Thư viện: Dịch vụ mượn trả sách
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phá sản (L04-007):
Hồ sơ ghi lại việc thư viện nhận được thông báo về việc một số cá nhân đã nộp đơn xin phá sản. Hồ sơ này được sử dụng để xác định xem cá nhân đó có nợ tiền cơ quan hay không và để gửi thông báo hoặc yêu cầu bồi thường lên tòa án. Hồ sơ có thể bao gồm thông báo từ Tòa án Phá sản Hoa Kỳ, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 7 years after hành động cuối cùng. (OAR 166-150-0015 (8))
Hồ sơ đăng ký người vay (L04-001):
Hồ sơ được sử dụng để cấp thẻ thư viện và các quyền lợi cho công dân, cũng như để kiểm soát việc mượn trả sách trong thư viện. Hầu hết thông tin này được lưu trữ trong hệ thống máy tính tích hợp của thư viện. Thông tin đăng ký người mượn cá nhân có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, chữ ký, ngày hết hạn, số định danh và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Biểu mẫu đăng ký: lưu giữ cho đến khi được xử lý; hồ sơ đăng ký: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc 3 years after lần sử dụng cuối cùng. (OAR 166-150-0140 (2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L04-006):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên ban quản lý phòng ban và bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ gửi tiền mặt (L04-002):
Ghi chép lại số tiền mặt nhận được từ người dùng thư viện dưới dạng tiền phạt và phí, được gửi vào tài khoản ngân hàng của thư viện. Hồ sơ bao gồm biên lai, phiếu gửi tiền hàng ngày, báo cáo gửi tiền hàng tuần, cuộn giấy thu ngân, phiếu thanh toán bằng thẻ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo thống kê hệ thống tuần hoàn (L04-004):
Tài liệu này chứa thông tin liên quan đến việc lưu thông tài liệu thư viện trong hệ thống thư viện của quận. Hầu hết thông tin này được lưu trữ trong hệ thống thư viện tích hợp của thư viện; một số báo cáo được in ra. Thông tin có thể bao gồm tên người dùng, tài liệu được yêu cầu, tài liệu hiện có trong thư viện, các yêu cầu giữ chỗ và các thông tin liên quan khác. Các báo cáo được in bao gồm báo cáo vận chuyển, báo cáo cảnh báo giữ chỗ, báo cáo cảnh báo tìm kiếm và báo cáo yêu cầu giữ chỗ đã hết hạn.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi giao dịch hoàn tất. (OAR 166-150-0140 (4))
Hồ sơ của Cơ quan Thu hồi Nợ (L04-003):
Hồ sơ ghi lại các hoạt động của cơ quan thu hồi nợ liên quan đến việc thu hồi phí và/hoặc tiền phạt từ người sử dụng hệ thống thư viện. Hồ sơ bao gồm báo cáo của cơ quan thu hồi nợ và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và thông tin cá nhân của người đó, phí/tiền phạt còn nợ, các hành động mà cơ quan đã thực hiện, phí đã thu, số tiền đã chuyển cho quận và các thông tin liên quan khác.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 7 năm. (2000-0025/004)
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Lịch trình hàng ngày (L04-010):
Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ lập kế hoạch và sắp xếp công việc thường ngày. Lịch trình thể hiện sự phân công công việc hàng ngày của nhân viên, bao gồm tên, nhiệm vụ, địa điểm và số giờ làm việc.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (6))
Bảng chấm công nhân viên (L04-005):
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0155 (3))
Thư từ quản lý tài khoản khách hàng (L04-009):
Ghi chép các thông tin liên lạc giữa bộ phận dịch vụ mượn trả sách và người dùng. Thông tin được nhập vào hệ thống thư viện tích hợp khi nhận được. Bao gồm thư từ đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến người dùng thư viện và bộ phận dịch vụ mượn trả sách.Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được nhập vào hệ thống thư viện tích hợp. (OAR 166-150-0005 (10))
Biên bản cuộc họp nhân viên (L04-011):
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên có sự tham dự của nhân viên Dịch vụ Lưu thông, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (18))