Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Quảng cáo và Quan hệ công chúng (TR09-007): Loạt hồ sơ này được sử dụng để chuẩn bị và sản xuất các tài liệu quảng cáo, cũng như để ghi lại các hoạt động quảng bá, chiến dịch quảng cáo và nỗ lực quan hệ công chúng của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm chương trình và lịch trình sự kiện, thẻ ra vào, bản tin, bài báo cắt dán, bản vẽ, bản sao quảng cáo, ảnh chụp, slide, băng video, bản ghi âm, kịch bản, áp phích, tài liệu quảng cáo, tờ rơi và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (3))
Hồ sơ sáp nhập (TR09-001) : Hồ sơ ghi lại việc sáp nhập các khu vực trong Quận Multnomah vào các thành phố trực thuộc và tác động của chúng đến các hoạt động giao thông. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, đơn kiến nghị, hồ sơ rút khỏi khu vực dịch vụ, khảo sát, khuyến nghị và phán quyết của ủy ban ranh giới, báo cáo điều tra dân số, thông báo nhượng quyền, bản đồ và thư từ, biên bản ghi nhớ quan trọng liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0045 (1))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thông cáo báo chí (TR09-009): Các tuyên bố, thông báo, bản ghi chép họp báo và các tài liệu tương tự được phát hành cho các phương tiện truyền thông. Chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và các vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành.
Lưu trữ: Chính sách và thông cáo báo chí/tin tức lịch sử: lưu trữ vĩnh viễn; thông cáo báo chí/tin tức thường lệ: lưu trữ trong 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Thư từ công chúng (TR09-005): Ghi chép các thông tin liên lạc với công chúng liên quan đến bộ phận và các chương trình của bộ phận. Bao gồm khiếu nại, lời khen ngợi, đề xuất, dịch vụ khách hàng và các thông tin liên lạc tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (32))
Hồ sơ Quan hệ Công chúng (TR09-004): Hồ sơ ghi lại các tương tác giữa bộ phận và công chúng nói chung. Hồ sơ bao gồm tiểu sử và ảnh của nhân viên bộ phận, phim thông tin công cộng, khảo sát, ấn phẩm, hồ sơ tuần lễ vận tải, bài phát biểu, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu trữ: Lưu trữ vĩnh viễn. (không có)
Hồ sơ hình ảnh quan hệ công chúng (TR09-008): Bộ hồ sơ này cung cấp tài liệu hình ảnh về các hoạt động và nhân viên của bộ phận. Hồ sơ bao gồm ảnh chụp và phim âm bản, slide, phim chuyển động và chỉ mục liên quan. Ảnh chụp từ trên không được mô tả trong lịch trình lập kế hoạch LUT.
Lưu trữ: Lưu trữ vĩnh viễn. (không có)
Hồ sơ chuyển giao đường bộ (TR09-002): Hồ sơ ghi lại việc chuyển giao các tuyến đường thuộc quyền quản lý của quận sang quyền quản lý của thành phố. Hồ sơ bao gồm các thủ tục liên quan đến đường bộ, nghị quyết, lệnh, sắc lệnh, danh mục, việc hủy bỏ, Cơ sở dữ liệu danh mục đường bộ và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (3))