El 26 de septiembre, la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah recibió información sobre la finalización de la Revisión de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah (MCAS) , centrada en un plan estratégico para mejoras en los Servicios para Animales que muestra qué recomendaciones se han implementado hasta el momento y establece fechas específicas para completar el resto del trabajo en curso.
En general, se han completado 32 de las 106 recomendaciones, que van desde ampliar los contratos con veterinarios comunitarios para brindar servicios de esterilización y castración y vacunas hasta cambios en los procedimientos de alimentación, limpieza y planificación de rutas, dijeron los líderes de Servicios para Animales a la Junta.
Las recomendaciones restantes, incluidas Se espera que la actualización de los procedimientos en torno a los programas de transferencia, acogida y voluntariado y el suministro de enriquecimiento auditivo a los animales se completen a fines de 2024 .
La presidenta Jessica Vega Pederson ordenó una revisión exhaustiva de Servicios para Animales en febrero de 2023 , semanas después de asumir el cargo, para abordar años de persistentes desafíos estructurales y de gestión y reconstruir la relación de Servicios para Animales con la comunidad. La revisión incorporó las conclusiones de todas las auditorías e informes previos desde 2016 y también solicitó la opinión de la comunidad.
“Gracias al personal y a los voluntarios que se involucraron profundamente en este proceso”, dijo la presidenta Vega Pederson. “Este no es un punto de partida ni un punto final. Es el punto donde podemos tener una visión de hacia dónde nos dirigimos. Esperamos seguir trabajando”.
En abril, la Junta recibió su primera actualización oficial sobre la revisión y se enteró de los cambios implementados desde enero, cuando el hacinamiento y otros problemas obligaron al refugio de Servicios para Animales a suspender la admisión de perros callejeros no peligrosos. En junio , la Junta de Comisionados aprobó un presupuesto para el año fiscal 2024 que incluía la propuesta del Presidente de incorporar 10 nuevos empleados a Servicios para Animales.
“Estoy agradecido con esta junta por reconocer la importancia de invertir en el cuidado de los animales y la seguridad de nuestra comunidad”, dijo la presidenta Vega Pederson.
La Fase Tres , la etapa final de la revisión, combina todos los hallazgos de las fases anteriores : un estudio de todas las auditorías, informes y recomendaciones anteriores realizadas durante los últimos seis años, el desarrollo de recomendaciones presupuestarias y de personal, y un resumen de un análisis ambiental de las operaciones del refugio ( Fase Uno ), con comentarios recopilados de voluntarios, personal actual y anterior, agencias asociadas y miembros del público ( Fase Dos ).
Margi Bradway, directora del Departamento de Servicios Comunitarios del Condado, presentó los hallazgos junto con la directora de Servicios para Animales, Erin Grahek, y el gerente de proyecto, Bud Garrison.
Marco de mejora de procesos
Grahek explicó que las 106 recomendaciones se distribuyeron en 29 project . También compartió los principios rectores que Servicios para Animales utiliza para desarrollar el marco de mejora continua de procesos, entre ellos:
- Transparencia en todos los niveles de toma de decisiones, presentación de informes y comunicación
- Responsabilidad por las decisiones, acciones y en el trabajo diario
- Inclusión del personal y los voluntarios en los esfuerzos de mejora y en las decisiones que involucran su trabajo.
- Participación comunitaria
- Gestión de políticas y operaciones basadas en evidencia y basadas en datos
“Estos principios guiarán nuestro trabajo en el futuro”, afirmó Grahek.
Servicios para Animales planea relanzar su Comité Asesor Comunitario la próxima primavera como parte del compromiso con la comunidad y la reconstrucción de la confianza.
Junto con los principios rectores, el MCAS también agrupó las 106 recomendaciones en una lista de prioridades. Se implementarán simultáneamente varios proyectos dentro de cada grupo prioritario. Las prioridades, ordenadas por orden de prioridad según el liderazgo, son:
- Seguridad y bienestar de las mascotas bajo nuestro cuidado
- Políticas y procedimientos: estandarización, rendición de cuentas
- Gestión/contratación/incorporación de voluntarios; dimensionamiento adecuado del personal con una metodología identificable
- Cultura/gestión del cambio/transparencia
- Mejoras/planes de instalaciones y plantas
- Análisis de integridad/calidad de los datos
Durante la sesión informativa, Servicios para Animales destacó la importancia de la integridad de los datos y el análisis de calidad.
“Los datos y el análisis de calidad se utilizarán para guiar toda nuestra toma de decisiones con el objetivo de pasar de reactivos a proactivos”, afirmó Grahek.
