Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Biên bản giao ban (MCSO12-013): Biên bản này ghi lại các thông tin liên lạc nội bộ giữa các giám sát viên và nhân viên làm ca hoặc giữa các nhân viên ở các ca khác nhau để thông báo cho họ về các vấn đề, sự cố hoặc hoạt động. Điều này có thể bao gồm nhân viên trại giam, tuần tra và các cơ quan khác. Biên bản có thể bao gồm nhật ký giao ban và tin nhắn điện báo/máy tính.
Lưu giữ: Các tin nhắn quan trọng đối với cơ quan thực thi pháp luật không cần đưa vào hồ sơ vụ việc hoặc chuỗi hồ sơ khác: lưu giữ 1 năm; tất cả các tin nhắn khác: lưu giữ cho đến khi được đọc. (OAR 166-150-0135 (9))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MCSO12-007): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Chương trình Phòng chống Tội phạm và Cảnh sát Cộng đồng (MCSO12-016(a) và MCSO12-016(b) và MCSO12-016(c)): Hồ sơ ghi lại những nỗ lực của sở trong việc đào tạo công dân về phòng chống tội phạm. Có thể bao gồm hồ sơ đào tạo và thuyết trình truyền thông, bao gồm giáo án, đề cương, bài kiểm tra, đánh giá, bài phát biểu và các hồ sơ liên quan. Các chủ đề thường bao gồm tuần tra khu phố, an ninh nhà ở và các chủ đề khác. Những hồ sơ này chủ yếu liên quan đến Học viện Công dân MCSO.
Lưu giữ: MCSO12-016(a) Hồ sơ chương trình quan trọng: lưu giữ 5 năm; MCSO12-016(b) Hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học: lưu giữ 2 năm; MCSO12-016(c) Hồ sơ khác: lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0135 (21))
Hồ sơ Sự kiện Cảnh sát Cộng đồng Phòng chống Tội phạm (MCSO12-015): Hồ sơ ghi lại các sự kiện thường niên hoặc sự kiện một lần do cơ quan tổ chức hoặc tham gia, trong đó có nhân viên sẵn sàng trả lời câu hỏi và cung cấp thông tin giáo dục. Hồ sơ bao gồm thông tin địa điểm, lịch trình, danh sách tình nguyện viên và đánh giá sự kiện. Hồ sơ chủ yếu liên quan đến sự tham gia của MCSO trong sự kiện National Night Out thường niên của Wood Village, lễ kỷ niệm ngày Quốc khánh 4 tháng 7 của Corbett và các sự kiện Halloween/vườn bí ngô trên đảo Sauvie, nhưng cũng có thể bao gồm các sự kiện khác. Thời gian lưu trữ:
Giữ lại vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0135 (20))
Hồ sơ Tổ chức Cảnh sát Cộng đồng Phòng chống Tội phạm (MCSO12-014): Danh sách gửi thư, kế hoạch, đánh giá, ghi chú, báo cáo và các hồ sơ khác ghi lại hoạt động của các tổ chức cộng đồng, hiệp hội, tình nguyện viên cá nhân và những người khác tham gia hoặc quan tâm đến các nỗ lực phòng chống tội phạm. Thông tin này cũng được sử dụng để phát triển sự ủng hộ của cộng đồng đối với các chương trình và sự kiện thực thi pháp luật. Hồ sơ bao gồm các bài thuyết trình, ấn phẩm, tài liệu quảng cáo và bản tin. Các hồ sơ này chủ yếu ghi lại sự tham gia của Quận Multnomah với các Đội Cảnh sát Cộng đồng (SAT) tại Đảo Sauvie, Làng Wood và Corbett.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0135 (19))
Hồ sơ kiểm tra nhà ở trong thời gian nghỉ lễ để phòng chống tội phạm (MCSO12-017): Hồ sơ ghi lại việc kiểm tra nhà cửa và các tài sản khác khi người ở vắng mặt. Thông tin thường bao gồm tên, địa chỉ, ngày nhận, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ, thông tin liên lạc khẩn cấp, điều kiện đặc biệt tại nhà hoặc tài sản, ngày giờ các nhân viên kiểm tra nhà hoặc tài sản, và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 30 days after kết thúc kiểm tra. (MOAR 166-150-0135 (23))
