Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hợp đồng Chăm sóc Nuôi dưỡng Người lớn (DD2-005) : Tài liệu hợp đồng giữa Văn phòng Dịch vụ Người khuyết tật Phát triển (ODDS) của tiểu bang và các gia đình nhận nuôi người lớn để cung cấp dịch vụ chăm sóc. Hợp đồng gốc được lưu trữ tại Sở Người khuyết tật Phát triển và các thông tin liên quan được gửi điện tử đến ODDS. Hợp đồng phải được gia hạn hàng năm. Hợp đồng thể hiện ngày đăng tải, số hợp đồng, tên và địa chỉ của nhà thầu, thời hạn hợp đồng, các điều khoản và chữ ký của nhà thầu và đại diện bộ phận.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 7 năm . (2002-0006/001)
Hồ sơ theo dõi cáo buộc (DD2-018) : Hồ sơ ghi lại các cáo buộc lạm dụng khách hàng nằm ngoài thẩm quyền của Dịch vụ Bảo vệ. Hồ sơ bao gồm báo cáo điều tra, khuyến nghị của nhân viên, bản sao báo cáo sự cố và các hồ sơ tương tự.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 10 năm. (2002-0006/002)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DD2-013) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên chương trình ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Biểu mẫu Thay đổi Tình trạng (DD2-002) : Ghi lại mọi thay đổi về tình trạng của khách hàng. Được sử dụng để cập nhật hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến. Một bản sao của hồ sơ này được người quản lý hồ sơ lưu giữ. Thông tin bao gồm tên khách hàng, thông tin hiện tại và loại hình, và những thay đổi cần thực hiện.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/004)
Hồ sơ theo dõi ngân sách của khách hàng (DD2-004) : Hồ sơ được sử dụng để theo dõi ngân sách của khách hàng, chủ yếu dành cho dịch vụ chăm sóc người lớn tại gia. Hồ sơ bao gồm các đánh giá, ghi chú trường hợp, ngân sách của khách hàng, tư vấn, báo cáo thu nhập và thư từ. Thông tin quan trọng được sao chép trong hồ sơ trường hợp của khách hàng.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/005)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2002-0006/007)
Báo cáo sự cố (DD2-015) : Hồ sơ dùng để báo cáo bất kỳ sự việc nào có thể cho thấy khách hàng cần dịch vụ bảo vệ. Bao gồm cả báo cáo sự cố của quận và báo cáo do nhà cung cấp hoặc các bên khác lập. Thông tin bao gồm tên khách hàng, ngày tháng, mô tả sự cố và hành động được Dịch vụ Bảo vệ lựa chọn. Cũng có thể bao gồm tài liệu nền và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 10 năm. (2002-0006/010)
Hồ sơ đối chiếu thanh toán (DD2-009) : Báo cáo được sử dụng để xác định xem các khoản thanh toán theo tỷ lệ cho từng nhà cung cấp có chính xác hay không. Báo cáo hiển thị tên và địa chỉ của nhà cung cấp, dịch vụ được cung cấp, tỷ lệ thanh toán cho dịch vụ và bất kỳ ghi chú nào về sự khác biệt.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/011)
Hồ sơ vụ việc Dịch vụ Bảo vệ (DD2-016 ): Loạt hồ sơ này ghi lại các cuộc điều tra đối với khách hàng trên 18 tuổi đang tham gia các chương trình dành cho người khuyết tật về phát triển, những người bị nghi ngờ bị lạm dụng hoặc lừa đảo. Hồ sơ bao gồm báo cáo điều tra, khuyến nghị của nhân viên, ghi chú phỏng vấn, nhiều loại tài liệu hỗ trợ (bao gồm báo cáo của cảnh sát, lời khai của nhân chứng, tài liệu tòa án, báo cáo điều tra của các cơ quan khác và các hồ sơ tương tự), thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0055 (5))
