Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phản hồi báo động (FM1-004) : Hồ sơ được sử dụng để đối chiếu hóa đơn từ công ty được hợp đồng để phản hồi các báo động tòa nhà. Bao gồm các báo cáo phản hồi riêng lẻ, bảng tính tóm tắt các phản hồi và bản sao hóa đơn. Thông tin bao gồm ngày báo động, địa điểm, phản hồi, hành động đã thực hiện, phí và thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (FM1-013) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị yêu cầu ngân sách chương trình. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ công trình (FM1-001) : Thông tin hiện tại về các công trình thuộc sở hữu của quận, hữu ích cho các dự án xây dựng và bảo trì. Hồ sơ bao gồm bản sao sơ đồ mặt bằng, tóm tắt lệnh công việc, bản sao các lệnh công việc gần đây, thông tin ngân sách hiện tại, bản sao báo cáo công trình hàng tháng, bảng thông tin công trình, thư từ và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (2007-0015/001)
Giấy phép an ninh tòa nhà (FM1-003) : Hồ sơ ghi lại các cuộc kiểm tra an ninh đối với tất cả những người làm việc trong dự án cơ sở vật chất của quận. Việc kiểm tra được thực hiện hàng năm và do Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận tiến hành. Bao gồm kiểm tra lý lịch hình sự, kiểm tra bằng lái xe, tham khảo cá nhân và các thông tin lý lịch liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after hết hạn hoặc bị thay thế. (2007-0015/003)
Ngân sách tiện ích tòa nhà (FM1-007) : Hồ sơ ghi chép việc lập ngân sách cho việc sử dụng tiện ích trong các tòa nhà của quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, phân tích sử dụng tiện ích, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo sử dụng tiện ích, so sánh tiện ích và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (13))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0040 (6))
Quyền sử dụng đất (FM1-009) : Văn bản ghi nhận việc chủ sở hữu bất động sản cấp quyền sử dụng đất cho quận để sử dụng tài sản tư nhân cho mục đích công cộng. Ví dụ bao gồm quyền sử dụng đất cho đường phố, tiện ích công cộng, đường dành cho xe đạp, cống thoát nước thải, cống thoát nước mưa và cảnh quan. Có thể bao gồm bản đồ hoặc các tài liệu đính kèm khác. Thông tin bao gồm tên và chữ ký của chủ sở hữu bất động sản, vị trí bất động sản, loại quyền sử dụng đất, điều khoản và ngày ký.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0040 (8))
Hồ sơ Dự án Năng lượng (FM1-006) : Hồ sơ ghi chép các dự án phân tích các yếu tố xây dựng ảnh hưởng đến việc sử dụng năng lượng. Hồ sơ bao gồm báo cáo về các biện pháp năng lượng đã xác định, hồ sơ ngân sách, báo cáo phân tích tiết kiệm năng lượng, tài liệu vay vốn (nếu dự án liên quan đến một loại hình vay vốn năng lượng nào đó) và các hồ sơ liên quan khác. Bao gồm cả phân tích "tòa nhà xanh".
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 10 years after dự án hoàn thành. (2007-0015/004)
Hồ sơ công việc (FM1-002) : Tài liệu ghi chép các công việc xây dựng, cải tạo và bảo trì liên quan đến các tòa nhà của quận. Hồ sơ bao gồm lệnh làm việc, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ mua hàng, hóa đơn, lệnh bảo trì, tài liệu liên quan đến công việc đã thực hiện và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after đóng cửa. (2000-0015/002)
Hồ sơ khảo sát của Ủy ban Liên hợp về Kiểm định Tổ chức Chăm sóc Sức khỏe (JCAHO) (FM1-016) : Tài liệu ghi lại sự tham gia của Ban Quản lý Cơ sở vật chất vào quy trình kiểm định của JCAHO. Quy trình này nhằm mục đích cấp chứng nhận kiểm định cho các cơ sở thuộc Sở Y tế cấp quận. Phần này của quy trình tập trung vào các vấn đề liên quan đến an toàn và an ninh tòa nhà. Hồ sơ bao gồm báo cáo kiểm tra, tuân thủ tiện ích, lệnh công việc, biên bản cuộc họp, kế hoạch công việc, thư từ và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 6 năm. (2007-0015/006)
Hợp đồng thuê (FM1-010) : Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng giữa quận và các bên khác liên quan đến việc cho thuê bất động sản. Hồ sơ được lưu giữ trong các tập tin "giao dịch". Hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê, định giá, báo cáo, ghi chú công việc và thư từ liên quan. Thông tin thường bao gồm số hợp đồng thuê, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn và chữ ký.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after hợp đồng thuê hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Chỉ mục Bất động sản (FM1-012) : Được sử dụng để truy cập hồ sơ hợp đồng thuê và giấy chứng nhận quyền sở hữu theo mô tả bất động sản hoặc theo số giao dịch.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0040 (6))
Hồ sơ thông tin bất động sản (FM1-011) : Hồ sơ thông tin chung về các bất động sản của quận. Hồ sơ có thể bao gồm bản sao các tài liệu pháp lý, báo cáo, ghi chú công việc, thư từ, tờ thông tin và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2007-0015/005)
Hóa đơn tiện ích (FM1-005) : Hồ sơ dùng để theo dõi việc sử dụng tiện ích trong các tòa nhà của quận. Hồ sơ bao gồm bản sao hóa đơn tiện ích, biểu đồ và các phân tích khác về việc sử dụng tiện ích, và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm vị trí tòa nhà, lượng sử dụng, chi phí trên mỗi đơn vị, tổng chi phí và ghi chú công việc của người phân tích.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))