Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Phiếu Yêu Cầu Bỏ Phiếu Vắng Mặt (ELEC1-035): Dùng để nhập yêu cầu của công dân về việc gửi phiếu bầu cho họ để bỏ phiếu. Thông tin bao gồm tên cử tri, địa chỉ cư trú, địa chỉ gửi thư và chữ ký.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0035 (1))
Bản Tóm Tắt Kết Quả Bầu Cử (ELEC1-030): Tài liệu ghi lại kết quả bầu cử cho các cuộc bầu cử chung, bầu cử sơ bộ và bầu cử đặc biệt. Thông tin bao gồm tên ứng cử viên/đề xuất, số khu vực bỏ phiếu, tổng số phiếu bầu cho mỗi ứng cử viên/đề xuất, tổng số phiếu bầu cho mỗi khu vực bỏ phiếu, số phiếu thiếu/thừa và chứng nhận của cán bộ bầu cử quận.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0035 (2))
Hồ sơ phải trả (ELEC1-016): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, bản sao báo cáo giao dịch SAP, biên lai thẻ mua hàng, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (ELEC1-018) : Hồ sơ ghi chép doanh thu mà bộ phận được hưởng. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, chứng từ, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo hoạt động (ELEC1-040): Báo cáo tổng quát hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc các báo cáo tương tự ghi lại các hoạt động của nhân viên. Hữu ích cho việc tổng hợp báo cáo thường niên, lập kế hoạch và ngân sách, theo dõi tiến độ công việc và các mục đích khác. Thường theo dõi loại hoạt động, nhân viên và/hoặc tình nguyện viên tham gia, thời gian dành cho hoạt động, công việc đã hoàn thành và các thông tin liên quan dưới dạng văn bản hoặc số liệu thống kê.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (2))
Phiếu bầu (ELEC1-003) : Phiếu bầu của những cử tri đã tham gia bầu cử sơ bộ, tổng tuyển cử và bầu cử đặc biệt. Bao gồm phiếu bầu qua thư hoặc bỏ phiếu vắng mặt. Được sử dụng để đăng ký và kiểm đếm phiếu bầu. Thông tin có thể bao gồm các số tương ứng với một ứng cử viên hoặc "có" hoặc "không" về một vấn đề. Cũng có thể bao gồm các tuyên bố khiếu nại bằng văn bản, bản khai thay thế, phiếu bầu nhận được quá muộn và không được tính, phiếu bầu của ủy viên khu vực bầu cử, phiếu kiểm đếm thủ công hoặc phiếu ghi tên người bỏ phiếu.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after ngày cuối cùng để khiếu nại cuộc bầu cử có ứng cử viên liên bang và 90 days after ngày cuối cùng để khiếu nại cuộc bầu cử đối với tất cả các cuộc bầu cử khác. (MOAR 166-150-0035 (3))
Lịch và Hồ sơ Lập kế hoạch (ELEC1-041): Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, lên lịch trình thường xuyên và các hành động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự. Tùy thuộc vào nội dung, một số tin nhắn điện thoại và hồ sơ tương tự có thể cần được đưa vào các tệp chương trình hoặc dự án liên quan. Điều này áp dụng cho các hồ sơ chứa thông tin quan trọng không được tóm tắt hoặc không được đưa vào báo cáo hoặc các tài liệu tương tự khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (6))
Biên lai thu tiền mặt (ELEC1-021) : Phí giấy tờ do khách hàng thanh toán cho việc nộp hồ sơ, phí hộ chiếu và các khoản phí khác. Hiển thị ngày, số tham chiếu, các khoản phí, số tiền thanh toán, số dư cần thanh toán, tên khách hàng và băng giấy ghi nhận tổng số tiền hàng ngày.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (ELEC1-023(a) và ELEC1-023(b)): Hồ sơ ghi lại việc bảo trì hệ thống máy tính và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hai hệ thống chính là hệ thống quản lý bầu cử và hệ thống kiểm phiếu. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, nhật ký bảo trì, thư từ, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo và quy trình sao lưu hệ thống, danh mục băng sao lưu và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: ELEC1-023(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện; ELEC1-023(b) Hồ sơ liên quan đến việc sao lưu hồ sơ thường xuyên: Lưu giữ 1 year after bị thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0125 (1))
