Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo thường niên/đặc biệt (MCSO2-001): Báo cáo ghi chép về chương trình hoặc các hoạt động chức năng chính và thành tựu của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bao gồm cả báo cáo thường niên và báo cáo đặc biệt (báo cáo đột xuất về các chủ đề khác nhau). Các báo cáo này thường được tổng hợp từ các báo cáo hoạt động hàng tháng, hàng quý hoặc các báo cáo phụ khác. Thường bao gồm số liệu thống kê, tường thuật, biểu đồ, sơ đồ và các thông tin tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (3))
Hồ sơ Ủy ban Phân loại (MCSO2-002): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của Ủy ban Phân loại thuộc Văn phòng Cảnh sát trưởng. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo thống kê hàng tháng (MCSO2-006): Được sử dụng để phân tích và báo cáo về các hoạt động của Cục Cải huấn. Thông tin bao gồm dữ liệu về các nhà tù và tù nhân do hệ thống cải huấn (SWIS) cung cấp và được tích hợp vào các báo cáo hàng tháng. Thông tin có sẵn trực tuyến trong khoảng một năm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Phòng Chương trình (MCSO2-007): Thư từ, bản ghi nhớ và các hồ sơ tương tự nêu rõ hoặc tạo cơ sở cho chính sách, thiết lập các tiền lệ quan trọng hoặc ghi lại các sự kiện lịch sử liên quan đến tổ chức hoặc hoạt động của cơ quan. Các hồ sơ này ghi lại tổ chức và hoạt động của Phòng Chương trình đã giải thể. Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ dự án (MCSO2-008(a) và MCSO2-008(b)): Tài liệu ghi lại các dự án của phòng ban được giao cho chương trình này vì chúng ảnh hưởng đến toàn bộ phòng ban hoặc yêu cầu các nguồn lực đặc biệt. Hồ sơ rất đa dạng tùy thuộc vào dự án nhưng có thể bao gồm đề xuất dự án, báo cáo tạm thời và báo cáo cuối cùng, tài liệu nghiên cứu, bản đồ và sơ đồ, bản thiết kế và bản vẽ, kế hoạch và ngân sách dự án, và thư từ liên quan.
Lưu giữ: MCSO2-008(a) Các dự án quan trọng: lưu giữ vĩnh viễn; MCSO2-008(b) Các dự án khác: lưu giữ 5 years after dự án hoàn thành hoặc bị bỏ dở. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Kế hoạch Chiến lược (MCSO2-009): Tài liệu này ghi lại quá trình lập kế hoạch chiến lược cho Văn phòng Cảnh sát trưởng. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc, hồ sơ ủy ban chỉ đạo, kế hoạch và đánh giá hoạt động hàng năm, kế hoạch hàng quý và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Báo cáo tội phạm thống nhất (MCSO2-010): Báo cáo thống kê thể hiện loại và số lượng các cuộc điều tra và bắt giữ tội phạm. Bao gồm tổng hợp hàng ngày, hàng tháng và hàng năm. Báo cáo hiển thị ngày, loại tội phạm hoặc vụ việc, người bị buộc tội, các cuộc điều tra, hành động của nhân viên sở, số lượng người bị giam giữ và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0135 (1))