Tổng chi phí sở hữu (TCO) và chi phí vòng đời sản phẩm (LCC)
Nguồn: Tài liệu từ Trung tâm Thông tin Mua sắm của Tiểu bang Massachusetts (PIC), Thành phố Fort Lauderdale, Học khu Laramie County và Quận Cobb, cùng nhiều nguồn khác.
Định nghĩa
Tổng chi phí sở hữu (TCO) đề cập đến tổng tất cả các chi phí phát sinh trong suốt vòng đời sở hữu hoặc sử dụng một tài sản; chúng thường vượt quá giá mua ban đầu. TCO cho phép người ra quyết định xem xét việc mua sắm tài sản một cách chiến lược hơn (vượt ra ngoài việc chỉ chọn nhà thầu có giá thấp nhất) và tạo ra sự công bằng khi lựa chọn giữa các hồ sơ dự thầu cạnh tranh, trong đó hồ sơ dự thầu có giá thấp nhất có thể không phải là tài sản có chi phí mua thấp nhất.
Phân tích chi phí vòng đời (Life Cycle Costing - LCC) là một kỹ thuật để xác định tổng chi phí sở hữu. Đây là một phương pháp có cấu trúc có thể hỗ trợ ban quản lý trong quá trình lựa chọn. Nó có thể tính đến bất kỳ chi phí nào mà nhóm lựa chọn cho là phù hợp. Bảo trì, thanh lý tài sản, đào tạo, chi phí nâng cấp, tiêu thụ năng lượng, tài nguyên sử dụng trong sản xuất và chi phí dịch vụ dự phòng trong quá trình lắp đặt đều là những ví dụ về chi phí có thể được đưa vào phân tích LCC.
Hướng dẫn
Chương trình phải bao gồm trong hồ sơ mời thầu (Hồ sơ dự thầu hoặc Yêu cầu đề xuất) thông tin liên quan đến sản phẩm cần mua sắm để dữ liệu do các nhà thầu cung cấp có thể được so sánh một cách công bằng. Loại thông tin này có thể bao gồm:
Ứng dụng cụ thể mà sản phẩm này hướng đến.
Số năm dự kiến sử dụng sản phẩm. (Thông báo mời thầu có thể chỉ nêu thời gian hoạt động.)
Môi trường vận hành (nhiệt độ, ánh sáng, khả năng của người sử dụng sản phẩm).
Hồ sơ mời thầu phải mô tả cách thức áp dụng Chi phí vòng đời sản phẩm trong quá trình trao thầu. Các yếu tố không được mô tả trong hồ sơ mời thầu không được sử dụng trong quá trình đánh giá. Hồ sơ mời thầu phải mô tả tất cả các chi phí liên quan, cùng với các thông tin hỗ trợ thích hợp mà nhà thầu phải cung cấp.
Các yếu tố điển hình được sử dụng trong các giải thưởng về Chi phí vòng đời sản phẩm có thể bao gồm:
Giá đơn vị trung bình, bao gồm cả các khoản phí định kỳ và không định kỳ (nếu có).
Chi phí giao hàng, vận chuyển và chuyên chở.
Chi phí chuyển đổi do Chương trình lập ra bao gồm ước tính hợp lý về chi phí chuyển đổi từ sản phẩm hoặc thương hiệu hiện tại sang sản phẩm hoặc thương hiệu khác.
Chi phí hỗ trợ (ví dụ: nhân lực, năng lượng, nhu cầu phụ tùng, bảo trì định kỳ và đào tạo).
Chi phí xử lý.
Giá trị thanh lý hoặc giá trị còn lại của sản phẩm.
Bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
Ngôn ngữ
Ví dụ #1: Nếu được quy định trong ITB, Quận có thể lựa chọn đánh giá thiết bị bằng phương pháp phân tích Chi phí vòng đời (LCC) để tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO). Khi sử dụng phân tích LCC, Quận giả định thời gian phân tích sẽ là ___ năm. Các yếu tố như sau có thể được xem xét: chi phí bảo trì, chi phí vật tư, cường độ lao động, mức tiêu thụ năng lượng, tác động môi trường và giá trị còn lại. Quận bảo lưu quyền sử dụng các tiêu chí đó hoặc các tiêu chí áp dụng khác mà theo ý kiến riêng của mình, sẽ ước tính chính xác nhất tổng chi phí sử dụng và sở hữu của sản phẩm được xác định trong gói thầu này. Các nhà thầu được yêu cầu cung cấp các ước tính sau:
1. _________
2. _________
3. _________
Vân vân. _________
Ví dụ #2
Các nhà thầu được yêu cầu liệt kê chi tiết tất cả các chi phí và cung cấp các yêu cầu cụ thể về phần cứng. Chi phí nên bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều sau:
Chi phí cơ bản của hệ thống
Chi phí phát sinh thêm
Chi phí thực hiện
Chi phí đào tạo
Phí cấp phép ban đầu và phí cấp phép hàng năm
Chi phí bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật hàng năm
Chi phí phần cứng nếu do công ty của bạn cung cấp
Bất kỳ lựa chọn nào khác có thể được đề xuất hoặc không được liệt kê ở đây