Ngày 26 tháng 9, Hội đồng Ủy viên Quận Multnomah đã được báo cáo về việc hoàn thành Đánh giá Dịch vụ Động vật Quận Multnomah (MCAS) , tập trung vào kế hoạch chiến lược cải thiện Dịch vụ Động vật, trong đó nêu rõ những khuyến nghị nào đã được thực hiện cho đến nay và đặt ra các mốc thời gian cụ thể để hoàn thành phần việc còn lại đang được tiến hành.
Nhìn chung, 32 trong số 106 khuyến nghị đã được hoàn thành, bao gồm việc mở rộng hợp đồng với các bác sĩ thú y cộng đồng để cung cấp dịch vụ triệt sản/thiến và tiêm phòng, cũng như thay đổi quy trình cho ăn, vệ sinh và lập kế hoạch đường đi, theo thông báo của lãnh đạo Dịch vụ Động vật gửi cho Hội đồng.
Các khuyến nghị còn lại, bao gồm Việc cập nhật các quy trình liên quan đến chuyển giao, chương trình nuôi dưỡng và tình nguyện, cũng như việc cung cấp môi trường âm thanh phong phú cho động vật, dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối năm 2024 .
Chủ tịch Jessica Vega Pederson đã ra lệnh tiến hành một cuộc rà soát chuyên sâu về Dịch vụ Động vật vào tháng 2 năm 2023 , chỉ vài tuần sau khi nhậm chức, để giải quyết những thách thức về cấu trúc và quản lý kéo dài nhiều năm và xây dựng lại mối quan hệ hợp tác giữa Dịch vụ Động vật với cộng đồng. Cuộc rà soát này đã kết hợp các phát hiện từ tất cả các cuộc kiểm toán và báo cáo trước đó kể từ năm 2016 và cũng thu thập phản hồi từ cộng đồng.
“Tôi xin cảm ơn các nhân viên và tình nguyện viên đã tham gia tích cực vào quá trình này,” Chủ tịch Vega Pederson nói. “Đây không phải là điểm khởi đầu hay điểm kết thúc. Đây là thời điểm chúng ta có thể hình dung được hướng đi của mình. Chúng tôi mong muốn tiếp tục công việc này.”
Vào tháng Tư, Hội đồng đã nhận được bản cập nhật chính thức đầu tiên về quá trình xem xét và biết được những thay đổi đã được thực hiện kể từ tháng Giêng, khi tình trạng quá tải và các vấn đề khác buộc trung tâm cứu hộ động vật phải tạm ngừng tiếp nhận những con chó hoang không nguy hiểm. Và vào tháng Sáu , Hội đồng Ủy viên đã thông qua ngân sách cho năm tài chính 2024, trong đó bao gồm đề xuất của Chủ tịch về việc bổ sung 10 nhân viên mới cho bộ phận Dịch vụ Động vật.
"Tôi rất biết ơn hội đồng quản trị đã nhận ra tầm quan trọng của việc đầu tư vào chăm sóc động vật và sự an toàn cho cộng đồng của chúng ta," Chủ tịch Vega Pederson cho biết.
Giai đoạn Ba , giai đoạn cuối cùng của quá trình đánh giá, kết hợp tất cả các phát hiện từ các giai đoạn trước : khảo sát tất cả các cuộc kiểm toán, báo cáo và khuyến nghị đã được thực hiện trong sáu năm qua, việc xây dựng các khuyến nghị về ngân sách và nhân sự, và tóm tắt kết quả đánh giá môi trường hoạt động của các trung tâm tạm trú ( Giai đoạn Một ), cùng với phản hồi thu thập được từ các tình nguyện viên, nhân viên hiện tại và trước đây, các cơ quan đối tác và công chúng ( Giai đoạn Hai ).
Bà Margi Bradway, giám đốc Sở Dịch vụ Cộng đồng của Quận, đã trình bày các phát hiện cùng với bà Erin Grahek, Giám đốc Dịch vụ Động vật, và ông Bud Garrison, Quản lý Dự án.
