Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Chương trình Nhận nuôi Đường (TR03-008): Tài liệu ghi lại chương trình cho phép các nhóm tham gia Chương trình Nhận nuôi Đường, một chiến dịch chống rác thải cho phép người dân hợp tác với quận bằng cách "nhận nuôi" một đoạn đường và cam kết giữ gìn vệ sinh. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký, mẫu giấy phép, giấy phép lao động, lịch làm việc và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại cả trong cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 3 years after hoạt động nhóm cuối cùng. (2003-0036/003, Hết hạn: 02/01/2009)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ giao dịch (TR03-016(a) và TR03-016(b)): Bằng chứng được ghi nhận về quyền sở hữu của cơ quan đối với đất công và đường đi. Các tài liệu đính kèm có thể bao gồm bản đồ và mô tả pháp lý, chuyển nhượng quyền sở hữu và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin thường bao gồm mô tả tài sản, chữ ký của chủ sở hữu trước đó và đại diện cơ quan, và ngày chuyển nhượng.
Lưu giữ: TR03-016(a) Nếu được ghi trong Sổ ghi chép: lưu giữ 6 years after tài sản không còn thuộc sở hữu của quận; TR03-016(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0105 (3,4))
Giấy phép đấu nối cống Dunthorpe/Riverdale (TR03-001(a) và TR03-001(b)): Quy trình cấp phép cho phép cư dân của khu vực cống Dunthorpe/Riverdale, do quận quản lý, được đấu nối vào hệ thống cống. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, sơ đồ hoặc bản vẽ địa điểm, thư từ và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại cả trong cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Lưu giữ: TR03-001(a) Giấy phép: lưu giữ vĩnh viễn; TR03-001(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 2 years after ngắt kết nối vật lý. (MOAR 166-150-0180 (5))
Giấy phép quay phim/video (TR03-004): Quy trình cấp phép được sử dụng khi có bất kỳ loại hình sản xuất nào liên quan đến quay phim hoặc chụp ảnh. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, thỏa thuận bồi thường, mẫu yêu cầu bảo hiểm, thư từ và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại trong cả cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after giấy phép hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (22))
Hồ sơ Dự án Thu mua Đất đai (TR03-012): Hồ sơ ghi lại việc thu mua bất động sản của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm thư chào mua, hợp đồng quyền chọn, hợp đồng ngắn hạn, báo cáo của nhân viên, báo cáo và đánh giá thẩm định, báo cáo kiểm tra, thư chuyển nhượng, tóm tắt và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0105 (12))
Thông báo của Trung tâm Thông báo Tiện ích Oregon (TR03-007): Tài liệu ghi lại các thông báo của OUNC được gửi đến chương trình Quyền sử dụng đất yêu cầu một số dịch vụ định vị theo chương trình gọi một lần. Hồ sơ bao gồm thông báo và các tài liệu liên quan. Cũng có thể bao gồm các ghi chú cho biết việc định vị đã hoàn tất.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2003-0036/002, Hết hạn: 02/01/2009)
Việc trưng thu tài sản (TR03-013): [...]
Khả năng ghi nhớ: ??? (không có)
Hồ sơ quản lý bất động sản (TR03-014): Hồ sơ ghi chép việc sử dụng, bảo trì và mô tả bất động sản thuộc sở hữu của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hồ sơ trao đổi bất động sản, hợp đồng thuê nhà, hồ sơ bán bất động sản dư thừa, tài liệu chứng minh việc mua đất, tài liệu chứng minh việc hiến tặng đất, tài liệu chứng minh nguồn gốc tài sản quỹ đường bộ, thông báo hệ thống thoát nước và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after bộ phận đó không còn sở hữu tài sản nữa. (không có)
Hồ sơ hỗ trợ di dời (TR03-015): Hồ sơ ghi lại sự hỗ trợ thiết thực của bộ phận dành cho những người cần di dời do các dự án khác nhau. Hồ sơ bao gồm hồ sơ nhà ở dự phòng, hồ sơ trợ cấp di dời, hồ sơ trợ cấp nhà ở di dời, hồ sơ kế hoạch di dời, và các thư từ, tài liệu liên quan.
Khả năng lưu giữ: [??] (không có)
Giấy phép vỉa hè (TR03-003): Quy trình cấp phép được sử dụng khi người nộp đơn xây dựng, tháo dỡ và/hoặc thay thế bất kỳ lề đường, vỉa hè và/hoặc lối đi nào trong phạm vi quyền sử dụng đất của quận. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, sơ đồ hoặc bản vẽ địa điểm, thư từ và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại trong cả cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0185 (11))
Giấy phép sự kiện đặc biệt (TR03-005): Quy trình cấp phép được sử dụng cho các sự kiện như tuần hành, tiệc đường phố, chuyển nhà, diễu hành hoặc các sự kiện thể thao. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, thỏa thuận bồi thường, mẫu yêu cầu bảo hiểm, thư từ và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại trong cả cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after giấy phép hết hạn. (MOAR 166-150-0170 (7))
Giấy phép vận chuyển xe tải (TR03-006): Quy trình cấp phép cho phép xe tải quá tải và/hoặc quá khổ được phép lưu thông trên các tuyến đường thuộc quản lý của quận và các tuyến đường chuyên dụng. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, bản sao giấy phép trước đó (nếu có) và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại trong cả cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy. Giấy phép có hiệu lực trong một năm hoặc, đối với giấy phép chuyến đi, trong suốt thời gian chuyến đi.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after hết hạn hoặc bị thu hồi. (2003-00036/001, Hết hạn: 02/01/2009)
Giấy phép tiện ích (TR03-002(a) và TR03-002(b)): Quy trình cấp phép được sử dụng khi người nộp đơn đang xây dựng, vận hành hoặc bảo trì đường dây điện, cáp ngầm hoặc đường ống trong phạm vi quyền sử dụng đất của quận. Cũng được sử dụng để cấp phép cho các công trình phụ trợ, cây cối, thảm thực vật, hàng rào và biển báo phi thương mại trong phạm vi quyền sử dụng đất của quận. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, sơ đồ hoặc bản vẽ địa điểm, thư từ và các tài liệu liên quan. Thông tin được ghi lại trong cả cơ sở dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Giữ lại: TR03-002(a) Giấy phép tiện ích: giữ lại vĩnh viễn; TR03-002(b) Các giấy phép khác: giữ lại 10 năm. (MOAR 166-040-1500 (18))