Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registro de Colocación de la Agenda de la Junta (OSCP10-008) : Documenta la inclusión de temas relacionados con la administración del departamento en las agendas de las reuniones de la Junta de Comisionados. La información incluye la fecha de la reunión, el tema incluido en la agenda, el personal afectado e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Preparación de Presupuestos (OSCP10-001) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas a la Junta de Comisionados del Condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Actas de Reuniones de Comités y Grupos de Trabajo (OSCP10-014) : Actas que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de los cuales el departamento mantiene el registro oficial. Incluye el Equipo de Diseño del Grupo de Trabajo de Salud Mental, el Comité Asesor de Desarrollo Comunitario, el Consejo Coordinador de Violencia Familiar y grupos similares. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de conferencias y seminarios (OSCP10-002(a), OSCP10-002(b) y OSCP10-002(c)) : Registros que documentan la asistencia o el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares. Pueden estar patrocinados por la agencia u otra entidad. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y registros relacionados.
Retención: OSCP10-002(a) Registros importantes del programa: Conservar durante 5 años; OSCP10-002(b) Registros de inscripción y asistencia a clases, y registros de eventos no patrocinados por la agencia: Conservar durante 2 años; OSCP10-002(c) Otros registros: Conservar durante 1 año. (OAR 166-150-005(36,37))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Cumplimiento de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (OSCP10-023) : La serie documenta el cumplimiento del departamento con las regulaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. Los registros pueden incluir informes EEO-4, actas e informes de reuniones del comité antidiscriminación, análisis del lugar de trabajo, políticas y procedimientos de quejas por discriminación, quejas, informes, anexos, notificaciones de retiro, copias de decisiones, actas de audiencias y reuniones, correspondencia relacionada y otros registros descritos en el Título 29 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Sección 1613.222. Muchos de estos registros, incluidas las quejas formales, son duplicados por la Oficina de Acción Afirmativa del Condado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (14))
Expedientes de Asistencia para el Huracán Katrina (OSCP10-024) : Registros que documentan la asistencia brindada por el Condado de Multnomah a los clientes afectados por el huracán Katrina. Los registros consisten principalmente en toda la documentación de entrada para la tramitación de la asistencia. Incluyen notas de casos e información sobre las agencias contactadas por o para el cliente; muchas de ellas mencionan que se ha contactado a FEMA.
Retención: Conservar durante 3 years after el cierre. (No programado)
Registros de Seguimiento Legislativo (OSCP10-019) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comisiones, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Registros de Planificación (OSCP10-020) : La serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo del programa y los objetivos de trabajo de la división. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (OSCP10-007) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del departamento. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros de Evaluación de Proyectos (OSCP10-022) : Registros que documentan las evaluaciones departamentales de los proyectos. Estos registros incluyen entrevistas, informes, hojas de calificación de la evaluación, notas, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar 6 años. (2003-0038/006)
Registros de Proyectos (OSCP10-016) : Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, de los cuales el departamento es el principal responsable de la gestión documental. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes de proyectos, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar. Los proyectos actuales incluyen Comunidades Solidarias, Iniciativa de Desarrollo Comunitario, Servicios Integrados, Escuelas que Unen Vecindarios, Revisión de Muertes por Violencia Doméstica, Evaluación de Calidad de Oregón (OQA) y proyectos similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8,23,31))
Registros del Programa de Educación Pública (OSCP10-018) : Registros relacionados con el diseño e implementación de programas y presentaciones educativas y de extensión comunitaria impartidas por el departamento. Incluye descripciones de capacitaciones, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de matrícula y asistencia, grabaciones de audio y video, y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (36))
Informes de Investigación y Políticas (OSCP10-017) : Informes que documentan el desarrollo de políticas de servicios comunitarios y familiares, así como la investigación sobre temas relacionados. Los temas de los informes incluyen, entre otros, violencia doméstica, salud mental, discapacidades del desarrollo, vivienda, tendencias históricas, revisiones de programas y temas similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8,23,25,31))
Registros de RESULTS (OSCP10-006) : Documenta la participación del departamento en la autoevaluación RESULTS del condado. La encuesta de verificación muestra el lugar de trabajo, la situación laboral del empleado y las respuestas a preguntas sobre liderazgo, información/análisis, planificación estratégica, gestión de recursos humanos, gestión de procesos, enfoque al cliente, diversidad y participación de los empleados.
Retención: Conservar 2 años. (2003-0038/005)
Registros de Reuniones del Personal (OSCP10-004) : Registros que documentan reuniones dentro del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Incluyen reuniones rutinarias del equipo de gestión y del personal que abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los grupos incluyen: Reuniones de los Tres Departamentos, Comunicaciones Interdepartamentales; Equipo de Implementación de Operaciones del Departamento; Grupo de Trabajo de Normas de Supervisión; Reuniones de Gestión M7; Comité Directivo de Resultados del DCFS; Presupuestadores del DCFS; Equipo de Liderazgo del Plan Estratégico y grupos relacionados. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Gastos de Viaje (OSCP10-003) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados y otros gastos. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))