Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MCSO28-001): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị yêu cầu ngân sách của các phòng ban và đơn vị. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo hoạt động hàng tháng (MCSO28-004): Được sử dụng để báo cáo các hoạt động của đơn vị cho chỉ huy sư đoàn. Báo cáo thể hiện thông tin thống kê và mô tả về từng đơn vị. Bao gồm công việc đã thực hiện, thay đổi nhân sự, thông tin ngân sách, luật pháp, chính sách và thủ tục, và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (2))
Biên bản cuộc họp nhân viên (MCSO28-005): Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên của bộ phận không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))