Cơ sở dữ liệu dịch vụ bảo vệ (DD2-019) : Cơ sở dữ liệu được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu từ các cuộc điều tra dịch vụ bảo vệ, báo cáo sự cố, báo cáo "thông tin" và các cuộc điều tra liên quan. Thông tin hiện đang được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Paradox và chứa đầy đủ thông tin về khách hàng, thủ phạm, người báo cáo lạm dụng và các sự kiện lạm dụng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0055 (5))
Hồ sơ Giấy phép Nhà cung cấp (DD2-006) : Tài liệu về đơn xin cấp phép và giấy phép chăm sóc tại nhà nuôi dưỡng, người cung cấp dịch vụ do khách hàng thuê và các nhà cung cấp khác chăm sóc khách hàng tại nhà riêng của họ. Việc cấp phép hàng năm là bắt buộc. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, hợp đồng, giấy phép, thư giới thiệu, bản sao giấy tờ tùy thân, mẫu I-9, kiểm tra lý lịch tư pháp và các tài liệu hỗ trợ. Hầu hết thông tin được sao chép tại SDSD, nhưng đơn xin cấp phép thì không.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 7 năm. (2002-0006/013)
Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp (DD2-014) : Bao gồm cơ sở dữ liệu theo dõi nhà cung cấp và báo cáo hàng tháng chi tiết các giao dịch đã được ghi nhận. Sau khi giao dịch được ghi nhận, các mục nhập trong cơ sở dữ liệu không thể thay đổi. Bao gồm thông tin về địa điểm, trạng thái, giấy phép, khiếu nại, thanh toán và các thông tin liên quan của nhà cung cấp.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/015)
Hồ sơ Theo dõi Đánh giá Sự kiện Nghiêm trọng (SERT) (DD2-017) : Hồ sơ ghi lại sáng kiến của Văn phòng Dịch vụ Người khuyết tật Phát triển (ODDS) của tiểu bang nhằm theo dõi các sự cố nghiêm trọng xảy ra đối với các cá nhân trong hệ thống dịch vụ dành cho người khuyết tật phát triển. Cơ sở dữ liệu mới do tiểu bang duy trì này bổ sung thông tin hiện đang được thu thập ở cấp quận và cung cấp cho các quận cơ hội thu thập thông tin về xu hướng các vấn đề dịch vụ bảo vệ, các vấn đề cấp phép và nhiều sự cố liên quan đến sức khỏe và an toàn như nhập viện và tử vong. Hồ sơ bao gồm bản sao báo cáo sự cố và dịch vụ bảo vệ, báo cáo tóm tắt, hồ sơ Nhóm SERT và các thông tin tương tự được sử dụng để nhập và đánh giá thông tin trong cơ sở dữ liệu.
Lưu trữ: Lưu trữ cho đến khi được nhập và xác minh trong cơ sở dữ liệu SERT. (2002-0006/016)
Hồ sơ Nhóm Phân bổ Dịch vụ (DD2-003) : Ghi chép các hoạt động của nhóm được giao nhiệm vụ phân bổ kinh phí cho khách hàng có nhu cầu không thuộc các danh mục thông thường. Bao gồm biên bản cuộc họp, giấy phép dịch vụ (được gửi đến Tổng công ty Hỗ trợ Kỹ thuật Oregon) và các tài liệu liên quan. Thông tin bao gồm tên khách hàng, loại dịch vụ, nguồn tài trợ, số tiền cần thiết và ngày cung cấp dịch vụ.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/017)
Xác minh thanh toán dịch vụ (mẫu 512) (DD2-001) : Tài liệu được sử dụng để xác minh số tiền thanh toán dịch vụ đã được phê duyệt so với số tiền thanh toán thực tế cho khách hàng. Mẫu đơn này được gửi bởi Sở Dịch vụ Nhân sinh của tiểu bang. Nó thể hiện địa chỉ và số điện thoại của khách hàng, thu nhập và loại thu nhập, số tiền được phê duyệt cho dịch vụ ăn ở và số tiền đã thanh toán.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2002-0006/018)
Đánh giá phân loại ban đầu (DD2-008) : Hồ sơ ghi lại việc xác định ban đầu nhân viên hoặc chương trình phù hợp để xử lý trường hợp của khách hàng tiềm năng. Đánh giá này được lưu giữ trong hồ sơ bệnh án của khách hàng tại thời điểm bắt đầu cung cấp dịch vụ. Thông tin bao gồm tên khách hàng, mô tả nhu cầu dịch vụ và hành động được thực hiện bởi bộ phận.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0055 (4))