Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de fuera de horario (DOH34-009) : Documenta todas las llamadas recibidas en el mostrador de fuera de horario. La información se envía a Multicare para su registro en el sistema de información sanitaria y posteriormente se redirige a la clínica correspondiente. Los registros incluyen registros de llamadas, registros de derivaciones, horarios e información relacionada.
Retención: Conservar 2 años. (2009-0001/031)
Remisiones a Centros de Atención (DOH34-006) : Registros que documentan las remisiones de clientes a centros de atención y residencias de ancianos a proveedores de servicios dentales contratados por el condado. Las clínicas proporcionan una copia de todas las remisiones, las cuales se registran en el sistema de salud del condado. Las remisiones muestran el nombre del cliente, su ubicación, el procedimiento, el dentista y el centro que las refirió.
Retención: Conservar 1 year after su ingreso al sistema de información sanitaria. (2009-0001/030)
Registro de Quejas (DOH34-002) : Registro de todas las quejas recibidas por la División de Servicios Dentales. Se utiliza para reportar quejas a la División del Programa de Asistencia Médica (DMAP) trimestralmente. El registro muestra la fecha de la queja, el nombre del reclamante, la descripción de la queja e información relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0065 (7))
Contratos, Enmiendas y Solicitudes de Apelación (DOH34-008) : Contratos, enmiendas y registros del Plan de Salud de Oregón que documentan la solicitud del condado al DMAP para ampliar los servicios, cambiar el área de servicio u otras modificaciones al acuerdo con el DMAP en relación con los servicios dentales. Incluye la solicitud y la documentación de respaldo.
Retención: Conservar durante 10 years after la rescisión de los contratos, modificaciones y acuerdos de DMAP. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes de Inscripción (DOH34-003) : Informes del DMAP que documentan a las personas que se han inscrito o dado de baja del Plan de Salud de Oregón. Incluyen informes semanales y mensuales. Los informes muestran el nombre, el número de seguro social, la dirección, el número de identificación, la información del idioma y la información de pago de la persona.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Notificaciones de Recién Nacidos (DOH34-005) : Documenta que se han agregado recién nacidos al Plan de Salud de Oregón y que se ha recibido la tarifa correcta por su incorporación. Se utiliza para la conciliación del sistema. Las notificaciones muestran la fecha de nacimiento, el nombre del bebé, el nombre de la madre, los números de identificación e información relacionada.
Retención: Conservar 2 años. (2009-0001/032)
Quejas de Pacientes (DOH34-001) : Documenta las quejas presentadas por los clientes dentales. Las quejas pueden abarcar cualquier tema. Indican la fecha de la queja, la fecha del incidente, la descripción de la queja, las personas involucradas y la resolución.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0065 (7))
Registros del Comité de Mejora de la Calidad (DOH34-016) : Registros que documentan las reuniones del Comité de Mejora de la Calidad, según lo exigen las normas OAR 410-141-0200 de la División del Programa de Asistencia Médica. Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (16))