Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Danh sách lịch hẹn hàng ngày (DOH37-005) : Ghi chép tất cả các cuộc hẹn khám bệnh. Hiển thị ngày và giờ hẹn, tên bệnh nhân, tên bác sĩ, lý do khám bệnh và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (5))
Hồ sơ thăm khám (DOH37-002) : Ghi chép thông tin khách hàng và các dịch vụ được cung cấp trong mỗi lần khám tại phòng khám để nhập vào Hệ thống Thông tin Y tế. Bao gồm các biểu mẫu thăm khám ghi rõ thông tin nhân khẩu học của khách hàng và các ô đánh dấu để nhập dữ liệu cho biết các dịch vụ được cung cấp trong lần khám cụ thể đó.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 tháng. (2009-0001/034)
Hồ sơ Dịch vụ Y tế (DOH37-001) : Hồ sơ ghi lại các dịch vụ chăm sóc sức khỏe ban đầu toàn diện của Trung tâm Y tế Sinh viên, bao gồm khám sức khỏe thể thao, quản lý bệnh tật và chấn thương cấp tính, tiêm chủng, kế hoạch hóa gia đình và chăm sóc sức khỏe sinh sản, các hoạt động giáo dục và nâng cao sức khỏe, và các dịch vụ sức khỏe tâm thần. Hồ sơ có thể bao gồm thư từ; báo cáo; ghi chú chuyên môn; báo cáo xét nghiệm; giấy phép điều trị và chụp X-quang; tiết lộ thông tin; hồ sơ lâm sàng hoặc y tế bao gồm nhận dạng khách hàng, ghi chú tiến trình và hồ sơ thăm khám; lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến trình; hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán; hồ sơ pháp lý; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; báo cáo của trường; và các dữ liệu liên quan khác. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời gian lưu giữ: Đối với hồ sơ giấy: Lưu giữ 10 years after lần nhập liệu cuối cùng. Đối với hồ sơ điện tử (EHR): Lưu giữ 10 years after lần cung cấp dịch vụ cuối cùng . (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 10/12/2018
Hồ sơ tiêm chủng - VARS (DOH37-010) : Chuỗi tài liệu ghi lại các mũi tiêm chủng mà bệnh nhân tại phòng khám đã nhận được. Hồ sơ thường là Hồ sơ quản lý vắc-xin (VAR) của quận, nhưng có thể bao gồm bất kỳ hồ sơ nào ghi lại sự đồng ý và việc thực hiện tiêm chủng. Không bao gồm các báo cáo ITARS. Thông tin bao gồm ngày, tên bệnh nhân và thông tin cá nhân, số định danh, thông tin thu nhập và bảo hiểm, chữ ký và ngày đồng ý, mô tả và ngày tiêm chủng, và chữ ký và ngày của người thực hiện tiêm chủng. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (10,11)) Cập nhật ngày 12/10/2018
Hồ sơ Dịch vụ Ma túy và Rượu cho Học sinh (DOH37-003) : Tài liệu ghi lại các dịch vụ điều trị và giáo dục về ma túy và rượu được cung cấp cho học sinh thông qua chương trình chung của DCHS/DOH. Hồ sơ bao gồm đánh giá lâm sàng, tiền sử gia đình, giấy ủy quyền tiết lộ thông tin, mẫu sàng lọc ban đầu, kế hoạch xuất viện, ghi chú trường hợp và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ có thể được miễn tiết lộ theo ORS 430.399(5) và ORS 179.505.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần bảo dưỡng cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (1)) Cập nhật 12/10/2018