Hồ sơ Hội nghị và Hội thảo (ELEC1-042): Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và các hoạt động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự. Tùy thuộc vào nội dung, một số tin nhắn điện thoại và hồ sơ tương tự có thể cần được đưa vào các tệp chương trình hoặc dự án liên quan. Điều này áp dụng cho các hồ sơ chứa thông tin quan trọng không được tóm tắt hoặc không được đưa vào báo cáo hoặc các tài liệu tương tự khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (37))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (ELEC1-008): Tài liệu ghi chép việc quản lý các hoạt động của nhà thầu đối với tất cả các hợp đồng bầu cử. Hồ sơ bao gồm phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Báo cáo đóng góp và chi tiêu (ELEC1-001(a) và ELEC1-001(b)): Tài liệu ghi lại các khoản đóng góp và chi tiêu của các ứng cử viên hoặc ủy ban hành động chính trị. Hồ sơ bao gồm tuyên bố về tổ chức; bản tóm tắt các khoản đóng góp và chi tiêu; giấy chứng nhận chi tiêu hạn chế; danh sách chi tiết các khoản đóng góp, khoản vay, chi tiêu, tài sản; báo cáo bổ sung; và các hồ sơ liên quan. Cũng có thể bao gồm biên lai chi tiêu.
Lưu giữ: ELEC1-001(a) Tuyên bố của tổ chức: Lưu giữ vĩnh viễn; ELEC1-001(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 4 years after ngày yêu cầu nộp báo cáo cập nhật. (MOAR 166-150-0035 (4); ORS 260.255)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong lịch trình lưu giữ của Quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết . (MOAR 166-150-0005 (10))
Tập sách hướng dẫn cử tri cấp quận (ELEC1-007): Tập sách được xuất bản cho bất kỳ cuộc bầu cử nào, được gửi đến mỗi cử tri đã đăng ký ở Quận Multnomah hoặc được đính kèm như một phần của Tập sách hướng dẫn cử tri cấp tiểu bang.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0035 (16))
Hồ sơ tiền gửi (ELEC1-020): Tài liệu ghi lại các khoản tiền gửi từ doanh thu hoạt động của bộ phận. Hồ sơ bao gồm thông báo tiền gửi, biên lai tiền gửi, bản sao séc, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo phân bổ chi phí bầu cử (ELEC1-022): Tài liệu này ghi lại sự phân bổ chi phí bầu cử cho các khu vực pháp lý khác nhau có các nội dung được đưa ra trong phiếu bầu. Báo cáo bao gồm danh sách các khoản chi phí cho mỗi cuộc bầu cử, số tiền được phân bổ cho mỗi khu vực pháp lý, bảng tính chi phí, bảng tính khấu hao, thông tin thanh toán và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0035 (6))
Hồ sơ bầu cử (ELEC1-036): Tài liệu bao gồm tất cả các giấy tờ cần thiết mà ứng cử viên hoặc cơ quan quản lý phải nộp cho các cuộc bầu cử sơ bộ, tổng tuyển cử và bầu cử đặc biệt. Có thể bao gồm đơn đề cử, tuyên bố ứng cử, giấy chứng nhận đề cử, mẫu đơn đăng ký tham gia hội thảo cử tri cấp quận, thông báo về cuộc bầu cử theo quy định và việc rút lui của ứng cử viên.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (OAR 166-150-0035 (5))
Hồ sơ chuẩn bị bầu cử (ELEC1-037) : Hồ sơ được sử dụng để chuẩn bị, quản lý và tóm tắt các cuộc bầu cử được tổ chức tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm thông tin về số lượng phiếu bầu được gửi đến mỗi khu vực bầu cử, danh sách các vấn đề và ứng cử viên theo khu vực bầu cử, mẫu bố cục phiếu bầu, báo cáo gửi Văn phòng Thư ký Tiểu bang về đăng ký bầu cử, sự tham gia và chi phí, và các hồ sơ liên quan. Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0035 (6))
Bảng chấm công nhân viên (ELEC1-013): Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ thiết bị (ELEC1-029): Tài liệu ghi chép việc sử dụng, bảo trì và thanh lý thiết bị của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê, bảo hành, sách hướng dẫn sử dụng, hồ sơ sửa chữa, hồ sơ thanh lý, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0105 (8,13)
Các bút toán nhật ký chung (ELEC1-019): Được sử dụng để nhập các khoản thanh toán hành chính và để sửa lỗi mã hóa trên các khoản thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và thông tin liên quan. Thông tin được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (15))
