Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tài trợ của Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Liên bang (OSCP16-010(a) và OSCP16-010(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ HUD cho các dự án cụ thể của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: OSCP16-010(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: lưu giữ vĩnh viễn; OSCP16-010(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ Kế toán Tài trợ (OSCP16-005) : Tài liệu ghi nhận doanh thu nhận được từ các khoản tài trợ của tiểu bang và liên bang để tài trợ cho các hoạt động chương trình của DCHS. Hồ sơ bao gồm bản sao các chứng từ ghi sổ, hợp đồng, mẫu phê duyệt hợp đồng, hóa đơn, biên bản thanh toán (ghi rõ nguồn tài trợ, số tiền, mã kế toán và các yếu tố dịch vụ), thông báo phê duyệt kế hoạch (ghi rõ các chương trình được phê duyệt và số tiền tài trợ), báo cáo tóm tắt ngân sách (ghi rõ ngân sách, số tiền đã giải ngân, số tiền thực tế đã chi hoặc cam kết và số dư chưa sử dụng), biên lai Kho bạc, yêu cầu hoàn trả cho các cơ quan tài trợ, tài liệu đánh giá, tài liệu trao giải thưởng tài trợ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ quản lý tài trợ (OSCP16-011) : Hồ sơ ghi lại việc quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ tài trợ (OSCP16-001(a) và OSCP16-001(b) và OSCP16-001(c)) : Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang hoặc các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: OSCP16-001(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn; OSCP16-001(b) Các hồ sơ tài trợ khác: Lưu giữ 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn; OSCP16-001(c) Các đơn xin tài trợ không thành công: Lưu giữ 2 years after bị từ chối hoặc rút lại. (MOAR 166-150-0110 (17))