Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Kế hoạch Khu vực (ADS5-001) : Tài liệu ghi lại kế hoạch phân chia để cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Kế hoạch được hoàn thành để tuân thủ các yêu cầu của các chương trình liên bang khác nhau cung cấp trợ cấp khối Loại B (Chương trình Medicaid Tiêu đề XIX và Đạo luật Người cao tuổi Tiêu đề III). Kế hoạch bao gồm tóm tắt kế hoạch, tóm tắt báo cáo vấn đề, tài liệu kế hoạch hàng năm, hướng dẫn và quy trình kế hoạch, đánh giá tại chỗ và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong lịch trình lưu giữ của Quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết . MOAR 166-150-0005 (10))
Thông báo nộp tiền thu được (ADS5-002) : Tài liệu ghi lại các khoản tiền gửi do bộ phận thực hiện cho Phòng Kho bạc Quận để Kế toán Trung ương, Nhà ở cho Người lớn và Người giám hộ Công cộng. Bao gồm bản sao thông báo nộp tiền, phiếu nộp tiền và séc được gửi.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Các Chỉ thị và Quy trình (ADS5-007) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after thay thế . (MOAR 166-150-0005 (24))
Hồ sơ Hội đồng Tư vấn Dịch vụ Người khuyết tật (ADS5-005) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp của DSAC, nơi cung cấp ý kiến đóng góp cho Sở Dịch vụ Người cao tuổi và Người khuyết tật Quận Multnomah (ADS) về cách tốt nhất để phục vụ người khuyết tật một cách tôn trọng và tận tâm. Hồ sơ bao gồm biên bản cuộc họp, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, băng ghi âm và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ băng ghi âm 1 year after tóm tắt thành phút. Lưu giữ các hồ sơ khác vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Báo cáo Chi tiêu và Dịch vụ (ADS5-011) : Báo cáo được nộp cho Phòng Người cao tuổi và Người khuyết tật (SPDD) của tiểu bang để ghi lại các khoản chi tiêu theo nguồn thu, số lượng dịch vụ được cung cấp và số lượng khách hàng được phục vụ không trùng lặp. Báo cáo cũng bao gồm các ghi chú bổ sung để cung cấp thông tin thêm cho quá trình kiểm toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ chi tiết hóa đơn (ADS5-004) : Ghi chép chi tiết về việc cung cấp dịch vụ và chi phí để hỗ trợ các hóa đơn do nhà cung cấp dịch vụ gửi để thanh toán. Đồng thời ghi chép việc chấp nhận và xử lý hóa đơn để thanh toán. Thông tin bao gồm mô tả dịch vụ, ngày cung cấp, số tiền đã lập hóa đơn, thông tin nhà cung cấp và thông tin khách hàng. Phần lớn thông tin này được lưu trữ trong hệ thống SAP.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ Ủy ban Hành động Đa sắc tộc (ADS5-006) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp của MAC, tổ chức hoạt động nhằm đảm bảo người cao tuổi và người khuyết tật thuộc các nhóm thiểu số về chủng tộc và sắc tộc được tiếp cận bình đẳng với các dịch vụ chất lượng và phù hợp với văn hóa tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm biên bản cuộc họp, chương trình nghị sự, tài liệu trưng bày, băng ghi âm và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ băng ghi âm 1 year after tóm tắt thành phút. Lưu giữ các hồ sơ khác vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ tài khoản ngân hàng của Người giám hộ công cộng (ADS5-008(a) và ADS5-008(b)) : Ghi chép các khoản tiền được rút hoặc gửi vào tài khoản của Người giám hộ công cộng. Số dư của từng khách hàng được duy trì trên hệ thống máy tính quản lý tài khoản khách hàng. Hồ sơ bao gồm bản sao séc, phiếu gửi tiền, bảng sao kê số dư, sao kê ngân hàng và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: ADS5-008(a) Lưu giữ 6 năm; ADS5-008(b) Lưu giữ hồ sơ bản cứng trong 30 năm do không thể tách riêng hồ sơ khách hàng còn sống và đã chết. (MOAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ quản lý tài khoản khách hàng của người giám hộ công cộng (ADS5-009) : Tài liệu ghi lại việc quản lý tài khoản khách hàng của bộ phận với tư cách là người giám hộ được chỉ định. Đồng thời ghi lại các công tác kế toán cần thiết để đối chiếu các tài khoản cá nhân được duy trì trong hệ thống máy tính quản lý tài khoản khách hàng và hệ thống SAP cũng như hệ thống tài khoản ngân hàng. Hồ sơ chính là hệ thống máy tính quản lý tài khoản khách hàng. Các tài liệu khác bao gồm sổ đăng ký séc, sổ cái tài khoản, sổ đăng ký giao dịch hàng tháng và báo cáo đối chiếu. Thông tin bao gồm tên khách hàng, số tài khoản, mô tả trong các giao dịch tài khoản cá nhân, chứng từ tham chiếu và các thông tin liên quan.
Lưu trữ: Hồ sơ hệ thống quản lý tài khoản khách hàng: lưu giữ 6 years after kết thúc kỳ kế toán; lưu giữ bản cứng trong 30 năm do không thể tách riêng hồ sơ khách hàng còn sống và đã mất. (2008-0012/014)
Hồ sơ thuế của khách hàng Public Guardian (ADS5-012(a) và ADS5-012(b)) : Tài liệu ghi lại các tờ khai thuế hàng năm của khách hàng và bất kỳ hoạt động nào khác liên quan đến thuế của khách hàng. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo hoạt động tài khoản, bản sao W-2, W-4 hoặc các giấy tờ thuế khác do tiểu bang và liên bang cấp, sao kê ngân hàng và các tài liệu hỗ trợ khác.
Lưu giữ: ADS5-012(a) Lưu giữ 6 năm; ADS5-012(b) Lưu giữ hồ sơ bản cứng trong 30 năm do không thể tách riêng hồ sơ khách hàng còn sống và đã chết. (MOAR 166-150-0110 (23))
Phiếu thanh toán của người giám hộ công cộng (ADS5-010) : Tài liệu ghi lại các khoản thanh toán được thực hiện thay mặt cho người được giám hộ. Được yêu cầu như bằng chứng kế toán theo ORS 125. Hồ sơ bao gồm phiếu thanh toán, hóa đơn, bảng sao kê, yêu cầu hoàn trả của nhà cung cấp và các tài liệu hỗ trợ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after hoàn tất kế toán cho khách hàng; lưu giữ bản cứng hồ sơ trong 30 năm do không thể tách riêng hồ sơ của khách hàng còn sống và đã mất. (ORS 125.475)