Hồ sơ Sáng kiến, Trưng cầu dân ý và Bãi nhiệm (ELEC1-031(a) và ELEC1-031(b)): Tài liệu ghi lại quy trình sáng kiến, trưng cầu dân ý và bãi nhiệm mà qua đó cử tri đề xuất luật, đưa một đạo luật của bất kỳ cơ quan quản lý quận hoặc huyện nào ra bỏ phiếu của cử tri, hoặc bãi nhiệm một quan chức nhà nước. Bao gồm đơn kiến nghị, phiếu thu thập chữ ký, tóm tắt xác minh chữ ký, văn bản luật được đề xuất và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: ELEC1-031(a) Phiếu chữ ký: 6 years after cuộc bầu cử nếu biện pháp được thông qua; 90 days after cuộc bầu cử nếu biện pháp không được thông qua hoặc 90 days after thời hạn thu thập đủ chữ ký; ELEC1-031(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0035 (9))
Hồ sơ kiểm kê (ELEC1-028): Hồ sơ kiểm kê tài sản hoặc vật tư tiêu hao của bộ phận. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản định kỳ .
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (19b))
Thông báo pháp lý (ELEC1-032) : Các tài liệu cần thiết cho các thông báo trước bầu cử do viên chức bầu cử quận yêu cầu. Bao gồm việc công bố tiêu đề phiếu bầu, thông báo bầu cử và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0035 (10))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (ELEC1-043): Loạt hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0010 (14))
Hồ sơ thanh toán thay đổi ranh giới Metro (ELEC1-017) : Tài liệu quỹ tín thác được thiết lập để ghi lại các khoản thanh toán cho Metro để chi trả cho việc nghiên cứu các yêu cầu thay đổi ranh giới của Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm danh sách kiểm tra nộp đơn thay đổi, biên lai phí, tài liệu hoàn trả, tóm tắt các khoản phí, thư từ và thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after tài khoản ủy thác được đối chiếu. (MOAR 166-150-0110 (23b))
Thông cáo báo chí/Tin tức thường kỳ (ELEC1-044) : Các tuyên bố, thông báo, bản ghi chép họp báo và các tài liệu tương tự được phát hành cho các phương tiện truyền thông. Chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và các vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường kỳ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ chuyển giao hộ chiếu (ELEC1-034) : Tài liệu ghi lại tất cả các đơn xin hộ chiếu được xử lý bởi văn phòng hộ chiếu thuộc Bộ phận Bầu cử. Bao gồm lịch hàng ngày và bản sao của biên bản chuyển giao được gửi đến Văn phòng Hộ chiếu Hoa Kỳ. Thông tin bao gồm tổng số hộ chiếu được xử lý hàng ngày và hàng tuần, tên người nộp đơn, số tiền đã thanh toán, ngày khởi hành và tổng số trong ngày.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (23))
Bản đồ khu vực bầu cử và quận (ELEC1-033) : Hồ sơ thể hiện ranh giới khu vực bầu cử và khu vực bỏ phiếu hiện có cho mỗi cuộc bầu cử sơ bộ và tổng tuyển cử được tổ chức trong quận. Bản đồ hiển thị số khu vực bỏ phiếu, ranh giới và các đặc điểm khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2001-0029/001)
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp (ELEC1-045): Hồ sơ ghi lại tư cách thành viên và các hoạt động của cá nhân được trả phí bởi tổ chức hoặc cơ quan trong các tổ chức chuyên nghiệp.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0005 (28))
Hồ sơ mua hàng (ELEC1-027): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được bộ phận mua. Phần lớn thông tin này sẽ được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Giấy ủy quyền danh sách đăng ký cử tri (ELEC1-038): Tài liệu ghi lại yêu cầu và ủy quyền chuyển giao thông tin đăng ký cử tri cho công dân. Hồ sơ bao gồm yêu cầu và ủy quyền danh sách cử tri cho một khu vực chính trị cụ thể.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0035 (6,13,14))
Phong bì bảo mật (ELEC1-005): Phong bì được sử dụng để đảm bảo rằng lá phiếu không thể bị liên kết với người đã bỏ phiếu. Phong bì chứa lá phiếu được gửi bên trong phong bì chữ ký. Phong bì bảo mật không chứa thông tin cử tri nhưng được lưu giữ trong trường hợp có tranh chấp bầu cử.
