Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Subvenciones Federales para Vivienda y Desarrollo Urbano (OSCP16-010(a) y OSCP16-010(b)) : Estos registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones del HUD para proyectos específicos de la división. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyecto, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyecto, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes de proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: OSCP16-010(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: conservar permanentemente; OSCP16-010(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros Contables de Subvenciones (OSCP16-005) : Documentan los ingresos recibidos de subvenciones estatales y federales para financiar las actividades del programa del DCHS. Los registros incluyen copias de comprobantes de libros contables, contratos, formularios de aprobación de contratos, facturas, memorandos de pago (que indican la fuente de financiación, los importes, los códigos contables y los componentes del servicio), notificaciones de aprobación del plan (que indican los programas aprobados y los importes de financiación), estados resumidos del presupuesto (que indican los presupuestos, los fondos liberados, los importes reales gastados u obligados y los saldos no utilizados), recibos de la Tesorería, solicitudes de reembolso a las agencias otorgantes, documentación de evaluación, documentación de concesión de subvenciones y registros relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Administración de Subvenciones (OSCP16-011) : Los registros documentan la administración, el seguimiento y el estado de las subvenciones en las que la agencia es beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de subvenciones (OSCP16-001(a), OSCP16-001(b) y OSCP16-001(c)) : Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, monitoreo y estado de las subvenciones en las que la agencia es la receptora, otorgante, asignada o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales o fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, exhibiciones y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones relacionadas con las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros que monitorean los planes de proyectos y miden los logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: OSCP16-001(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: Conservar permanentemente; OSCP16-001(b) Otros registros de subvenciones: Conservar 3 years after de la presentación del informe anual o final de gastos, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo; OSCP16-001(c) Solicitudes de subvención rechazadas: Conservar durante 2 years after del rechazo o la retirada. (MOAR 166-150-0110 (17))