Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Estadísticos de Visitas de Clientes (DOH33-009) : Los informes mensuales contienen datos estadísticos sobre las visitas de clientes a las clínicas dentales. Esta información se utiliza para diversos fines de investigación y elaboración de informes. Los informes muestran el número de visitas médicas y dentales por ubicación del servicio, área del programa y proveedor; una comparación entre las visitas reales y las visitas programadas; y las ausencias sin servicio.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Historiales Dentales - Atención de Rutina (DOH33-004) : La serie documenta los servicios dentales regulares brindados a los pacientes por los dentistas del Condado de Multnomah. Los registros incluyen planes de tratamiento, acuerdos de responsabilidad del paciente, formularios de consulta, notas de tratamiento, informe/factura de servicios dentales, historial dental periódico, formularios de solicitud de beneficios, radiografías, formularios de consentimiento para el tratamiento, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 10/09/2018
Historiales Dentales - Atención de Urgencias (DOH33-005) : La serie documenta los servicios dentales de emergencia prestados a pacientes por dentistas del Condado de Multnomah. Los registros incluyen evaluaciones de triaje, acuerdos de responsabilidad del paciente, formularios de consulta, notas de tratamiento, informe/factura de servicios dentales, formularios de solicitud de beneficios, radiografías, formularios de consentimiento para tratamiento, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 10/09/2018
Informes de Fin de Jornada (DOH33-007) : Informes diarios que documentan las visitas de los pacientes y los honorarios recibidos. Una copia de este informe, junto con el comprobante de depósito original y el dinero recibido, se envía diariamente al Departamento Fiscal del DOH. Los informes muestran la fecha, el número de pacientes atendidos, el importe recibido e información relacionada. Se adjunta una copia del comprobante de depósito al informe clínico.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Horarios de Pacientes (DOH33-006) : Registros que documentan la programación de citas de pacientes para la prestación de servicios dentales. La información se imprime desde el Sistema de Información de Salud e incluye la fecha de la cita, el nombre del paciente, la clínica visitada, el motivo de la visita e información relacionada.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (44))
Informes de Producción (DOH33-011) : Informes que documentan la producción del dentista y la clínica. Se utilizan para determinar el cumplimiento de los objetivos de producción. Los informes muestran el nombre de la clínica, el nombre del dentista, el número de consultas, el tipo de consulta e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (31))