Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (BOCC-005): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn chương trình. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ Chiến dịch Quyên góp Từ thiện (BOCC-007): Hồ sơ ghi lại việc chứng nhận nguồn quỹ và các liên đoàn cho Chiến dịch Quyên góp Từ thiện Chung của Nhân viên Quận.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 5 năm. (2006-0011-031, MCC 9.630)
Hồ sơ của Ủy viên (BOCC-001): Hồ sơ được các ủy viên sử dụng để ghi chép lại các hoạt động nghiên cứu, liên lạc, lập kế hoạch, giám sát bộ phận, tương tác với cử tri và các chức năng khác của văn phòng họ. Hồ sơ bao gồm thư từ, báo cáo, khảo sát, tài liệu tham khảo, tài liệu quảng cáo, biên bản cuộc họp, kế hoạch, nghiên cứu, thông cáo báo chí và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường được sắp xếp theo chủ đề.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (2007-0014/001)
Bảng chấm công nhân viên (BOCC-006): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (OAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ chi tiêu vặt (BOCC-003): Tài liệu xác thực các khoản mua hàng bằng tiền mặt và yêu cầu hoàn trả từ quỹ tiền mặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiêu vặt và ghi nhớ yêu cầu thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Hồ sơ mua hàng (BOCC-004): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ đã mua. Phần lớn thông tin này sẽ được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Thư từ nội bộ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan VÀ 3. không được quy định khác trong Lịch trình lưu giữ hồ sơ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với hồ sơ chương trình hoặc hành chính liên quan (ví dụ: hồ sơ phản ánh các quyết định chính sách nên được bao gồm trong hồ sơ của Ủy viên); Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (MOAR 166-150-0005 (10))