Biên bản tóm tắt hoạt động (MCSO12-018): Hồ sơ ghi chép các hoạt động thực thi pháp luật, được phân phát nhằm mục đích cải thiện giao tiếp. Hồ sơ bao gồm, nhưng không giới hạn ở, phiếu nhiệm vụ, báo cáo sau hành động và hồ sơ lệnh hoạt động.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0135 (27))
Báo cáo hoạt động thực thi pháp luật (MCSO12-012(a) và MCSO12-012(b)): Báo cáo hoạt động của từng sĩ quan, ca trực và các hoạt động khác thường được lập hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Hữu ích cho việc tham khảo, giám sát hiệu suất, biên soạn báo cáo hàng năm, lập kế hoạch và ngân sách, và để tóm tắt các ca trực hoặc hoạt động tiếp theo. Áp dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau như điều phối, giam giữ, điều tra và tuần tra. Thông tin thường bao gồm tên, ca trực, ngày, hoạt động và nhiều hạng mục thống kê khác nhau để theo dõi số vụ bắt giữ, cuộc gọi điện thoại, quãng đường di chuyển và các chỉ số khác. Cũng bao gồm các báo cáo thực thi pháp luật hoặc báo cáo tội phạm thống nhất hàng tháng và hàng năm tóm tắt số liệu thống kê về hoạt động tội phạm và hoạt động của văn phòng. Thông tin có thể bao gồm ngày, hạng mục, tổng số và dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: MCSO12-012(a) Báo cáo hàng năm và báo cáo hàng tháng cho những năm không có báo cáo hàng năm: lưu giữ vĩnh viễn; MCSO12-012(b) Các báo cáo khác: lưu giữ trong 2 năm. (OAR 166-150-0135 (1))
Báo cáo tuần tra hàng tháng (MCSO12-002): Ghi chép số giờ tuần tra tại các thành phố có hợp đồng với Văn phòng Cảnh sát trưởng. Báo cáo thể hiện số giờ tuần tra, số lượng biên bản xử phạt, ngày và giờ tuần tra, và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (2))
Lịch phân ca trực của sĩ quan (MCSO12-001): Tài liệu ghi rõ sĩ quan nào làm việc theo ca nào. Được sử dụng trong việc lập kế hoạch và làm bản sao lưu cho hồ sơ chấm công. Thông tin bao gồm tên sĩ quan, ngày, số giờ làm việc, ca trực được phân công và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (46))
Khiếu nại của công chúng (MCSO12-003): Ghi nhận các khiếu nại từ công chúng và nhân viên liên quan đến các sĩ quan tuần tra của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Hồ sơ bao gồm khiếu nại gốc (thư, email, tin nhắn điện thoại), phản hồi chính thức và bất kỳ ghi chú hoặc tài liệu nào.
Lưu giữ: Nếu được điều tra: chuyển giao cho đơn vị nội vụ; các hồ sơ khác: lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (32))
Hồ sơ chứng nhận và bảo trì thiết bị radar (MCSO12-011): Hồ sơ ghi lại việc hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị radar, có thể hữu ích trong việc chứng minh độ chính xác của các số liệu đo. Thường bao gồm chứng nhận hiệu chuẩn gốc từ nhà máy. Thông tin liên quan đến bảo trì và sửa chữa có thể bao gồm mô tả công việc đã hoàn thành, các bộ phận đã sử dụng, ngày bảo dưỡng, số hiệu thiết bị, hãng sản xuất và kiểu máy, cùng các dữ liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0135 (70))
Đơn xin tham gia tuần tra cùng cảnh sát (MCSO12-006): Tài liệu ghi lại đơn xin của công dân muốn tham gia tuần tra cùng cảnh sát. Đơn cần ghi rõ tên công dân, ngày tham gia tuần tra, tên cảnh sát, lý do tham gia và các thông tin liên quan. Có thể bao gồm cả giấy ủy quyền cho người chưa thành niên và thông tin kiểm tra lý lịch.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2007-0017/004)