Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo thống kê lượt thăm khám của khách hàng (DOH33-009) : Báo cáo hàng tháng chứa dữ liệu thống kê về lượt thăm khám của khách hàng tại các phòng khám nha khoa. Thông tin này được sử dụng cho nhiều mục đích nghiên cứu và báo cáo khác nhau. Báo cáo thể hiện số lượng lượt khám y tế và nha khoa theo địa điểm dịch vụ, khu vực chương trình và nhà cung cấp; so sánh số lượt thăm khám thực tế so với số lượt thăm khám mục tiêu; và số bệnh nhân bỏ đi mà không sử dụng dịch vụ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ bệnh án nha khoa - Chăm sóc thường quy (DOH33-004) : Bộ hồ sơ này ghi chép các dịch vụ nha khoa thường xuyên được cung cấp cho bệnh nhân bởi các nha sĩ tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm kế hoạch điều trị, thỏa thuận trách nhiệm của bệnh nhân, phiếu khám bệnh, ghi chú điều trị, báo cáo/hóa đơn dịch vụ nha khoa, hồ sơ nha khoa định kỳ, phiếu yêu cầu hưởng quyền lợi bảo hiểm, phim X-quang, phiếu đồng ý điều trị, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 10/09/2018
Hồ sơ bệnh án nha khoa - Chăm sóc khẩn cấp (DOH33-005) : Bộ hồ sơ này ghi lại các dịch vụ nha khoa khẩn cấp được cung cấp cho bệnh nhân bởi các nha sĩ tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm đánh giá phân loại bệnh nhân, thỏa thuận trách nhiệm của bệnh nhân, phiếu khám bệnh, ghi chú điều trị, báo cáo/hóa đơn dịch vụ nha khoa, phiếu yêu cầu bảo hiểm, phim X-quang, phiếu đồng ý điều trị, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 10/09/2018
Báo cáo cuối ngày (DOH33-007) : Báo cáo hàng ngày ghi lại số lượt khám bệnh và phí thu được. Một bản sao của báo cáo này, cùng với phiếu nộp tiền gốc và số tiền nhận được, được chuyển đến bộ phận Tài chính của Sở Y tế hàng ngày. Báo cáo thể hiện ngày, số lượng bệnh nhân được khám, số tiền nhận được và các thông tin liên quan. Một bản sao của phiếu nộp tiền được đính kèm vào báo cáo của phòng khám.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Lịch hẹn bệnh nhân (DOH33-006) : Hồ sơ ghi lại lịch hẹn của bệnh nhân liên quan đến việc cung cấp dịch vụ nha khoa. Thông tin được in từ Hệ thống Thông tin Y tế và bao gồm ngày hẹn, tên bệnh nhân, phòng khám đã đến, lý do khám và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (44))
Báo cáo sản xuất (DOH33-011) : Báo cáo ghi lại hoạt động sản xuất của nha sĩ và phòng khám. Được sử dụng để xác định mức độ phù hợp với mục tiêu sản xuất. Báo cáo hiển thị tên phòng khám, tên nha sĩ, số lượt khám, loại hình khám chữa và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))