Biblioteca: Librería y servicios de voluntariado Title Wave
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Título Wave Bookstore
Registros de conciliación bancaria (L02-005):
Documenta la conciliación de cuentas bancarias con los extractos bancarios. Incluye informes mensuales de conciliación bancaria para conciliar depósitos, transferencias electrónicas, débitos de tarjetas de crédito y otras transacciones; extractos bancarios; y documentación relacionada. La documentación se envía a Finanzas para su disposición final.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (4))
Diario Registro de Librería (L02-004):
Documenta todas las transacciones en la Librería Title Wave. El diario muestra la cantidad de dinero recibida, la cantidad de artículos vendidos por tipo, el número de clientes y la fecha. Incluye un diario diario y un diario mensual.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0110 (2))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Servicios de voluntariado
Registros de preparación de presupuesto (L02-006):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros de trabajadores voluntarios individuales (L02-001):
Registros que documentan la selección, las actividades y la supervisión de los voluntarios del departamento. Estos registros incluyen el consentimiento para la divulgación de información, la verificación de antecedentes y referencias, la solicitud de voluntariado, las referencias, el acuerdo de voluntariado, los antecedentes en rehabilitación vocacional, las notas del supervisor y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación. (OAR 166-150-0160 (26))
Referencias para asignación de voluntarios (L02-010):
Documenta las referencias de voluntarios realizadas a agencias, secciones o programas para cubrir solicitudes. Las referencias incluyen el título del puesto, el nombre del voluntario, la agencia, sección o programa solicitante y la fecha de referencia.
Retención: Conservar 1 año. (2000-0025/014)
Solicitudes de asignación de voluntarios (L02-003):
Documenta las solicitudes de asistencia y colocación de voluntarios de la agencia, sección o programa. Las solicitudes indican la sucursal solicitante, las habilidades necesarias para el voluntariado, la ubicación y el horario requerido.
Retención: Conservar 2 años. (2000-0025/015)
Registros del Programa de Voluntariado (L02-002):
Registros que documentan las actividades y la administración de los programas de voluntariado y de los voluntarios del departamento. Pueden incluir estadísticas de horas de voluntariado, registros de publicidad de los programas, información sobre requisitos de seguro, listas de voluntarios, boletines informativos, listas de correo y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0160 (25))