Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Khiếu nại của công dân (FREDS5-009): Hồ sơ ghi lại các khiếu nại của công dân về phương tiện của quận và hoạt động của chúng. Hồ sơ bao gồm thư từ, email và ghi âm tin nhắn điện thoại. Cũng có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ, trong đó có phản hồi của quận.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (32))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ phương tiện của Quận (FREDS5-003): Hồ sơ ghi chép tất cả các hoạt động liên quan đến quyền sở hữu và bảo trì phương tiện của quận. Hồ sơ bao gồm giấy chứng nhận quyền sở hữu, đăng ký, thông tin bảo trì và sửa chữa, hồ sơ tai nạn và bất kỳ thông tin liên quan nào khác về phương tiện. Trước năm 2000, hồ sơ được lưu giữ trong từng tệp hồ sơ phương tiện riêng lẻ. Từ 2000 forward , lịch sử bảo trì phương tiện được lưu giữ trong hệ thống Fleet Focus.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 years after thanh lý xe. (MOAR 166-150-0105 (14))
Nhật ký hoạt động hàng ngày của đội xe (FREDS5-002): Ghi chép tất cả các chuyến đi tại mỗi đội xe của quận. Thông tin bao gồm ngày, số biển số xe, thời gian vào, thời gian ra, tên và phòng ban của tài xế, tổng số dặm và ghi chú.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0105 (16))
Hồ sơ thanh toán đội xe (FREDS5-008): Hồ sơ được sử dụng để hỗ trợ việc thanh toán cho hoạt động của đội xe và bãi đậu xe. Bao gồm báo cáo số dặm đi được hàng tháng của xe được chỉ định, báo cáo sử dụng bãi đậu xe, hồ sơ giấy phép đậu xe, biên lai phạt giao thông và đậu xe, và các hồ sơ liên quan được sử dụng để hỗ trợ việc thanh toán nội bộ và bên ngoài.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ kiểm kê đội xe (FREDS5-004): Hồ sơ kiểm kê các phương tiện và phụ tùng xe trong đội xe. Hầu hết thông tin được lưu trữ điện tử trong hệ thống quản lý đội xe và trong các bảng tính cục bộ. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thay thế. (MOAR 166-150-0110 (19))
Phiếu ghi chuyến đi của đội xe công vụ (FREDS5-001): Ghi chép lại mỗi chuyến đi được thực hiện bằng xe công vụ của quận. Phiếu ghi rõ số biển số xe, ngày, giờ mượn xe, giờ trả xe, số km lúc bắt đầu và kết thúc chuyến đi, tổng số dặm của chuyến đi, tên và chữ ký của người lái xe.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0105 (16))
Hồ sơ sử dụng xe cá nhân (FREDS5-007): Tài liệu ghi chép việc phân bổ xe của quận cho nhân viên một cách liên tục. Được sử dụng để tính phí và cơ sở tính thuế cho việc sử dụng xe. Hồ sơ bao gồm yêu cầu sử dụng xe cá nhân, nhật ký hành trình hàng ngày và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm lý do phân bổ, ngày phân bổ, ngày kết thúc, tùy chọn thuế, số biển số xe, nhãn hiệu và kiểu xe, tổng số dặm ước tính hàng năm, số dặm và điểm đến của từng chuyến đi, mục đích công tác, số dặm đi lại hàng ngày ước tính, giá trị xe (thuê hoặc giá thị trường hợp lý) và chữ ký ủy quyền.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0105 (16))
Hồ sơ mua sắm phương tiện (FREDS5-006): Hồ sơ hàng năm ghi lại tất cả các giao dịch mua sắm phương tiện cho đội xe trong năm. Bao gồm danh sách các giao dịch mua sắm phương tiện, thể hiện ngày mua, phương thức mua, số tiền thanh toán, mô tả phương tiện, mã số nhận dạng phương tiện và các thông tin liên quan. Có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi tất cả các phương tiện trong danh sách được thanh lý. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ thanh lý phương tiện (FREDS5-005): Hồ sơ hàng năm về việc thanh lý tất cả các phương tiện trong đội xe. Bao gồm danh sách tất cả các phương tiện đã thanh lý, phương thức thanh lý, người nhận chuyển giao phương tiện, khoản bồi thường, ngày thanh lý và các thông tin liên quan. Có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0110 (17a))
Phiếu lệnh công việc (FREDS5-013): Tài liệu ghi lại công việc được thực hiện trên thiết bị và phương tiện bởi bộ phận Bảo trì đội xe. Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu công việc, giấy phép sửa chữa, kết quả kiểm tra, bản in từ hệ thống Fleet Anywhere về công việc đã thực hiện cho biết ai đã thực hiện các nhiệm vụ khác nhau và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (45))