Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes de Accidentes/Incidentes (SS3-009) : Serie utilizada para informar a los supervisores de la agencia sobre accidentes de empleados. Los registros pueden incluir informes de accidentes del SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (MOAR 166-150-0200 (5))
Registros de Supervisión del Cumplimiento de Contratos (SS3-001) : Documenta la supervisión de los departamentos respecto del cumplimiento de los contratistas con los requisitos departamentales, estatales y federales. Los registros incluyen auditorías anuales independientes de los contratistas, estados financieros anuales auditados del contratista, hojas de información del contratista, presupuestos del contrato, informe trimestral de comparación de gastos presupuestarios, certificados de seguro, informes mensuales de gastos, revisión de cumplimiento, estados de cuenta del seguro de compensación laboral, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar durante 1 year after la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Registros de Seguridad de Instalaciones (SS3-011) : La serie documenta la seguridad de los edificios y terrenos departamentales. Los registros incluyen registros de seguridad, hojas de registro, informes de seguridad, informes de incidentes y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Cotizaciones Informales (SS3-005) : Documenta las cotizaciones solicitadas para compras que no requieren licitación pública (menos de $50,000 y que no impliquen construcción de capital), según lo especificado en PCRB 10.120. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización, formularios de tabulación de cotizaciones (PD44) y requisiciones (RX30). La información incluye el nombre y la dirección del proveedor, el nombre de la persona de contacto del proveedor, el precio y la fecha de entrega de la cotización, la fecha y el período de validez de la cotización, los términos y las especificaciones de los artículos cotizados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Inventario (SS3-003) : Registros de inventario de bienes o activos fungibles y no fungibles de la agencia. Estos registros incluyen inventarios, registros de adquisición y disposición de bienes, correspondencia y otros registros relacionados. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Lesiones y Enfermedades Laborales (SS3-008) : La serie se utiliza para proporcionar a la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OR-OSHA) información sobre las reclamaciones de compensación laboral de los empleados de la agencia. Los registros pueden incluir registros y resúmenes, informes de lesiones graves, informes de costos por lesiones y encuestas anuales de lesiones y enfermedades laborales.
Retención: Conservar por 6 años. (OAR 166-150-0200 (12))
Registros de Compras (SS3-002) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. Estos registros incluyen órdenes de compra, órdenes de compra limitadas, requisiciones, pedidos de almacén central, copias de facturas de proveedores, solicitudes de cotización, cotizaciones de proveedores, copias de albaranes de envío, copias de comprobantes de pago, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Facturación de Telecomunicaciones (SS3-006) : Registros que documentan el pago de facturas de servicios de telecomunicaciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registro de pagos, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Solicitudes de Servicios de Telecomunicaciones (SS3-007) : Documenta las solicitudes de servicios de telecomunicaciones del condado a diversos proveedores. Los registros incluyen formularios de cobro, facturas, formularios de solicitud de servicio, correspondencia y registros relacionados. La información incluye la descripción del servicio, el costo, la información del proveedor y la información contable.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0125 (12))
Registros del Comité de Seguridad Laboral (SS3-010) : Esta serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la agencia en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción y reparaciones, inquietudes sobre seguridad, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros.
Retención: Minutas: Conservar 10 años; otros registros: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0200 (17))