Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ tịch thu tài sản dân sự (DA4-010): Tài liệu ghi lại quy trình tịch thu tài sản dân sự bao gồm bắt giữ, thu giữ, xử lý, phân tán và kết thúc. Tịch thu tài sản dân sự không còn được sử dụng ở Oregon, nhưng các hồ sơ này theo dõi các tài sản đã bị tịch thu cho quận trước đây. Bao gồm báo cáo của cảnh sát, đơn khiếu nại, danh mục và mô tả tài sản, khiếu nại chống lại tài sản bị thu giữ (khiếu nại đối với vật sở hữu), phản hồi của người khiếu nại đối với các khiếu nại, lệnh phán quyết, biên bản phân tán cho biết việc xử lý tài sản theo lệnh của tòa án, biên bản phân tán của cảnh sát và báo cáo của ủy ban giám sát gửi cho cơ quan lập pháp tiểu bang.
Giữ lại: 5 years after thanh lý tài sản. (MOAR 166-150-0095 (3))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tiền án/kiểm tra lý lịch (DA4-008): Tài liệu ghi lại tiền án của những người bị truy tố bởi bộ phận này. Hồ sơ bao gồm các báo cáo từ các cơ quan địa phương, tiểu bang và/hoặc liên bang. Thông tin bao gồm tên, số an sinh xã hội của người đó và danh sách tất cả thông tin được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền. Hầu hết thông tin này được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu của Văn phòng Công tố Quận, nhưng một số thông tin, đặc biệt là các bản án dành cho vị thành niên đã được chứng nhận, được lưu giữ dưới dạng giấy tờ. Thông tin thường được sao chép trong hồ sơ vụ án xét xử hoặc điều tra.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2002-0005/002)
Hồ sơ chuyển giao cho Tòa án Liên bang (DA4-007): Hồ sơ ghi lại các vụ việc do Quận Multnomah chuyển giao cho tòa án liên bang để truy tố hoặc điều tra. Hồ sơ bao gồm thư chuyển giao, phản hồi của tòa án liên bang và thông tin cơ bản. Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (2002-0005/003)
Hồ sơ điều tra tội phạm nghiêm trọng (DA4-002): Hồ sơ ghi lại các vụ án tội phạm nghiêm trọng đã được Văn phòng Công tố quận điều tra nhưng chưa đưa ra xét xử. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, báo cáo của cảnh sát, tiền án tiền sự, ghi chú công việc, ghi chú của bồi thẩm đoàn, báo cáo phòng thí nghiệm, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên nghi phạm, tên nạn nhân, tên nhân chứng, bằng chứng và phân tích hiện trường vụ án, và các thông tin tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi vụ án kết thúc hoặc được chuyển sang hồ sơ vụ án xét xử trọng tội. (MOAR 166-150-0095 (9))
Hồ sơ vụ án xét xử trọng tội (DA4-001): Hồ sơ ghi lại các vụ án hình sự đã được Văn phòng Công tố Quận xét xử và đệ trình. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, thông tin tóm tắt vụ án, thông tin liên hệ, tài liệu tòa án (lệnh, đơn kiến nghị, cáo trạng, sổ ghi án và các tài liệu tương tự), báo cáo của cảnh sát, báo cáo phòng thí nghiệm, báo cáo của giám định viên y tế, danh sách nhân chứng, đề nghị và tài liệu trước phiên tòa, danh sách bồi thẩm đoàn và ghi chú lựa chọn, thư từ và các hồ sơ liên quan. [Lưu ý: Trọng tội loại A phải được sao chụp vi phim; các tang vật và bằng chứng vật lý phải được trả lại cho cơ quan]
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn các vụ án giết người, bất kể phán quyết; lưu giữ vĩnh viễn các vụ án có giá trị lịch sử; lưu giữ vĩnh viễn các vụ án phản quốc hoặc tội phạm loại A, với phán quyết có tội, 63 years after 11 years after lại; lưu giữ các vụ án phản quốc hoặc tội phạm loại A, bị bác bỏ hoặc có phán quyết không có tội, 11 years after khi khép lại; lưu giữ tội phạm loại B, bị bác bỏ hoặc có phán quyết không có tội, 9 years after khép lại; lưu giữ tội phạm loại C, với phán quyết có tội, 8 years after khép lại; lưu giữ tội phạm loại C, bị bác bỏ hoặc có phán quyết không có tội, 6 years after khép lại; lưu giữ tất cả các loại tội phạm đã được xóa án tích trong 10 years after ngày xóa án tích. (MOAR 166-150-0095 (2))
