Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ xếp hạng chương trình nghị sự của Hội đồng (OSCP10-008) : Tài liệu ghi lại việc xếp hạng các mục liên quan đến quản lý bộ phận vào chương trình nghị sự các cuộc họp của Hội đồng Ủy viên. Thông tin bao gồm ngày họp, mục được đưa vào chương trình nghị sự, nhân viên bị ảnh hưởng và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (OSCP10-001) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên Hội đồng Ủy viên Quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Biên bản cuộc họp của Ủy ban và Nhóm đặc nhiệm (OSCP10-014) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban, hội đồng tư vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Bao gồm Nhóm thiết kế Nhóm đặc nhiệm về Sức khỏe Tâm thần, Ủy ban Tư vấn Xây dựng Cộng đồng, Hội đồng Điều phối Bạo lực Gia đình và các nhóm tương tự. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ Hội nghị và Hội thảo (OSCP10-002(a) và OSCP10-002(b) và OSCP10-002(c)) : Hồ sơ ghi lại việc tham dự hoặc phát triển các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự. Có thể do cơ quan hoặc một tổ chức khác tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: OSCP10-002(a) Hồ sơ chương trình quan trọng: Lưu giữ 5 năm; OSCP10-002(b) Hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và hồ sơ sự kiện không do cơ quan tài trợ: Lưu giữ 2 năm; OSCP10-002(c) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-005(36,37))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tuân thủ của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (OSCP10-023) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại sự tuân thủ của các phòng ban đối với các quy định của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo EEO-4, biên bản và báo cáo cuộc họp của ủy ban chống phân biệt đối xử, phân tích nơi làm việc, chính sách và thủ tục khiếu nại phân biệt đối xử, khiếu nại, báo cáo, tài liệu đính kèm, thông báo rút đơn, bản sao quyết định, biên bản phiên điều trần và cuộc họp, thư từ liên quan và các hồ sơ khác được mô tả trong 29 CFR 1613.222. Nhiều hồ sơ trong số này, bao gồm cả các khiếu nại chính thức, được Văn phòng Hành động Khẳng định của Quận sao chép.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0160 (14))
Hồ sơ Khách hàng Được Hỗ trợ Cứu trợ Bão Katrina (OSCP10-024) : Hồ sơ ghi lại sự hỗ trợ cứu trợ do Quận Multnomah cung cấp cho các khách hàng bị ảnh hưởng bởi Bão Katrina. Hồ sơ chủ yếu bao gồm tất cả các tài liệu tiếp nhận để xử lý hỗ trợ cứu trợ. Chúng bao gồm ghi chú trường hợp và thông tin liên quan đến các cơ quan được liên hệ thay mặt hoặc bởi khách hàng, nhiều hồ sơ đề cập đến việc đã liên hệ với FEMA.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after đóng cửa. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ theo dõi lập pháp (OSCP10-019) : Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ Kế hoạch (OSCP10-020) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và việc phát triển các mục tiêu chương trình và công việc của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Bản Tuyên bố Chính sách và Quy trình (OSCP10-007) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Hồ sơ đánh giá dự án (OSCP10-022) : Hồ sơ ghi lại quá trình đánh giá dự án của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các cuộc phỏng vấn, báo cáo, bảng điểm đánh giá, ghi chú, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 6 năm. (2003-0038/006)
Hồ sơ Dự án (OSCP10-016) : Hồ sơ ghi chép các dự án dài hạn và ngắn hạn khác nhau mà bộ phận này chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ khác nhau tùy từng dự án, nhưng thường bao gồm các bài nghiên cứu và báo cáo, nghị quyết, báo cáo dự án, tài liệu nền, kế hoạch và mục tiêu dự án, thư từ và các tài liệu tương tự. Các dự án hiện tại bao gồm Cộng đồng Quan tâm, Sáng kiến Xây dựng Cộng đồng, Dịch vụ Tích hợp, Trường học Kết nối Khu phố, Đánh giá Tử vong do Bạo lực Gia đình, Đánh giá Chất lượng Oregon (OQA) và các dự án tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8,23,31))
Hồ sơ Chương trình Giáo dục Công cộng (OSCP10-018) : Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình giáo dục và tuyên truyền cũng như các bài thuyết trình do bộ phận cung cấp. Bao gồm mô tả khóa đào tạo, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, băng ghi âm và video, và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (36))
Báo cáo Nghiên cứu và Chính sách (OSCP10-017) : Các báo cáo ghi lại quá trình phát triển chính sách dịch vụ cộng đồng và gia đình cũng như nghiên cứu về các vấn đề liên quan. Chủ đề báo cáo bao gồm, nhưng không giới hạn ở, bạo lực gia đình, sức khỏe tâm thần, khuyết tật phát triển, nhà ở, xu hướng lịch sử, đánh giá chương trình và các chủ đề tương tự.
Giữ lại: Giữ lại vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8,23,25,31))
Hồ sơ KẾT QUẢ (OSCP10-006) : Tài liệu ghi lại sự tham gia của các phòng ban vào quá trình tự đánh giá KẾT QUẢ của quận. Phiếu khảo sát đánh dấu chọn cho thấy địa điểm làm việc, tình trạng nhân viên và câu trả lời cho các câu hỏi về khả năng lãnh đạo, thông tin/phân tích, lập kế hoạch chiến lược, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quy trình, tập trung vào khách hàng, sự đa dạng và sự tham gia của nhân viên.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2003-0038/005)
Biên bản cuộc họp nhân viên (OSCP10-004) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Bao gồm các cuộc họp thường kỳ của nhóm quản lý và nhân viên liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Các nhóm bao gồm: Cuộc họp Ba Phòng ban; Truyền thông Liên phòng ban; Nhóm Thực hiện Hoạt động Phòng ban; Nhóm Đặc nhiệm Tiêu chuẩn Giám sát; Cuộc họp Quản lý M7; Ủy ban Chỉ đạo Kết quả DCFS; Nhóm Lập ngân sách DCFS; Nhóm Lãnh đạo Kế hoạch Chiến lược và các nhóm liên quan. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ chi phí đi lại (OSCP10-003) : Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại và các chi phí khác của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))