Lưu giữ: Lưu giữ 60 days after ngày cuối cùng để phản đối kết quả bầu cử. (MOAR 166-150-0035 (14c))
Phong bì chữ ký (ELEC1-004): Tài liệu chứng minh một người đã bỏ phiếu trong một cuộc bầu cử nhất định. Hồ sơ bao gồm phong bì đã được trả lại, bên trong có phong bì bảo mật và phiếu bầu. Thông tin bao gồm địa chỉ và chữ ký của người đó.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after ngày cuối cùng để khiếu nại cuộc bầu cử có ứng cử viên liên bang và 90 days after ngày cuối cùng để khiếu nại cuộc bầu cử đối với tất cả các cuộc bầu cử khác. (MOAR 166-150-0035 (14b))
Hồ sơ nhân sự nhân viên tạm thời (ELEC1-014): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên tạm thời tại bộ phận. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Hồ sơ bao gồm bản sao mẫu W-4, bản sao thẻ an sinh xã hội, mẫu I-9 gốc, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 3 năm. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ công tác (Nhân viên) (ELEC1-047) : Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc công tác của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (24))
Phiếu bầu không thể giao (ELEC1-006): Phiếu bầu chưa mở, không thể giao đến địa chỉ. Hiển thị địa chỉ và lý do tại sao phiếu bầu không thể giao được.
Lưu giữ: Lưu giữ 60 days after ngày cuối cùng để phản đối kết quả bầu cử. (MOAR 166-150-0035 (14c))
Thẻ đăng ký cử tri/Cập nhật thông tin (ELEC1-025): Tài liệu đăng ký hoặc cập nhật thông tin đăng ký của cử tri đủ điều kiện. Thông tin có thể bao gồm tên, chữ ký, địa chỉ, thông tin đăng ký trước đó, ngày sinh, xác nhận quốc tịch, nơi cư trú tại tiểu bang và đảng phái chính trị.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0035 (15))
Hồ sơ cập nhật/hủy đăng ký cử tri (ELEC1-026): Hồ sơ ghi lại việc hủy đăng ký của một cử tri đủ điều kiện. Hồ sơ có thể bao gồm bưu thiếp xác nhận địa chỉ và thư trả lời, xác nhận địa chỉ không thể giao/bị trả lại, thông báo danh sách người đã mất từ Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao hoặc cơ quan thống kê dân số cấp quận, thông báo thay đổi địa chỉ, thông báo của Bưu điện Hoa Kỳ, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0035 (15))
Phiếu yêu cầu công việc (ELEC1-046): Hồ sơ ghi lại các yêu cầu và sự cho phép, theo các hợp đồng hoặc thỏa thuận hiện có, đối với các dịch vụ và sửa chữa cần thiết cho tài sản và thiết bị của bộ phận. Có thể bao gồm phiếu yêu cầu công việc của trung tâm photocopy, đơn đặt hàng in ấn, yêu cầu dịch vụ và lắp đặt điện thoại, giấy phép sửa chữa và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0005 (45))