Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo tai nạn/sự cố (SS3-009) : Bộ hồ sơ dùng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát của cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn SAIF, báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after vụ việc kết thúc. (MOAR 166-150-0200 (5))
Hồ sơ giám sát tuân thủ hợp đồng (SS3-001) : Tài liệu ghi lại việc các phòng ban giám sát sự tuân thủ của nhà thầu đối với các yêu cầu của phòng ban, tiểu bang và liên bang. Hồ sơ bao gồm kiểm toán độc lập hàng năm của nhà thầu, báo cáo tài chính đã được kiểm toán hàng năm của nhà thầu, bảng thông tin nhà thầu, ngân sách hợp đồng, báo cáo so sánh chi tiêu ngân sách hàng quý, giấy chứng nhận bảo hiểm, báo cáo chi tiêu hàng tháng, đánh giá tuân thủ, báo cáo bảo hiểm bồi thường cho người lao động, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0105 (8))
Hồ sơ an ninh cơ sở (SS3-011) : Tài liệu thuộc bộ này ghi chép về công tác an ninh được thực hiện cho các tòa nhà và khuôn viên của bộ phận. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, bảng điểm danh, báo cáo an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (35))
Báo giá không chính thức (SS3-005) : Tài liệu yêu cầu báo giá cho các giao dịch mua không cần đấu thầu cạnh tranh (dưới 50.000 đô la và không liên quan đến xây dựng cơ sở hạ tầng) theo quy định tại PCRB 10.120. Hồ sơ bao gồm biên bản bằng văn bản của từng báo giá, biểu mẫu tổng hợp báo giá (PD44) và yêu cầu mua hàng (RX30). Thông tin bao gồm tên và địa chỉ nhà cung cấp, tên người liên hệ của nhà cung cấp, giá báo giá và ngày giao hàng, ngày báo giá và thời hạn hiệu lực của báo giá, điều khoản và thông số kỹ thuật của các mặt hàng được báo giá.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ kiểm kê (SS3-003) : Hồ sơ kiểm kê tài sản hoặc vật tư tiêu hao và không tiêu hao của cơ quan. Hồ sơ bao gồm kiểm kê, hồ sơ mua/bán tài sản, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ Tai nạn và Bệnh nghề nghiệp (SS3-008) : Bộ hồ sơ này được sử dụng để cung cấp cho Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Oregon (OR-OSHA) thông tin về yêu cầu bồi thường tai nạn lao động của nhân viên cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm nhật ký và tóm tắt, báo cáo thương tích nghiêm trọng, báo cáo chi phí thương tích và khảo sát tai nạn và bệnh nghề nghiệp hàng năm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (OAR 166-150-0200 (12))
Hồ sơ mua hàng (SS3-002) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà bộ phận đã mua. Hồ sơ bao gồm đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng kho trung tâm, bản sao hóa đơn nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, báo giá của nhà cung cấp, bản sao phiếu giao hàng, bản sao chứng từ thanh toán, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ thanh toán dịch vụ viễn thông (SS3-006) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn dịch vụ viễn thông. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, nhật ký thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Yêu cầu dịch vụ viễn thông (SS3-007) : Tài liệu ghi lại các yêu cầu của quận về dịch vụ viễn thông từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Hồ sơ bao gồm biểu mẫu tính phí, hóa đơn, biểu mẫu yêu cầu dịch vụ, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm mô tả dịch vụ, chi phí, thông tin nhà cung cấp và thông tin kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0125 (12))
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (SS3-010) : Tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho cơ quan về các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với người lao động và công chúng, thiết kế xây dựng và các vấn đề an toàn khi sửa chữa, đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và các vấn đề khác.
Thời gian lưu giữ: Biên bản: Lưu giữ 10 năm; các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0200 (17))