Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ công nợ phải trả (FREDS4-001): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ thanh toán (FREDS4-006): Hồ sơ ghi chép doanh thu mà các phòng ban cấp quận và các tổ chức bên ngoài nợ bộ phận này. Hồ sơ cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, báo cáo thanh toán (bao gồm báo cáo 389), thông tin tài liệu và giao dịch từ SAP, và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (FREDS4-007): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên chương trình ngân sách của phòng ban. Cũng bao gồm một số thông tin ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tiền gửi (FREDS4-005): Biên lai dùng để thanh toán các khoản không thuộc ngân sách quận cho các chi phí theo hợp đồng và các yêu cầu bồi thường tai nạn. Hồ sơ bao gồm biên lai ngân hàng, bản sao phiếu gửi tiền, báo cáo SAP hiển thị số chứng từ, bản sao séc và các chứng từ khác, và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Báo cáo thuế sử dụng dầu diesel (FREDS4-002): Tài liệu ghi lại việc tính toán, kê khai và thanh toán thuế nhiên liệu diesel của tiểu bang theo yêu cầu của ORS 319. Hồ sơ bao gồm báo cáo sử dụng nhiên liệu cho Sở Giao thông vận tải Tiểu bang, tài liệu chứng minh lượng nhiên liệu thực tế đã sử dụng và/hoặc quãng đường xe đã đi, bản sao chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (ORS 319.697(4))
Bảng chấm công nhân viên (FREDS4-009): Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Hồ sơ bao gồm thẻ chấm công hàng ngày, bảng chấm công, báo cáo thời gian và điểm danh cá nhân, đơn xin nghỉ phép và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ kiểm kê (FREDS4-004): Hồ sơ kiểm kê tài sản hoặc vật tư tiêu hao của bộ phận. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản định kỳ.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (19b))
Hồ sơ mua hàng (FREDS4-008): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà bộ phận đã mua. Hầu hết thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan. Hầu hết thông tin bản cứng cuối cùng sẽ được tích hợp vào hồ sơ phải trả.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Kế hoạch Chiến lược (FREDS4-012(a) và FREDS4-012(b)): Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển các mục tiêu công việc của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Lưu trữ: FREDS4-012(a) Kế hoạch chiến lược: lưu trữ 20 năm; FREDS4-012(b) Các hồ sơ khác: lưu trữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (20))
Hồ sơ chi phí đi lại (FREDS4-010): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hoạt động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm đơn xin đi lại và đào tạo, yêu cầu tạm ứng thanh toán, biên lai chi phí, hoàn trả tiền xăng xe, bảng tính phụ cấp hàng ngày, bảng tính chuyến đi, thư từ liên quan và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Hồ sơ tai nạn xe cộ (FREDS4-003): Hồ sơ ghi chép các tai nạn liên quan đến xe cộ của quận. Một số thông tin, bao gồm cơ sở dữ liệu tai nạn và báo cáo tai nạn gây thương tích, được chuyển đến Bộ phận Quản lý Rủi ro. Hồ sơ chính là báo cáo tai nạn của quận, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh và số giấy phép lái xe của người lái xe, cũng như tên hành khách và nhân chứng, mô tả sự kiện, nhãn hiệu và kiểu xe, số nhận dạng xe và các dữ liệu liên quan. Có thể bao gồm báo cáo của cảnh sát, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0200 (20))