Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ ngoài giờ làm việc (DOH34-009) : Ghi chép tất cả các cuộc gọi nhận được bởi bộ phận tiếp nhận cuộc gọi ngoài giờ làm việc. Thông tin được gửi đến Multicare để nhập vào hệ thống thông tin sức khỏe và sau đó được chuyển đến phòng khám thích hợp. Hồ sơ bao gồm nhật ký cuộc gọi, nhật ký chuyển tuyến, lịch trình và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2009-0001/031)
Giấy giới thiệu bệnh nhân đến cơ sở chăm sóc (DOH34-006) : Hồ sơ ghi lại việc giới thiệu bệnh nhân đến các cơ sở chăm sóc và nhà dưỡng lão cung cấp dịch vụ nha khoa theo hợp đồng với quận. Các phòng khám cung cấp bản sao của tất cả các giấy giới thiệu và chúng được nhập vào hệ thống y tế của quận. Giấy giới thiệu ghi rõ tên và địa điểm của bệnh nhân, thủ tục điều trị, nha sĩ và cơ sở giới thiệu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 year after nhập vào hệ thống thông tin y tế. (2009-0001/030)
Sổ ghi nhận khiếu nại (DOH34-002) : Hồ sơ ghi lại tất cả các khiếu nại nhận được bởi Phòng Dịch vụ Nha khoa. Được sử dụng để báo cáo các khiếu nại cho Phòng Chương trình Hỗ trợ Y tế (DMAP) hàng quý. Sổ ghi nhận thể hiện ngày khiếu nại, tên người khiếu nại, mô tả khiếu nại và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (7))
Hợp đồng, Sửa đổi và Yêu cầu đề xuất (DOH34-008) : Hợp đồng và các sửa đổi của Chương trình Y tế Oregon cùng các hồ sơ ghi lại yêu cầu của quận gửi đến DMAP về việc mở rộng dịch vụ, thay đổi khu vực dịch vụ hoặc các sửa đổi khác đối với thỏa thuận với DMAP liên quan đến dịch vụ nha khoa. Bao gồm đơn đăng ký và các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after các hợp đồng, sửa đổi và thỏa thuận DMAP chấm dứt. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo đăng ký (DOH34-003) : Báo cáo từ DMAP ghi lại thông tin về những người đã đăng ký hoặc hủy đăng ký tham gia Chương trình Y tế Oregon. Bao gồm báo cáo hàng tuần và hàng tháng. Báo cáo hiển thị tên, số an sinh xã hội, địa chỉ, số định danh, thông tin ngôn ngữ và thông tin thanh toán của người tham gia.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Thông báo trẻ sơ sinh (DOH34-005) : Tài liệu xác nhận trẻ sơ sinh đã được thêm vào Chương trình Y tế Oregon và đã nhận được khoản phí chính xác cho việc thêm trẻ. Được sử dụng để đối chiếu hệ thống. Thông báo hiển thị ngày sinh, tên em bé, tên mẹ, số định danh và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2009-0001/032)
Khiếu nại của bệnh nhân (DOH34-001) : Tài liệu ghi lại các khiếu nại do khách hàng nha khoa đệ trình. Khiếu nại có thể bao gồm bất kỳ vấn đề nào. Khiếu nại cần ghi rõ ngày khiếu nại, ngày xảy ra sự việc, mô tả khiếu nại, những người liên quan và kết quả giải quyết.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (7))
Hồ sơ Ủy ban Cải tiến Chất lượng (DOH34-016) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp của Ủy ban Cải tiến Chất lượng theo yêu cầu của quy định OAR 410-141-0200 của Bộ phận Chương trình Hỗ trợ Y tế. Các cuộc họp này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))