Hồ sơ vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng - Biện pháp bỏ phiếu số 11 (BM11) Tội phạm nghiêm trọng loại A (DA4-013MA) : Hồ sơ ghi lại các vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng loại A theo Biện pháp số 11 do Viện Kiểm sát quận thụ lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở báo cáo của cảnh sát, bản sao tài liệu tòa án, tiền án, ghi chú của Viện Kiểm sát, bằng chứng tòa án và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (MOAR 166-150-0095 (2))
Hồ sơ vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng - Biện pháp bỏ phiếu 11 (BM11) Tội phạm loại B (DA4-013MB) : Hồ sơ ghi lại các vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng loại B theo Biện pháp 11 do Viện Kiểm sát quận thụ lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở báo cáo của cảnh sát, bản sao tài liệu tòa án, tiền án, ghi chú của Viện Kiểm sát, bằng chứng tòa án và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (MOAR 166-150-0095 (2))
Hồ sơ vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng - Biện pháp bỏ phiếu 11 (BM11) Tội phạm loại C (DA4-013MC) : Hồ sơ ghi lại các vụ án xét xử tội phạm nghiêm trọng loại C theo Biện pháp 11 do Viện Kiểm sát quận thụ lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở báo cáo của cảnh sát, bản sao tài liệu tòa án, tiền án, ghi chú của Viện Kiểm sát, bằng chứng tòa án và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (MOAR 166-150-0095 (2))
Hồ sơ Đại bồi thẩm đoàn (DA4-011(a) và DA4-011(b)): Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các văn bản do đại bồi thẩm đoàn lập ra liên quan đến các vụ án có cáo trạng riêng lẻ. Hồ sơ ghi lại quá trình và các cuộc thảo luận trong đại bồi thẩm đoàn. Hồ sơ có thể bao gồm ghi chú, phiếu bầu, trát triệu tập và biên bản. Những hồ sơ này không được đưa vào hồ sơ hình sự chung và được lưu giữ riêng biệt với các hồ sơ hình sự tương ứng. Hồ sơ được ghi chú "không phải là cáo trạng có cáo trạng" sẽ không được lưu giữ và sẽ bị tiêu hủy theo quy định của pháp luật như được mô tả trong ORS 132.430.
Giữ lại: DA4-011(a) Các vụ án giết người: giữ lại vĩnh viễn; DA4-011(b) Tất cả các vụ án khác: giữ lại 10 năm. (MOAR 166-150-0095 (6))
Báo cáo của Đại bồi thẩm đoàn về các cơ sở (DA4-012): Báo cáo do đại bồi thẩm đoàn đệ trình sau khi hoàn thành các chuyến tham quan bắt buộc các cơ sở công cộng và tòa án theo yêu cầu của ORS 132.440. Các báo cáo này phải được nộp hàng năm và bao gồm ngày tham quan, tên cơ sở và bất kỳ phát hiện nào của đại bồi thẩm đoàn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0095 (7))
Hồ sơ trích xuất thông tin cuộc gọi điện thoại (DA4-014): Tài liệu thuộc loạt hồ sơ này ghi lại các trích xuất được ban hành để thu thập thông tin cuộc gọi. Bao gồm thông tin về viên chức trình trích xuất, chi tiết thông tin được yêu cầu và bản sao của trích xuất. Thông tin này là một phần của quy trình bồi thẩm đoàn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0095 (6))
Báo cáo thống kê (DA4-003): Hồ sơ ghi chép các hoạt động của Phòng Tội phạm nghiêm trọng nhằm tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài trợ và phục vụ phân tích của phòng. Hồ sơ bao gồm nhiều số liệu thống kê khác nhau về các loại vụ án, thông tin nhân khẩu học của nạn nhân và thủ phạm, tỷ lệ kết án, khối lượng công việc của nhân viên và các chủ đề tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))