Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo nhiệm vụ (MCSO10-001): Tài liệu ghi lại tất cả các nhiệm vụ do đội tìm kiếm cứu nạn của quận thực hiện. Hồ sơ bao gồm báo cáo nhiệm vụ, báo cáo của cảnh sát, báo cáo tìm kiếm cứu nạn của tiểu bang và các tài liệu liên quan. Thông tin bao gồm ngày giờ được gọi đến, những người liên quan, hoàn cảnh, kết quả tìm kiếm cứu nạn và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0115 (20))
Hồ sơ vụ việc tìm kiếm và cứu hộ (MCSO10-004): Loạt hồ sơ này ghi lại thông tin về các nhiệm vụ tìm kiếm và cứu hộ do quận thực hiện. Hồ sơ bao gồm báo cáo nhiệm vụ tìm kiếm và cứu hộ của Oregon, báo cáo khiếu nại hình sự (sự cố), danh sách thành viên tham gia nhiệm vụ, báo cáo người mất tích, thiết bị liên quan, mô tả sự kiện và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0115 (20))
Hồ sơ vụ việc của đơn vị tìm kiếm và cứu hộ (MCSO10-005): Hồ sơ này ghi lại thông tin hành chính và thông tin chung về từng đơn vị tìm kiếm và cứu hộ. Bao gồm cập nhật thành viên hàng tháng, danh sách thành viên, báo cáo chi phí hoạt động, báo cáo hoạt động của tình nguyện viên, hồ sơ chi phí cá nhân của tình nguyện viên và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số đơn vị, tên và địa chỉ nhân viên, giờ làm việc, hoạt động, chi phí phát sinh và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0115 (20))
Danh sách tham gia tìm kiếm (MCSO10-006): Chuỗi tài liệu này theo dõi sự di chuyển của những người tham gia các nhiệm vụ tìm kiếm và cứu hộ. Bao gồm tên, ngày, địa điểm, thời gian vào và ra, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0115 (22))