Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Nhật ký cuộc gọi ngoài giờ làm việc (FM6-002) : Ghi chép các cuộc gọi đến bàn bảo vệ ngoài giờ làm việc từ các công ty báo động và các nguồn khác. Thông tin bao gồm ngày và giờ gọi, lý do gọi, người gọi, hành động đã thực hiện và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2007-0015/012)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Nhật ký điều phối vô tuyến (FM6-006) : Ghi chép các cuộc liên lạc giữa người điều phối của bộ phận và các nhân viên khác nhau trong bộ phận. Nhật ký thể hiện ngày và giờ liên lạc, người được liên lạc và mô tả ngắn gọn về nội dung liên lạc.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 3 năm. (2007-0015/013))
Phiếu lệnh công việc (FM6-001) : Hồ sơ ghi chép công việc được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau trong bộ phận Vận hành và Bảo trì. Phiếu lệnh bao gồm ngày đặt hàng, số đơn đặt hàng, tòa nhà, thông tin người yêu cầu, mô tả công việc cần thực hiện, hành động đã thực hiện/công việc đã hoàn thành, vật liệu đã sử dụng, số giờ công, quãng đường di chuyển, thông tin đơn đặt hàng liên quan, chữ ký và ngày tháng của người giám sát. Cũng có thể bao gồm nhật ký phiếu lệnh công việc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (45))