Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Biểu mẫu tiếp nhận khách hàng (OSCP14-001) : Được sử dụng để thu thập thông tin liên hệ ban đầu của khách hàng và nhập vào hệ thống INFOS. Biểu mẫu hiển thị thông tin chính của khách hàng, thông tin hộ gia đình và thông tin gia đình. Thông tin bao gồm tên khách hàng, số an sinh xã hội, thu nhập, loại nhà ở, trình độ học vấn, ngày cung cấp dịch vụ và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 4 năm. (2003-0038/007)
Hồ sơ đấu thầu cạnh tranh (OSCP14-006(a) và OSCP14-006(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình công bố, đánh giá và trao thầu cho các nhà thầu. Cung cấp bằng chứng được ghi nhận về các hồ sơ dự thầu được chấp nhận và bị từ chối. Hồ sơ bao gồm yêu cầu đề xuất ban đầu kèm theo phụ lục, thông báo đấu thầu cạnh tranh công khai, hồ sơ xếp hạng hồ sơ dự thầu, xác nhận dự thầu, phản hồi của nhà thầu đối với yêu cầu đề xuất (bao gồm hồ sơ dự thầu, thông tin nhận dạng tổ chức và phiếu chuyển giao, và bảng điểm đánh giá hồ sơ dự thầu), và thư từ liên quan.
Lưu giữ: OSCP14-006(a) Hồ sơ dự thầu được chấp nhận: lưu giữ 6 years after được trao hoặc bị hủy bỏ; OSCP14-006(b) Hồ sơ dự thầu bị từ chối hoặc được miễn đấu thầu: lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (10b,c))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (OSCP14-004) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của DCHS. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ giám sát tuân thủ hợp đồng (OSCP14-020) : Tài liệu ghi lại việc các phòng ban giám sát sự tuân thủ của nhà thầu đối với các yêu cầu của phòng ban, tiểu bang và liên bang. Hồ sơ bao gồm các cuộc kiểm toán độc lập hàng năm đối với nhà thầu, báo cáo tài chính đã được kiểm toán hàng năm của nhà thầu, bảng thông tin nhà thầu, ngân sách hợp đồng, báo cáo so sánh chi tiêu ngân sách hàng quý, giấy chứng nhận bảo hiểm, báo cáo chi tiêu hàng tháng, đánh giá tuân thủ, báo cáo bảo hiểm bồi thường cho người lao động, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ năng lực văn hóa của nhà thầu (OSCP14-005) : Tài liệu chứng minh nhà thầu tuân thủ các yêu cầu của OSCP về việc cung cấp dịch vụ đa dạng về văn hóa và phù hợp với khách hàng. Hồ sơ bao gồm kế hoạch (thể hiện lịch sử nhà thầu, sứ mệnh, phạm vi dịch vụ, khả năng tiếp cận dịch vụ, đào tạo, dịch vụ phù hợp/đặc thù về văn hóa, chương trình tiếp cận cộng đồng và các tài liệu đính kèm); đánh giá kế hoạch OSCP, thư từ liên quan đến việc xem xét và sửa đổi kế hoạch, và thư chấp nhận kế hoạch.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after kế hoạch bị thay thế hoặc lỗi thời. (2003-0038/010)
Biểu mẫu cung cấp dịch vụ cá nhân (OSCP14-003) : Được sử dụng để nhập thông tin dịch vụ khách hàng nhận được từ các nhà thầu vào hệ thống INFOS. Biểu mẫu hiển thị mã nhà thầu, mã chương trình, tên và số khách hàng, ngày, mã dịch vụ, số giờ dịch vụ, số lần liên hệ và thông tin kết thúc dịch vụ.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 4 năm. (2003-0038/009)
Báo giá không chính thức (OSCP14-019(a) và OSCP14-019(b)) : Tài liệu yêu cầu báo giá cho các giao dịch mua không yêu cầu đấu thầu cạnh tranh (dưới 50.000 đô la và không liên quan đến xây dựng vốn) như được quy định trong PCRB 10.120. Hồ sơ bao gồm biên bản bằng văn bản của mỗi báo giá, biểu mẫu tổng hợp báo giá (PD44) và yêu cầu mua hàng (RX30). Thông tin bao gồm tên và địa chỉ nhà cung cấp, tên người liên hệ của nhà cung cấp, giá báo giá và ngày giao hàng, ngày báo giá và thời hạn hiệu lực của báo giá, điều khoản và thông số kỹ thuật của các mặt hàng được báo giá.
Thời gian lưu giữ: Trích dẫn yêu cầu OSCP14-019(a): lưu giữ 3 năm; Trích dẫn khác OSCP14-019(b): lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ đăng ký nhà cung cấp đủ điều kiện (OSCP14-007) : Hồ sơ này ghi lại quá trình đăng ký và phê duyệt nhà cung cấp để cung cấp các dịch vụ theo hợp đồng cụ thể một cách liên tục, theo nhu cầu. Hồ sơ bao gồm các đánh giá tuân thủ tài chính, báo cáo về sự không nhất quán, đơn đăng ký (thể hiện thông tin nhận dạng và chuyển giao tổ chức, quyền ký hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, năng lực tổ chức, mô tả công việc và chính sách nhân sự của nhà thầu, tuyên bố trách nhiệm giải trình, điều lệ và danh sách kiểm tra đánh giá), phê duyệt đơn đăng ký và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Biểu mẫu thông tin bổ sung cho khách hàng (OSCP14-002) : Được sử dụng để nhập thông tin dịch vụ cập nhật hoặc mở rộng về khách hàng vào hệ thống INFOS. Biểu mẫu hiển thị mã nhà thầu và mã chương trình, tên và số khách hàng, trình độ học vấn, thông tin quản lý hồ sơ, tiền sử/tình trạng gia đình và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 4 năm. (2003-0038/008)