Thư viện: Nhà sách Title Wave và Dịch vụ Tình nguyện
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Nhà sách Title Wave
Hồ sơ đối chiếu ngân hàng (L02-005):
Hồ sơ này ghi lại việc đối chiếu tài khoản ngân hàng với sao kê ngân hàng. Bao gồm các báo cáo đối chiếu ngân hàng hàng tháng được sử dụng để đối chiếu tiền gửi, chuyển khoản điện tử, ghi nợ thẻ tín dụng và các giao dịch khác; sao kê ngân hàng; và các tài liệu liên quan. Hồ sơ được gửi đến bộ phận Tài chính để xử lý cuối cùng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (4))
Sổ ghi chép của cửa hàng sách (L02-004):
Sổ nhật ký này ghi chép tất cả các giao dịch tại hiệu sách Title Wave. Sổ thể hiện số tiền nhận được, số lượng mặt hàng đã bán theo loại, số lượng khách hàng và ngày tháng. Bao gồm cả nhật ký hàng ngày và nhật ký hàng tháng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0110 (2))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Dịch vụ tình nguyện
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L02-006):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ nhân viên tình nguyện cá nhân (L02-001):
Hồ sơ ghi chép quá trình tuyển chọn, hoạt động và giám sát các tình nguyện viên của bộ phận. Hồ sơ bao gồm giấy đồng ý tiết lộ thông tin, kiểm tra lý lịch và tham khảo, đơn xin làm tình nguyện viên, thư giới thiệu, thỏa thuận tình nguyện, thông tin về chương trình phục hồi chức năng nghề nghiệp, ghi chú của người giám sát và các thư từ liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after tách rời. (OAR 166-150-0160 (26))
Phiếu giới thiệu phân bổ tình nguyện viên (L02-010):
Tài liệu này ghi lại các trường hợp tình nguyện viên được giới thiệu đến cơ quan/phòng ban/chương trình để đáp ứng nhu cầu. Các trường hợp giới thiệu bao gồm chức danh vị trí, tên tình nguyện viên, cơ quan/phòng ban/chương trình yêu cầu và ngày giới thiệu.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2000-0025/014)
Yêu cầu phân bổ tình nguyện viên (L02-003):
Hồ sơ yêu cầu hỗ trợ và bố trí tình nguyện viên từ cơ quan/phòng ban/chương trình. Hồ sơ cần ghi rõ đơn vị yêu cầu, kỹ năng cần thiết của tình nguyện viên, địa điểm làm việc và số giờ cần thiết.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2000-0025/015)
Hồ sơ chương trình tình nguyện (L02-002):
Hồ sơ ghi chép các hoạt động và công tác quản lý các chương trình tình nguyện và các tình nguyện viên trong phòng ban. Có thể bao gồm thống kê giờ làm tình nguyện, hồ sơ quảng bá chương trình tình nguyện, thông tin về yêu cầu bảo hiểm, danh sách tình nguyện viên, bản tin, danh sách gửi thư và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0160 (25))