El liderazgo de Servicios para Animales será responsable de proporcionar actualizaciones periódicas sobre el estado del proyecto, con un gerente o grupo de trabajo del proyecto asignado a cada elemento identificado.
Trabajo del personal y los voluntarios para abordar las recomendaciones
Grahek y Garrison compartieron algunos de los avances de los grupos prioritarios.
Como ejemplo en el grupo de prioridad de seguridad y bienestar, Servicios para Animales integró el Programa Give a Dog a Bone, una recomendación de Dogs Play for Life, que representa un enriquecimiento variado para los animales en el refugio general y en las perreras de seguridad.
La recomendación ya se considera completa y se está monitoreando y evaluando su éxito e impacto. Otros proyectos en esa área prioritaria, como la mejora de un sistema para la documentación de problemas de comportamiento, siguen en curso.
En el área de estandarización de políticas y procedimientos, Garrison dijo que ha habido avances para garantizar que la información sobre todos los animales sacrificados se registre tanto en los registros de medicamentos como en la base de datos de registros de animales.
"Creemos que hemos descubierto las causas fundamentales de estos problemas y estamos equilibrando manualmente los registros para garantizar la precisión mientras desarrollamos un sistema de verificación de ingreso de datos más automatizado", dijo Garrison.
Los proyectos de dotación de personal y gestión de voluntarios han mostrado mejoras y siguen en curso. De los 10 nuevos puestos aprobados por la Junta de Comisionados en el presupuesto del año fiscal 2023-24, siete ya han sido contratados. Grahek indicó que dos de los puestos restantes están en proceso de entrevistas, mientras que uno está en la etapa de reclutamiento.
“La revisión de los modelos de personal ha resultado en la reorganización de las asignaciones de personal y nuestra estructura de supervisión para equilibrar mejor la carga de trabajo y utilizar de manera más efectiva la fuerza y la dedicación de nuestro personal”, dijo.
El personal de Servicios para Animales supervisará el progreso del Plan Estratégico mediante el seguimiento de indicadores de desempeño relacionados con resultados, como la seguridad pública, la experiencia de los animales en el refugio y el cambio cultural, para garantizar y medir el éxito del trabajo futuro. Las métricas que la agencia pretende monitorear incluyen el número y tipo de llamadas recibidas, la capacidad de los Servicios de Campo para responder a las llamadas, las tasas de liberación de animales vivos, la tasa de animales devueltos a sus dueños, la duración de la estancia de los animales, las horas de voluntariado y la retención, promoción y satisfacción de los empleados.
"A medida que nuestros programas maduren e introduzcamos nuevos procedimientos, introduciremos métricas nuevas y adicionales para guiar y evaluar nuestro trabajo y demostrar el éxito de nuestras intervenciones", afirmó Grahek.
Observaciones de la junta
“Realmente necesitamos seguir analizando los sistemas, las prácticas y los resultados”, dijo la Comisionada Sharon Meieran .
La Comisionada Meieran destacó la eutanasia, la planificación de vías de tratamiento y el programa de esterilización y castración como áreas en las que le gustaría seguir conversando.
"Creo que nueve meses puede parecer mucho tiempo para que se realice este trabajo, especialmente dada la urgencia que la gente sentía en enero y diciembre", dijo la comisionada Susheela Jayapal .
El Comisionado Jayapal también expresó su preocupación por las mascotas peligrosas y los casos de crueldad y negligencia, y preguntó si alguna política o práctica había cambiado en los últimos meses.
Grahek indicó que Servicios Animales perfeccionó las directrices para los oficiales de campo sobre cómo los perros deben cumplir la cuarentena por mordedura y que se habían implementado algunos cambios en las políticas. Grahek añadió que Servicios Animales también había colaborado con la Fiscalía del Distrito para establecer alianzas y entablar conversaciones durante las investigaciones de crueldad y negligencia animal.
La comisionada Julia Brim-Edwards también pidió una aclaración sobre la política de cuarentena por mordeduras de perros y el programa de esterilización y castración.
También destacó la importancia de las medidas de desempeño y el seguimiento, y preguntó “cuáles son esas métricas para la seguridad y el bienestar de las mascotas bajo nuestro cuidado”.
La presidenta Vega Pederson reflexionó sobre el impacto colectivo de tener tantas recomendaciones pendientes de revisiones anteriores.
“Durante demasiado tiempo, no se implementaron los cambios necesarios en el refugio”, dijo la presidenta Vega Pederson. “Y no podemos decir que no supimos que estos cambios eran necesarios. Sin duda. Pero el resultado fue una atención inadecuada a los animales y la baja moral del personal y los voluntarios”.