Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ mốc chuẩn (SUR1-005): Hồ sơ ghi chép các mốc chuẩn được đặt bởi Cục Khảo sát Địa chất Hoa Kỳ, Quân đoàn Kỹ sư Hoa Kỳ, Sở Giao thông Vận tải Oregon, văn phòng khảo sát thành phố hoặc văn phòng khảo sát quận để đánh dấu độ cao. Hồ sơ có thể bao gồm sách, bản đồ, thẻ và các tài liệu khác. Thông tin trong hồ sơ bao gồm vị trí, số hiệu mốc, độ cao, mô tả và dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ có thể bao gồm các khảo sát kiểm soát ngang. Hồ sơ thường được sắp xếp theo số thứ tự mốc chuẩn.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (1))
Hồ sơ khảo sát điểm mốc (SUR1-001): Tài liệu này ghi lại việc thiết lập và/hoặc khôi phục các điểm mốc hoặc cột mốc khảo sát do người khảo sát quận hoặc người khảo sát đất đai đã đăng ký thực hiện. Hồ sơ bao gồm sổ ghi điểm mốc, sổ ghi cây định hướng, bản đồ, sổ ghi chép khảo sát điểm mốc và các chỉ mục liên quan. Thông tin bao gồm mô tả các điểm mốc; các mốc hiện có; mô tả các mốc mới và bất kỳ thay đổi nào về vị trí; chủ sở hữu tài sản; số khu vực, phạm vi và phần; thông tin về yêu cầu đất hiến tặng; ngày đặt các mốc mới; và chữ ký của người khảo sát. Thông tin được lưu giữ ở nhiều định dạng khác nhau bao gồm giấy, vi phim cuộn, thẻ lỗ và hình ảnh số hóa cũng như thông tin trong hệ thống thông tin địa lý (GIS) khảo sát của quận.
Giữ lại: Giữ lại vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (2,5,7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ đường huyện (SUR1-002): Hồ sơ ghi lại mô tả chính thức về các tuyến đường huyện được xác định bằng cách khảo sát và lập bản đồ các tuyến đường huyện và đường phố thành phố là phần mở rộng hoặc đoạn của các tuyến đường huyện. Hồ sơ bao gồm ghi chú hiện trường của người khảo sát đường, sổ ghi chép hiện trường, bản đồ và sổ đăng ký đường. Thông tin có thể bao gồm mô tả pháp lý của đường; tên và số đường; sơ đồ và mặt cắt; và cũng có thể bao gồm hồ sơ về quy trình kiến nghị và nghị quyết cũng như tham chiếu đến các mốc góc và mốc đường. Một danh mục chi tiết về hồ sơ khảo sát đường huyện được lưu giữ tại https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (03))
Bảng chấm công nhân viên (SUR1-009): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Bản đồ phân lô đất (SUR1-004): Bản đồ được sử dụng để xác định quyền sở hữu đối với một mảnh đất và có thể bao gồm bản đồ phân lô, phân chia, chung cư hoặc nghĩa trang. Hồ sơ bao gồm bản đồ và bản tường thuật khảo sát kèm theo, mô tả tài sản, tuyên bố của chủ sở hữu, cấp quyền sử dụng đất, hiến tặng đường phố cho mục đích công cộng và sự chấp thuận của các cơ quan công quyền. Các bản đồ được lập bởi các nhà khảo sát đất đai chuyên nghiệp đã đăng ký. Bản gốc được lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quận và thông thường một bản sao chính xác được lưu trữ tại Văn phòng Khảo sát Quận. Thông tin được lưu giữ ở nhiều định dạng khác nhau bao gồm giấy, màng polyester (mylar), vi phim cuộn, thẻ lỗ và hình ảnh số hóa cũng như thông tin trong hệ thống thông tin địa lý (GIS) khảo sát của quận. Có một số chỉ mục, bao gồm chỉ mục tiếp nhận bản đồ giấy và chỉ mục bản đồ điện tử. Một danh mục chi tiết về hồ sơ phân lô đất được lưu giữ tại https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (4))
Hồ sơ tiến độ phân lô đất (SUR1-007): Bộ hồ sơ được sử dụng để ghi lại tiến độ phân lô cho đến khi hoàn thành bản đồ phân lô cuối cùng. Hồ sơ bao gồm bản đồ sơ bộ (thường không có mốc ranh giới bên trong), giấy bảo đảm phân lô, phiếu hoàn tất giao dịch, hồ sơ thanh toán phí, hồ sơ nộp, báo cáo quyền sở hữu, kiểm tra hiện trường, thay đổi, thư từ và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hoàn tất kiểm tra thực địa. (2001-00032/001, Hết hạn: 01/02/2007)
Bản đồ tham khảo (SUR1-006): Bản đồ có thể bao gồm bản sao các bản đồ đường cao tốc, đường sắt, địa hình, vùng ngập lụt và các bản đồ khác được sử dụng để tham khảo. Ví dụ bao gồm các bản đồ địa hình USGS và bản đồ FEMA.
Lưu giữ: Lưu giữ khi cần thiết. (OAR 166-150-0170 (5))
Hồ sơ khảo sát hiện trường (SUR1-003(a) và SUR1-003(b)): Hồ sơ bao gồm các ghi chú chi tiết tại hiện trường và các hồ sơ khác liên quan đến các cuộc khảo sát được thực hiện cho công tác xác định ranh giới, các khu vực cải thiện địa phương, các yêu cầu đặc biệt và các mục đích khác như đập, kênh đào và đường dây điện. Hồ sơ lưu trữ có thể bao gồm các cuộc khảo sát điều tra hiện trường vụ án hoặc tai nạn theo yêu cầu của các quan chức thực thi pháp luật; ghi chú về các tuyến đo đạc, ranh giới và vị trí quyền sử dụng đất, công trình xây dựng (bao gồm cao độ, độ dốc và độ nghiêng) và các thông tin khác; cũng như các bản phác thảo liên quan đến cuộc khảo sát. Hồ sơ cũng có thể bao gồm các hồ sơ sau khi cắm mốc, bao gồm tiền gửi, yêu cầu giải ngân và các tài liệu cắm mốc góc trong. Bao gồm cả mục lục. Một danh mục chi tiết về hồ sơ khảo sát hiện trường được lưu giữ tại https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Lưu giữ: SUR1-003(a) Hồ sơ ranh giới, hồ sơ vị trí đường đi và TẤT CẢ hồ sơ có niên đại từ năm 1920 trở về trước: lưu giữ vĩnh viễn; SUR1-003(b) Các hồ sơ khác lưu giữ 10 years after hoàn thành cơ bản. (MOAR 166-150-0205 (7); MCHI)
Đánh giá khảo sát (SUR1-008): Hồ sơ ghi lại quy trình được sử dụng để xác minh rằng các khảo sát đã nộp tuân thủ luật pháp tiểu bang và các thông lệ được chấp nhận trước khi được ghi nhận. Hồ sơ bao gồm bản sao khảo sát đã được chỉnh sửa (bản cuối cùng cho đến khi được ghi nhận), danh sách kiểm tra đánh giá, đánh giá khảo sát, hồ sơ thanh toán phí và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu giữ 5 years after khảo sát được ghi nhận. (2001-00032/002, Hết hạn: 01/02/2007)