Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ của Ủy ban Tư vấn về Phát triển bền vững và Đổi mới (SUS1-013): ACSI cung cấp tư vấn và vận động cho Quận Multnomah về các vấn đề phát triển bền vững ảnh hưởng đến cộng đồng, môi trường và kinh tế. Ủy ban đưa ra các khuyến nghị về việc thực hiện Kế hoạch Hành động vì Khí hậu năm 2009, hoạt động chính phủ bền vững, cải thiện công bằng xã hội và thúc đẩy một cộng đồng khỏe mạnh, thịnh vượng và kiên cường. Ủy ban cũng đánh giá các đề xuất đổi mới trong công nghệ và quy trình kinh doanh có thể áp dụng cho hoạt động của quận. Hồ sơ bao gồm chương trình nghị sự, biên bản, tài liệu hỗ trợ và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (SUS1-007): Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của Văn phòng Phát triển bền vững. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Hồ sơ cũng có thể được bao gồm trong hệ thống SAP và trong nhiều tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong lịch trình lưu giữ của Quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (MOAR 166-150-0005 (10))
Hồ sơ Hội đồng Chính sách Thực phẩm (SUS1-012): Hội đồng Chính sách Thực phẩm là một hội đồng tư vấn dựa trên cộng đồng cho Thành phố Portland và Quận Multnomah. Hội đồng giải quyết các vấn đề liên quan đến tiếp cận thực phẩm, quy hoạch sử dụng đất, kế hoạch mua thực phẩm địa phương và nhiều sáng kiến chính sách khác trong hệ thống thực phẩm khu vực hiện tại. Hồ sơ bao gồm chương trình nghị sự, biên bản, tài liệu hỗ trợ và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ tài trợ (SUS1-010(a) và SUS1-010(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình xin và quản lý các khoản tài trợ mà bộ phận này là người nhận hoặc người quản lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trúng thầu; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: SUS1-010(a) Lưu giữ vĩnh viễn các báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận; SUS1-010(b) Lưu giữ các hồ sơ tài trợ khác: 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0110 (16))
Hồ sơ Nhóm Xanh (SUS1-008(a) và SUS1-008(b)): Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của Nhóm Xanh, bộ phận tình nguyện của Văn phòng Phát triển Bền vững. Hồ sơ bao gồm hồ sơ dự án, biên bản cuộc họp, thỏa thuận thành viên, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: SUS1-008(a) Lưu giữ các thỏa thuận thành viên 3 years after bị hủy bỏ hoặc thay thế; SUS1-008(b) Lưu giữ tất cả các hồ sơ khác 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình (SUS1-009(a) và SUS1-009(b)): Loạt tài liệu này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình chính thức của Văn phòng Phát triển bền vững. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và thông báo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Loạt tài liệu này cũng bao gồm các tài liệu thường xuyên và các quy trình hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư từ, nhập dữ liệu, quy tắc ứng xử qua điện thoại, và các chủ đề khác. Đối với các hồ sơ được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ của Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: SUS1-009(a) Chính sách và thủ tục đã công bố: lưu giữ vĩnh viễn; SUS1-009(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Hồ sơ Dự án Nghiên cứu (SUS1-001(a) và SUS1-001(b)): Hồ sơ ghi lại các nghiên cứu được thực hiện bởi Văn phòng Phát triển Bền vững. Bao gồm ghi chú công việc, tài liệu tham khảo, tóm tắt, báo cáo dự thảo và báo cáo cuối cùng, thư từ và các hồ sơ liên quan. Hầu hết các hồ sơ này là tài liệu email và tài liệu máy tính để bàn được tạo ra dưới dạng kỹ thuật số.
Lưu giữ: SUS1-001(a) Báo cáo: lưu giữ vĩnh viễn; SUS1-001(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 years after dự án hoàn thành . (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ cuộc họp nhân viên (SUS1-002): Hồ sơ ghi lại các cuộc họp thường kỳ của nhân viên văn phòng không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710) hoặc các cuộc họp của các nhóm mà văn phòng không phải là đơn vị lưu giữ hồ sơ chính. Các cuộc họp này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm . (MOAR 166-150-0005 (19))
Hồ sơ liên lạc về phát triển bền vững (SUS1-011): Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của các cán bộ liên lạc về phát triển bền vững, những người hỗ trợ Văn phòng Phát triển bền vững trong việc thực hiện các chương trình của văn phòng tại các phòng ban cấp quận. Hồ sơ bao gồm hồ sơ dự án, biên bản cuộc họp, thư từ và các tài liệu liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm . (MOAR 166-150-0005 (8))