Biblioteca: Servicios de circulación
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Quiebra (L04-007):
Registros que documentan la notificación a la biblioteca de que ciertas personas se han declarado en quiebra. Se utilizan para determinar si la persona adeuda dinero a la agencia y para presentar una notificación o reclamación ante el tribunal. Los registros pueden incluir notificaciones del Tribunal de Quiebras de EE. UU., correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 7 years after la última acción. (OAR 166-150-0015 (8))
Registro de prestatarios (L04-001):
Registros utilizados para otorgar a los ciudadanos tarjetas de biblioteca y privilegios, así como para controlar la circulación de los fondos. La mayor parte de esta información se conserva en el sistema informático integrado de la biblioteca. La información de registro del usuario puede incluir nombre, dirección, número de teléfono, fecha de nacimiento, firma, fecha de vencimiento, número de identificación e información relacionada.
Conservación: Formularios de registro: conservar hasta su procesamiento; registro de registro: conservar hasta su reemplazo o hasta 3 years after del último uso. (OAR 166-150-0140 (2))
Registros de preparación de presupuesto (L04-006):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas a la gerencia de división y departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros de depósito de efectivo (L04-002):
Documenta el efectivo recibido de los usuarios por multas y cargos, depositado en la cuenta bancaria de la biblioteca. Los registros incluyen recibos, comprobantes de depósito diarios, informe semanal de depósitos, cintas de caja, comprobantes de tarjetas de crédito y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (2))
Informes estadísticos del sistema de circulación (L04-004):
Documenta información pertinente a la circulación de materiales bibliotecarios en el sistema de bibliotecas del condado. La mayor parte de esta información se conserva en el sistema integrado de la biblioteca; algunos informes se imprimen. La información puede incluir el nombre del usuario, el material solicitado, los fondos disponibles en la biblioteca, las reservas realizadas e información relacionada. Los informes impresos incluyen informes de envío, alertas de reservas, alertas de búsqueda y reservas vencidas.
Retención: Conservar hasta que se complete la transacción. (OAR 166-150-0140 (4))
Registros de la agencia de cobranza (L04-003):
Documenta las acciones de la agencia de cobranza relacionadas con la recuperación de cuotas y/o multas de los usuarios del sistema bibliotecario. Los registros incluyen informes de la agencia de cobranza y correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la información personal de la persona, las cuotas/multas adeudadas, las acciones tomadas por la agencia, las cuotas cobradas, el monto transferido al condado e información relacionada.Retención: Conservar 7 años. (2000-0025/004)
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Horarios diarios (L04-010):
Registros que documentan y facilitan la planificación y programación de rutinas. Los horarios muestran las asignaciones diarias de trabajo del personal, incluyendo nombre, asignación, ubicación y horario.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (6))
Registros de tiempo de los empleados (L04-005):
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0155 (3))
Correspondencia de gestión de cuentas de usuarios (L04-009):
Documenta las comunicaciones entre los servicios de circulación y los usuarios. La información se ingresa al sistema integrado de la biblioteca al recibirse. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con los usuarios del sistema bibliotecario y el sistema de circulación.Retención: Conservar hasta su ingreso al sistema integrado de la biblioteca. (OAR 166-150-0005 (10))
Actas de reuniones de personal (L04-011):
Registros que documentan las reuniones del personal a las que asistió el personal de Servicios de Circulación, que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos existentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden ameritar su inclusión en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el contenido aporta información significativa a dichas series.Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (18))