Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Ủy ban Tư vấn Kiểm soát Động vật (AC1-007): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của Ủy ban Tư vấn Kiểm soát Động vật. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, biên bản ghi nhớ quan trọng.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (17)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ phá sản (AC1-019): Hồ sơ ghi lại thông báo cho Cơ quan Dịch vụ Động vật về việc một số cá nhân đã nộp đơn xin phá sản. Được sử dụng để xác định xem cá nhân đó có nợ tiền cơ quan hay không và để nộp thông báo hoặc yêu cầu bồi thường lên tòa án. Hồ sơ có thể bao gồm thông báo từ Tòa án Phá sản Hoa Kỳ, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 7 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (AC1-014): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên văn phòng ngân sách của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (7)) Đang chờ cập nhật
Khiếu nại (AC1-015): Hồ sơ ghi lại các khiếu nại của công dân gửi đến bộ phận về hoạt động, chính sách, động vật và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của các chương trình của bộ phận. Khiếu nại được tiếp nhận qua điện thoại, thư từ và qua biểu mẫu trực tuyến. Thông tin sau đó được tải lên hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của bộ phận. Thông tin bao gồm tên người khiếu nại, bản chất khiếu nại, ngày tháng và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (35)) Đang chờ cập nhật
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (AC1-013): Hồ sơ cung cấp tài liệu cho các hệ thống và mạng xử lý dữ liệu điện tử. Hệ thống chính là hệ thống Pet, nhưng cũng bao gồm các hệ thống khác được bộ phận sử dụng. Bao gồm hướng dẫn phần mềm vận hành, danh sách mã và chương trình máy tính, bố cục hồ sơ, sơ đồ khối, danh sách dòng, báo cáo sai lệch, mẫu đầu ra, thông số kỹ thuật thiết kế chương trình, ngôn ngữ lập trình, nhật ký điều khiển, câu lệnh định dạng, báo cáo người dùng, sao lưu chương trình, thư từ liên quan quan trọng và các hồ sơ và thông tin tương tự.
Lưu giữ: Kế hoạch di chuyển: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời; các hồ sơ khác: lưu giữ 1 year after hệ thống được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0125 (2)) Đang chờ cập nhật
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/04/2018
Hồ sơ nhân sự cá nhân (AC1-002): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên tại cơ quan. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất, báo cáo tai nạn, giấy ủy nhiệm, giấy phép và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Lưu giữ: Thư khiển trách và thông báo về hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm; tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after chấm dứt hợp đồng. (MOAR 166-150-0160 (10)) Đang chờ cập nhật
Séc không đủ tiền (AC1-018): Tài liệu ghi lại các nỗ lực của bộ phận nhằm thu hồi các khoản thanh toán cho các séc không đủ tiền. Hồ sơ bao gồm hóa đơn gốc, bản sao séc, tài liệu hỗ trợ và thông báo vi phạm, nếu có. Thông tin được tải lên cả hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của bộ phận và hệ thống SAP.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thanh toán hoặc được coi là không thể thu hồi. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ hoãn thanh toán (AC1-017): Tài liệu ghi lại yêu cầu của khách hàng về việc hoãn thanh toán dịch vụ. Hồ sơ bao gồm đơn xin hoãn thanh toán, biên lai thanh toán và giấy ủy quyền thu hồi nợ. Thông tin bao gồm tên khách hàng, số tiền nợ, dịch vụ đã cung cấp, thông tin thu hồi nợ và các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thanh toán hoặc được coi là không thể thu hồi. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Phiếu thanh toán (AC1-003): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn chương trình cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm bản sao hóa đơn, bảng sao kê, phiếu thanh toán, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ tài khoản hoàn trả tiền mặt nhỏ (AC1-004): Ghi chép số tiền đã trả cho công dân, chủ yếu là tiền hoàn trả phí cấp giấy phép và tiền hoàn trả phí nhận con nuôi. Hồ sơ bao gồm séc đã hủy, sao kê ngân hàng, đối chiếu và băng ghi sổ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (19)) Đang chờ cập nhật
Bản Tuyên bố về Chính sách và Quy trình (AC1-011): Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của một cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (26)) Đang chờ cập nhật
Giấy chứng nhận trợ cấp triệt sản (AC1-009): Tài liệu chứng minh khoản trợ cấp được cấp cho người dân để bù đắp một phần chi phí triệt sản cho thú cưng của họ. Giấy chứng nhận được nộp cho bác sĩ thú y, sau đó bác sĩ thú y sẽ gửi lại cho bộ phận để được hoàn trả. Giấy chứng nhận thể hiện tên người nhận trợ cấp, ngày thực hiện thủ thuật và số tiền được hoàn trả.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1)) Đang chờ cập nhật
Báo cáo thống kê (AC1-016): Báo cáo ghi chép các hoạt động của Phòng Kiểm soát Động vật. Bao gồm nhiều báo cáo thể hiện số lượng động vật đang bị tạm giữ, động vật bị tiêu hủy, động vật được cấp phép, biên lai phạt và các chức năng quan trọng khác của chương trình.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (34)) Đang chờ cập nhật
Bảng chấm công (AC1-001): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ nhà cung cấp (AC1-006): Hồ sơ ghi chép về các nhà cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ cho chương trình. Hồ sơ bao gồm bản sao hồ sơ mua hàng, hồ sơ dự thầu, thư từ và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0110 (26)) Đang chờ cập nhật
Lịch làm việc và phân công nhiệm vụ (AC1-020): Hồ sơ ghi chép việc lập lịch và phân công ca làm việc, nhiệm vụ, dự án hoặc các công việc khác cho nhân viên của cơ quan. Hữu ích cho việc lập kế hoạch và xem xét ngân sách và nhân sự, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các mục đích khác. Có thể bao gồm lịch, thời khóa biểu, danh sách, biểu đồ, bảng phân công và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0005 (48)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (AC1-012(a) và AC1-012(b)): Tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban an toàn lao động. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, báo cáo và thư từ liên quan.
Lưu giữ: AC1-012(a) Hồ sơ kiểm tra: lưu giữ 10 năm; AC1-012(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0200 (17)) Đang chờ cập nhật