Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần Người lớn (MHAS3-001) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ dành cho khách hàng người lớn cần dịch vụ sức khỏe tâm thần. Hồ sơ bao gồm biên bản dịch vụ, giấy giới thiệu, giấy chấp thuận tiết lộ thông tin, thông tin về quyền lợi, đánh giá tâm lý, đánh giá tâm thần, đánh giá sức khỏe tâm thần, nhật ký thuốc, ghi chú tiến trình, kế hoạch chăm sóc, đánh giá, thanh toán dịch vụ, thư từ liên quan đến vụ việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Báo cáo Dịch vụ Bảo vệ Người lớn (MHAS3-002(a) và MHAS3-002(b)) : Tài liệu thuộc loạt báo cáo này ghi lại các cuộc điều tra đối với những khách hàng trên 18 tuổi đang được điều trị hoặc nhận dịch vụ, những người bị nghi ngờ đã bị lạm dụng thể chất hoặc tình dục. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo điều tra, báo cáo của cảnh sát và ghi chú phỏng vấn. Một bản sao của báo cáo được lưu trữ tại Sở Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần và Khuyết tật Phát triển Tiểu bang Oregon.
Lưu giữ: MHAS3-002(a) Ghi chú phỏng vấn: lưu giữ 10 năm; MHAS3-002(b) Báo cáo: lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0055 (5))
Hồ sơ giới thiệu khách hàng (MHAS3-003) : Tài liệu ghi nhận những khách hàng được giới thiệu đến các chương trình chăm sóc sức khỏe tâm thần nội trú dành cho người lớn nhưng không được nhận vào và không sử dụng dịch vụ của chương trình. Hồ sơ bao gồm thông tin giới thiệu, thông tin cơ bản, đánh giá và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng, thông tin cá nhân, lý do giới thiệu, dịch vụ mong muốn và lý do không nhận khách hàng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 7 năm. (2008-0011/004)
Yêu cầu Quỹ Chuyển đổi cho Người vô gia cư (PATH) (MHAS3-004) : Tài liệu yêu cầu kinh phí từ Sở Y tế Tâm thần Tiểu bang để hỗ trợ người vô gia cư mắc bệnh tâm thần tìm được nhà ở. Yêu cầu này bao gồm tên và thông tin cá nhân của người được yêu cầu, nơi cư trú hiện tại, địa chỉ nhà ở mới, chẩn đoán bệnh tâm thần chính, lạm dụng chất gây nghiện, thông tin theo dõi, phân bổ kinh phí, thông tin nhà cung cấp và mã kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Chỉ mục hồ sơ vụ việc cưỡng chế nhập viện (MHAS3-005) : Ghi chép tất cả những người được chương trình cưỡng chế nhập viện đánh giá. Thông tin bao gồm tên người đó, ngày sinh, thời gian/ngày gặp mặt và (các) hành động đã thực hiện.
