Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Expedientes de Servicios de Salud Mental para Adultos (MHAS3-001) : Los expedientes documentan los servicios prestados a clientes adultos que requieren servicios de salud mental. Los registros incluyen memorandos de servicio, derivaciones, consentimientos para la divulgación de información, información sobre beneficios, evaluaciones psicológicas, evaluaciones psiquiátricas, evaluaciones de salud mental, registros de medicación, notas de progreso, planes de atención, revisiones, pagos de servicios, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Informes de Servicios de Protección para Adultos (MHAS3-002(a) y MHAS3-002(b)) : Esta serie documenta las investigaciones de clientes mayores de 18 años que reciben tratamiento o servicios y son sospechosos de haber sufrido abuso físico o sexual. Los registros pueden incluir informes de investigación, informes policiales y notas de entrevistas. Se archiva una copia del informe en el Departamento de Servicios de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo del Estado de Oregón.
Retención: MHAS3-002(a) Notas de entrevista: conservar durante 10 años; MHAS3-002(b) Informes: conservar durante 20 años. (MOAR 166-150-0055 (5))
Referencias de Clientes (MHAS3-003) : Documenta a los clientes derivados a programas residenciales de salud mental para adultos, pero que no fueron ubicados ni recibieron los servicios del programa. Los registros incluyen referencias, antecedentes, evaluaciones y registros relacionados. La información incluye el nombre y la dirección del cliente, sus datos personales, el motivo de la derivación, los servicios deseados y el motivo por el cual no se lo incluyó.
Retención: Conservar 7 años. (2008-0011/004)
Solicitudes de Fondos para la Transición de Personas sin Hogar (PATH) (MHAS3-004) : Documenta los fondos solicitados a la División Estatal de Salud Mental para ayudar a las personas sin hogar con enfermedades mentales a obtener vivienda. Las solicitudes incluyen el nombre y la información personal del cliente, su residencia actual, la nueva dirección de la vivienda, el diagnóstico principal de la enfermedad mental, el abuso de sustancias, el desglose de la financiación para la información de seguimiento, la información del proveedor y los códigos contables.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Índice de Registro de Casos de Internamiento Involuntario (MHAS3-005) : Documenta a todas las personas evaluadas por el programa de internamiento involuntario. La información incluye el nombre de la persona, su fecha de nacimiento, las horas y fechas de las visitas y las medidas adoptadas.
Retención: Conservar durante 7 years after la última acción. (MOAR 166-150-0125 (5))
Expedientes de Casos de Internamiento Involuntario (MHAS3-006) : Documentan la investigación y evaluación de las personas para determinar si deben ser internadas en un centro de salud mental. Este proceso se rige por el Reglamento Administrativo de Oregón (OAR) 309-033 y el Capítulo 426 del OAR. El expediente principal del caso incluirá una copia del documento que inicia el proceso (generalmente la Notificación de Enfermedad Mental, pero también peticiones de dos partes), el informe de la investigación previa al internamiento, incluyendo la recomendación al tribunal, y la resolución del tribunal. También puede incluir copias de actas de audiencias, notas del caso, registros de internamientos previos, material de antecedentes de la investigación, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after la última acción. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Expedientes de Casos Posteriores al Internamiento (MHAS3-012) : Expedientes clínicos que documentan la gestión de casos de personas internadas en centros de salud mental. Incluye casos de personas internadas, liberadas y participantes del programa de visitas de prueba, un proceso que permite que un cliente internado en un centro de salud mental reciba tratamiento en un entorno menos restrictivo, siempre que se cumplan ciertas condiciones. Los expedientes pueden incluir el formulario de remisión, las condiciones de la visita de prueba y sus modificaciones, los expedientes de audiencias del tribunal de circuito y de sucesiones, la hoja informativa del personal de detención, el acuerdo de colocación, el cuestionario de participación, la correspondencia y otros expedientes relacionados. Muchos de estos expedientes se presentan en el tribunal de circuito.
Retención: Conservar 10 years after la última acción. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Correspondencia de Proveedores (MHAS3-008) : Documenta las actividades de los proveedores de servicios supervisados por los programas de salud mental para adultos. Los registros incluyen copias de información sobre licencias, correspondencia, revisiones y auditorías de centros, informes, actas de audiencias, notificaciones de sanciones, expedientes judiciales e información relacionada. También incluye una lista maestra de centros, mantenida electrónicamente en una hoja de cálculo.
Retención: Conservar durante 5 years after la última acción. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registro de Derivaciones (MHAS3-009) : Documenta a los clientes derivados a programas residenciales de salud mental para adultos y la resolución de su caso. El registro muestra el nombre del cliente, la fecha y el origen de la derivación, la fecha y el tipo de acción tomada, y la fecha de cierre del caso. Este registro se mantiene actualmente en formato electrónico como base de datos.
Retención: Conservar durante 5 years after la última acción. (MOAR 166-150-0125 (5))
Registros de Servicios Residenciales de Salud Mental para Adultos (MHAS3-013) : Los registros documentan los servicios prestados a clientes adultos que requieren servicios residenciales de salud mental. Los registros incluyen memorandos de servicio, derivaciones, consentimientos para la divulgación de información, información sobre beneficios, evaluaciones psicológicas, evaluaciones psiquiátricas, evaluaciones de salud mental, registros de medicación, notas de progreso, planes de atención, revisiones, pagos de servicios, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de casos de clientes especialistas residenciales (MHAS3-011) : los registros incluyen memorandos de servicio, referencias, consentimientos de divulgación de información, información sobre beneficios, revisiones psicológicas, revisiones psiquiátricas, evaluaciones de salud mental, registros de medicamentos, notas de progreso, planes de atención, revisiones, pagos de servicios, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after la última acción. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Informes Semanales de Trabajo de Especialistas Residenciales (MHAS3-014) : Estos informes documentan las actividades de los especialistas y se utilizan tanto para la gestión de casos como para la elaboración de informes del programa. Incluyen información sobre proveedores y centros, informes de incidentes, gestión de casos y otras actividades de los especialistas.
Retención: Conservar 7 años. (2008-0011/005)
Actas de Reunión del Equipo Residencial (MHAS3-015) : Documenta las reuniones semanales de los equipos de atención residencial. Las reuniones se celebran para abordar la notificación de vacantes, la interacción con los proveedores de servicios, la gestión de casos de los clientes, la consulta clínica, la evaluación de los clientes, las derivaciones y las colocaciones, e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))