạo (DD6-003) : Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do bộ phận cung cấp cho nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng và gia đình. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và điểm danh lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Hồ sơ Dịch vụ Chuyển tiếp (DD6-009(a) và DD6-009(b)) : Hồ sơ ghi lại việc xác định khách hàng đủ điều kiện và việc cung cấp dịch vụ. Chương trình này được thiết kế để cung cấp dịch vụ cho khách hàng khuyết tật về phát triển từ 16 đến 22 tuổi. Hồ sơ bao gồm kế hoạch giáo dục cá nhân, kế hoạch hỗ trợ cá nhân, kiểm tra điều kiện giáo dục đặc biệt, đơn xin dịch vụ, báo cáo sự cố và dịch vụ bảo vệ, hồ sơ y tế, giấy phép tiết lộ thông tin, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Nếu mở ở tuổi 22: chuyển sang Hồ sơ Dịch vụ Khuyết tật Phát triển; nếu đóng: lưu giữ 70 năm; nếu đóng và khách hàng đã qua đời: lưu giữ 7 năm. (MOAR 166-150-0055 (3))