Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Contratos de Cuidado Temporal para Adultos (DD2-005) : Documentan el contrato entre la Oficina Estatal de Servicios para Discapacidades del Desarrollo (ODDS) y los hogares de acogida para adultos. Los contratos originales se archivan en la Oficina de Discapacidades del Desarrollo y la información pertinente se envía electrónicamente a la ODDS. Los contratos deben renovarse anualmente. Los contratos indican la fecha de publicación, el número de contrato, el nombre y la dirección del contratista, la duración del contrato, las disposiciones y las firmas del contratista y del representante de la división.
Retención: Conservar 7 años . (2002-0006/001)
Registros de Seguimiento de Alegaciones (DD2-018) : Registros que documentan denuncias de abuso de clientes que no son competencia de los Servicios de Protección. Estos registros incluyen informes de investigación, recomendaciones del personal, copias de informes de incidentes y registros similares.
Retención: Conservar 10 años. (2002-0006/002)
Registros de Preparación de Presupuestos (DD2-013) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de sección presentadas al programa presupuestario de la división. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Formularios de Cambio de Estado (DD2-002) : Documenta cualquier cambio en el estado del cliente. Se utiliza para actualizar el sistema de gestión de casos en línea. Los gestores de casos conservan una copia de este registro. La información incluye el nombre del cliente, su información actual y tipo de cliente, y los cambios que se realizarán.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/004)
Registros de Seguimiento Presupuestario del Cliente (DD2-004) : Registros utilizados para el seguimiento de los presupuestos de los clientes, principalmente para hogares de acogida de adultos. Los registros incluyen evaluaciones, notas de casos, presupuesto del cliente, consultas, estados de resultados y correspondencia. Información importante se duplica en los registros de casos del cliente.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/005)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar 3 años. (2002-0006/007)
Informes de Incidentes (DD2-015) : Registros utilizados para reportar cualquier suceso que pueda indicar que un cliente requiere servicios de protección. Incluye tanto informes de incidentes del condado como informes presentados por proveedores u otras partes. La información incluye el nombre del cliente, la fecha, la descripción del incidente y el plan de acción elegido por los Servicios de Protección. También puede incluir información de antecedentes y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2002-0006/010)
Registros de Conciliación de Pagos (DD2-009) : Informes utilizados para determinar la exactitud de los pagos a cada proveedor. Los informes muestran el nombre y la dirección del proveedor, el servicio prestado, la tarifa de pago y cualquier anotación sobre discrepancias.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/011)
Expedientes de Servicios de Protección (DD2-016 ): Esta serie documenta las investigaciones de clientes mayores de 18 años inscritos en programas de discapacidad del desarrollo, sospechosos de abuso o fraude. Los registros incluyen informes de investigación, recomendaciones del personal, notas de entrevistas, documentación complementaria diversa (incluidos informes policiales, declaraciones de testigos, documentos judiciales, informes de investigación de otras agencias y registros similares), correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0055 (5))
Base de Datos de Servicios de Protección (DD2-019) : Base de datos de la sección utilizada para registrar y analizar datos de investigaciones de servicios de protección, informes de incidentes, informes de información e investigaciones relacionadas. La información se mantiene actualmente en una base de datos Paradox y contiene información completa sobre clientes, perpetradores, denunciantes de abuso y eventos de abuso.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0055 (5))
Registros de Licencia de Proveedor (DD2-006) : Documenta la solicitud y la licencia de hogares de acogida, proveedores empleados por el cliente y otros proveedores que atienden a clientes en su propio hogar. Se requiere una licencia anual. Los registros incluyen la solicitud, el contrato, la licencia, las referencias, copias de identificación, formularios I-9, verificación de antecedentes penales y documentación de respaldo. La mayor parte de la información se duplica en el SDSD, pero las solicitudes no.
Retención: Conservar 7 años. (2002-0006/013)
Registros de Seguimiento de Proveedores (DD2-014) : Incluye la Base de Datos de Seguimiento de Proveedores e informes mensuales que detallan las transacciones registradas. Una vez registradas las transacciones, las entradas de la base de datos no se pueden modificar. Incluye información sobre la ubicación, el estado, las licencias, las quejas, los pagos y otros datos relacionados del proveedor.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/015)
Registros de Seguimiento de Revisión de Eventos Graves (SERT) (DD2-017) : Registros que documentan la iniciativa de la Oficina de Servicios para Discapacidades del Desarrollo (ODDS) estatal para el seguimiento de incidentes graves que afectan a personas en el sistema de servicios para DD. Esta nueva base de datos, mantenida por el estado, amplía la información que actualmente se recopila a nivel de condado y ofrece a los condados la oportunidad de recopilar información sobre tendencias en problemas de servicios de protección, problemas de licencias y diversos incidentes relacionados con la salud y la seguridad, como hospitalizaciones y fallecimientos. Los registros incluyen copias de informes de incidentes y servicios de protección, informes resumidos, registros del Equipo SERT e información similar utilizada para ingresar y evaluar la información en la base de datos.
Retención: Conservar hasta su ingreso y verificación en la base de datos SERT. (2002-0006/016)
Registros del Equipo de Asignación de Servicios (DD2-003) : Documentan las actividades del equipo encargado de asignar fondos a clientes con necesidades que no se incluyen en las categorías habituales. Incluyen actas, autorizaciones de servicio (que se envían a la Corporación de Asistencia Técnica de Oregón) y documentación relacionada. La información incluye el nombre del cliente, el tipo de servicio, la fuente de financiación, el monto necesario y las fechas del servicio.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/017)
Verificaciones de Pago de Servicios (512) (DD2-001) : Documento utilizado para verificar el monto autorizado de pago de servicios con el monto real de pago a los clientes. El formulario es enviado por el Departamento de Servicios Humanos del estado. Indica la dirección y el número de teléfono del cliente, sus ingresos y tipo de cuenta, el monto autorizado para alojamiento y el monto pagado.
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/018)
Evaluaciones de Triaje (DD2-008) : Registros que documentan la determinación inicial del miembro del personal o programa adecuado para atender a un posible cliente. La evaluación se conserva en el expediente del cliente al iniciar el servicio. La información incluye el nombre del cliente, la descripción de las necesidades del servicio y las medidas adoptadas por la división.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0055 (4))