Lưu giữ: Lưu giữ 7 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0125 (5))
Hồ sơ vụ án cưỡng chế nhập viện (MHAS3-006) : Tài liệu ghi lại quá trình điều tra và đánh giá người bệnh để xác định xem họ có nên được đưa vào cơ sở điều trị sức khỏe tâm thần hay không. Quá trình này được quy định bởi OAR 309-033 và Chương 426 của OAR. Hồ sơ vụ án cốt lõi sẽ bao gồm bản sao tài liệu khởi xướng quá trình (thường là Thông báo về bệnh tâm thần, nhưng cũng có thể là đơn kiến nghị của hai bên), báo cáo điều tra trước khi nhập viện bao gồm khuyến nghị gửi tòa án và quyết định của tòa án. Cũng có thể bao gồm bản sao biên bản phiên tòa, ghi chú vụ án, hồ sơ từ các lần nhập viện trước, tài liệu nền tảng điều tra, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ bệnh án sau khi nhập viện (MHAS3-012) : Hồ sơ lâm sàng ghi chép việc quản lý ca bệnh cho những cá nhân đã được đưa vào điều trị sức khỏe tâm thần. Bao gồm cả các trường hợp của những người đã được đưa vào điều trị, những người đã được thả và những người tham gia chương trình thăm khám thử nghiệm, một quy trình cho phép người bị giam giữ theo lệnh tòa được điều trị trong môi trường ít hạn chế hơn miễn là đáp ứng được một số điều kiện nhất định. Hồ sơ có thể bao gồm mẫu đơn giới thiệu, điều kiện thăm khám thử nghiệm và các sửa đổi, hồ sơ phiên tòa sơ thẩm và tòa án thừa kế, phiếu thông tin nhân viên giam giữ, thỏa thuận sắp xếp chỗ ở, bảng câu hỏi tham gia, thư từ và các hồ sơ liên quan. Nhiều hồ sơ trong số này được sao chép tại tòa án sơ thẩm.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Thư từ của nhà cung cấp dịch vụ (MHAS3-008) : Tài liệu ghi lại các hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ được giám sát bởi các chương trình sức khỏe tâm thần người lớn. Hồ sơ bao gồm bản sao thông tin cấp phép, thư từ, đánh giá và kiểm toán cơ sở, báo cáo, biên bản phiên điều trần, thông báo phạt, hồ sơ tòa án và các thông tin liên quan. Cũng bao gồm danh sách tổng hợp các cơ sở được lưu trữ điện tử dưới dạng bảng tính.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0005 (8))
Sổ theo dõi giới thiệu (MHAS3-009) : Ghi chép thông tin về các khách hàng được giới thiệu đến các chương trình chăm sóc sức khỏe tâm thần nội trú dành cho người lớn và kết quả xử lý hồ sơ của họ. Sổ theo dõi bao gồm tên khách hàng, ngày và nguồn giới thiệu, ngày thực hiện hành động, loại hành động đã thực hiện và ngày kết thúc hồ sơ. Hồ sơ này hiện đang được lưu trữ điện tử dưới dạng cơ sở dữ liệu.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0125 (5))
Hồ sơ Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần Nội trú dành cho Người lớn (MHAS3-013) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ dành cho khách hàng người lớn cần dịch vụ sức khỏe tâm thần nội trú. Hồ sơ bao gồm biên bản dịch vụ, giấy giới thiệu, giấy chấp thuận tiết lộ thông tin, thông tin về quyền lợi, đánh giá tâm lý, đánh giá tâm thần, đánh giá sức khỏe tâm thần, nhật ký thuốc, ghi chú tiến trình, kế hoạch chăm sóc, đánh giá, thanh toán dịch vụ, thư từ liên quan đến vụ việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ bệnh án chuyên khoa nội trú (MHAS3-011) : Hồ sơ bao gồm biên bản dịch vụ, giấy giới thiệu, giấy chấp thuận tiết lộ thông tin, thông tin về quyền lợi, đánh giá tâm lý, đánh giá tâm thần, đánh giá sức khỏe tâm thần, nhật ký thuốc, ghi chú tiến trình, kế hoạch chăm sóc, đánh giá, thanh toán dịch vụ, thư từ liên quan đến vụ việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Báo cáo công tác hàng tuần của chuyên viên nội trú (MHAS3-014) : Báo cáo này ghi lại các hoạt động của chuyên viên và được sử dụng cho cả quản lý trường hợp và báo cáo chương trình. Báo cáo bao gồm thông tin về nhà cung cấp và địa điểm, báo cáo sự cố, quản lý trường hợp và các hoạt động khác của chuyên viên.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 7 năm. (2008-0011/005)
Biên bản cuộc họp nhóm chăm sóc nội trú (MHAS3-015) : Ghi chép các cuộc họp hàng tuần của nhóm chăm sóc nội trú. Các cuộc họp được tổ chức để thảo luận về báo cáo chỗ trống, tương tác với các nhà cung cấp dịch vụ, quản lý trường hợp khách hàng, tư vấn lâm sàng, sàng lọc khách hàng, giới thiệu và sắp xếp chỗ ở, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))