Khung cải tiến quy trình
Bà Grahek cho biết 106 khuyến nghị này thuộc 29 project . Bà cũng chia sẻ các nguyên tắc chỉ đạo mà Sở Dịch vụ Động vật đang sử dụng để xây dựng khuôn khổ cải tiến quy trình liên tục, bao gồm:
- Tính minh bạch ở mọi cấp độ ra quyết định, báo cáo và truyền thông.
- Chịu trách nhiệm về các quyết định, hành động và công việc hàng ngày.
- Sự tham gia của nhân viên và tình nguyện viên vào các nỗ lực cải tiến và các quyết định liên quan đến công việc của họ.
- Sự tham gia của cộng đồng
- Quản lý hoạt động và chính sách dựa trên dữ liệu và bằng chứng.
“Những nguyên tắc này sẽ là nền tảng cho công việc của chúng ta trong thời gian tới,” Grahek nói.
Sở Dịch vụ Động vật dự định sẽ tái khởi động Ủy ban Tư vấn Cộng đồng vào mùa xuân năm sau như một phần trong việc tương tác với cộng đồng và xây dựng lại lòng tin.
Cùng với các nguyên tắc chỉ đạo, MCAS cũng đã nhóm 106 khuyến nghị thành một danh sách các ưu tiên. Nhiều dự án trong mỗi nhóm ưu tiên sẽ được triển khai đồng thời. Các ưu tiên, được xếp hạng theo mức độ quan trọng bởi ban lãnh đạo, là:
- Sự an toàn và sức khỏe của thú cưng trong sự chăm sóc của chúng tôi
- Tiêu chuẩn hóa chính sách và quy trình, trách nhiệm giải trình
- Quản lý/tuyển dụng/hướng dẫn tình nguyện viên; tối ưu hóa quy mô nhân sự với phương pháp rõ ràng.
- Văn hóa/quản lý thay đổi/tính minh bạch
- Cải tiến/kế hoạch cơ sở vật chất và nhà máy
- Phân tích tính toàn vẹn/chất lượng dữ liệu
Trong suốt buổi họp báo, Cục Dịch vụ Động vật đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tính toàn vẹn dữ liệu và phân tích chất lượng.
Ông Grahek cho biết: “Chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu và phân tích chất lượng để định hướng mọi quyết định của mình với mục tiêu chuyển từ phản ứng thụ động sang chủ động”.
Ban lãnh đạo Dịch vụ Động vật sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tình trạng dự án, với một người quản lý hoặc nhóm công tác dự án được chỉ định cho mỗi yếu tố đã được xác định.
Công tác của nhân viên và tình nguyện viên nhằm giải quyết các khuyến nghị.
Grahek và Garrison đã chia sẻ một số tiến độ đạt được từ các nhóm ưu tiên.
Ví dụ, trong nhóm ưu tiên về an toàn và phúc lợi, Dịch vụ Chăm sóc Động vật đã tích hợp Chương trình "Cho chó một khúc xương", một khuyến nghị từ tổ chức "Dogs Play for Life", chương trình này cung cấp nhiều hoạt động làm phong phú môi trường sống cho động vật trong khu vực tạm trú chung và trong các chuồng giam an ninh.
Bản khuyến nghị hiện đã được xem là hoàn chỉnh và đang được theo dõi, đánh giá về hiệu quả và tác động. Các dự án khác trong lĩnh vực ưu tiên đó, chẳng hạn như cải thiện hệ thống ghi chép các vấn đề về hành vi, vẫn đang được tiến hành.
Trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa chính sách và quy trình, Garrison cho biết đã có tiến bộ trong việc đảm bảo thông tin về tất cả các động vật bị tiêu hủy đều được ghi lại trong cả nhật ký thuốc và cơ sở dữ liệu hồ sơ động vật.
“Chúng tôi tin rằng mình đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này và đang đối chiếu thủ công các bản ghi để đảm bảo tính chính xác trong khi phát triển một hệ thống kiểm tra nhập liệu tự động hơn,” Garrison cho biết.
Các dự án quản lý nhân sự và tình nguyện viên đã cho thấy những cải thiện và vẫn đang được tiến hành. Trong số 10 vị trí mới mà Hội đồng Ủy viên đã phê duyệt trong ngân sách năm tài chính 2023-2024, bảy vị trí đã được tuyển dụng. Ông Grahek cho biết hai vị trí còn lại đang trong quá trình phỏng vấn, trong khi một vị trí đang trong giai đoạn tuyển dụng.
