Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Ngân sách được thông qua của Bộ (DOH49-001) : Hồ sơ ghi lại kế hoạch tài chính hàng năm cuối cùng được cơ quan quản lý phê duyệt cho tất cả các khoản chi tiêu của cơ quan. Thông tin có thể bao gồm thông điệp ngân sách, tóm tắt tài chính, doanh thu và chi phí, chương trình hoạt động, trả nợ, phân tích vị trí và tiền lương, phân bổ chi phí chung, sơ đồ tổ chức, số tiền thực tế và dự toán trước đó, và các dữ liệu liên quan. Cần giữ lại bản sao khi cần thiết.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm . (MOAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DOH49-002) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ Hội đồng Y tế Cộng đồng (DOH49-003) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động của Hội đồng Y tế Cộng đồng, là điều kiện bắt buộc để được cấp kinh phí từ HCFA. Hội đồng họp hàng tháng, hỗ trợ định hướng cho sở về các vấn đề chính sách và đóng vai trò là ủy ban tư vấn ngân sách công dân của Sở Y tế. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, thư từ và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo của Sở (DOH49-004) : Các báo cáo do Sở Y tế quận hoặc cho Sở Y tế quận lập ra, ghi lại các dự án, nghiên cứu hoặc hoạt động của sở để phân phát cho công chúng hoặc các nhóm cụ thể. Các báo cáo bao gồm báo cáo thường niên, báo cáo về mang thai ở tuổi vị thành niên, báo cáo dự án, nghiên cứu của sở y tế địa phương, báo cáo kế hoạch chăm sóc sức khỏe, lịch sử chăm sóc sức khỏe của quận, tái tổ chức, đề xuất kế hoạch chăm sóc sức khỏe của quận và các báo cáo khác do Sở Y tế quận hoặc cho Sở Y tế quận lập ra. Cũng bao gồm bản tin "Ghi chú từ Giám đốc".
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ tổ chức (DOH49-006) : Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cơ cấu hành chính của phòng ban. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định tính khả thi và giá trị của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after bị thay thế. (OAR 166-150-0005 (20))
Biên bản cuộc họp nhân viên (DOH49-007) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ lập kế hoạch chiến lược: xem DOHGEN-033 . Cập nhật ngày 13/04/2020