"Việc xem xét lại các mô hình nhân sự đã dẫn đến việc tổ chức lại nhiệm vụ của nhân viên và cơ cấu giám sát của chúng tôi để cân bằng khối lượng công việc tốt hơn và tận dụng hiệu quả hơn thế mạnh và sự cống hiến của đội ngũ nhân viên," bà nói.
Nhân viên Dịch vụ Động vật sẽ giám sát tiến độ của Kế hoạch Chiến lược bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất liên quan đến kết quả, chẳng hạn như an toàn công cộng, trải nghiệm của động vật trong trại tạm trú và sự thay đổi văn hóa, để đảm bảo và đo lường sự thành công của công việc trong tương lai. Các chỉ số mà cơ quan dự định theo dõi bao gồm số lượng và loại cuộc gọi nhận được, khả năng đáp ứng cuộc gọi của các Dịch vụ Hiện trường, tỷ lệ thả động vật sống, tỷ lệ động vật được trả lại cho chủ sở hữu, thời gian lưu trú của động vật, số giờ tình nguyện và tỷ lệ giữ chân, thăng tiến và sự hài lòng của nhân viên.
“Khi các chương trình của chúng tôi hoàn thiện hơn và chúng tôi giới thiệu các quy trình mới, chúng tôi sẽ đưa ra các chỉ số mới và bổ sung để hướng dẫn và đánh giá công việc của mình cũng như chứng minh sự thành công của các biện pháp can thiệp,” ông Grahek cho biết.
Nhận xét của hội đồng quản trị
“Chúng ta thực sự cần tiếp tục xem xét các hệ thống, quy trình và kết quả,” Ủy viên Sharon Meieran cho biết .
Ủy viên Meieran nhấn mạnh việc an tử, lập kế hoạch lộ trình và chương trình triệt sản cho động vật là những lĩnh vực mà bà muốn thảo luận thêm.
“Tôi nghĩ chín tháng có vẻ là một khoảng thời gian dài để công việc này hoàn thành, đặc biệt là khi xét đến sự cấp bách mà mọi người cảm thấy hồi tháng Giêng và tháng Mười Hai,” Ủy viên Susheela Jayapal cho biết.
Ủy viên Jayapal cũng bày tỏ lo ngại về các trường hợp vật nuôi nguy hiểm, ngược đãi và bỏ bê động vật, đồng thời hỏi liệu có chính sách hoặc quy trình nào đã thay đổi trong những tháng gần đây hay không.
Ông Grahek cho biết Sở Dịch vụ Động vật đã hoàn thiện hướng dẫn cho các nhân viên hiện trường về cách thức chó phải tuân thủ quy định cách ly sau khi bị cắn, và đã thực hiện một số thay đổi về chính sách. Ông Grahek cũng cho biết Sở Dịch vụ Động vật đã hợp tác với Văn phòng Công tố Quận để xây dựng quan hệ đối tác và tham gia vào các cuộc đối thoại trong các cuộc điều tra về hành vi ngược đãi và bỏ bê động vật.
Ủy viên Julia Brim-Edwards cũng yêu cầu làm rõ về chính sách cách ly chó sau khi bị cắn, cũng như chương trình triệt sản cho chó.
Bà cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của các biện pháp đánh giá và giám sát hiệu quả, đồng thời yêu cầu được biết “các chỉ số đó là gì để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho vật nuôi mà chúng ta đang chăm sóc”.
Chủ tịch Vega Pederson đã suy ngẫm về tác động tổng thể của việc có quá nhiều khuyến nghị còn tồn đọng từ các cuộc đánh giá trước đây.
“Trong một thời gian dài, những thay đổi cần thiết đã không được thực hiện tại trung tâm cứu hộ,” Chủ tịch Vega Pederson cho biết. “Và chúng tôi không thể nói rằng chúng tôi không được thông báo về những thay đổi này. Chúng tôi hoàn toàn được thông báo. Nhưng kết quả là việc chăm sóc động vật không đầy đủ và tinh thần làm việc của nhân viên và tình nguyện viên sa sút.”