Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (FREDS4-001): Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Los registros incluyen facturas, impresiones con el número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Facturación (FREDS4-006): Registros que documentan los ingresos adeudados a la división por los departamentos del condado y organizaciones externas. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Los registros incluyen facturas, informes de facturación (incluido el informe 389), información de documentos y transacciones de SAP e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Preparación Presupuestaria (FREDS4-007): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división presentadas al programa presupuestario del departamento. También incluye información presupuestaria del departamento. Puede incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Depósito (FREDS4-005): Recibos de pagos fuera del condado por gastos contratados y reclamaciones por accidentes. Los registros incluyen recibo bancario, copia del comprobante de depósito, informe SAP con número de documento, copias de cheques y otros instrumentos, y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Informe del impuesto sobre el consumo de diésel (FREDS4-002): Documenta el cálculo, la presentación y el pago del impuesto estatal al combustible diésel, según lo exige la ORS 319. Los registros incluyen el informe del consumo de combustible al Departamento de Transporte del Estado, la documentación del combustible utilizado o el kilometraje real del vehículo, copias de la documentación de pago y registros relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (ORS 319.697(4))
Registros de Tiempo de Empleados (FREDS4-009): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. Los registros incluyen tarjetas de tiempo diarias, hojas de horas, informes individuales de tiempo y asistencia, solicitudes de licencia y registros similares. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Inventario (FREDS4-004): Registros de inventario de bienes o activos fungibles de la división. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios rutinarios de control de bienes.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19b))
Registros de Compras (FREDS4-008): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. La mayor parte de esta información se mantiene exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados. La mayor parte de la información impresa se integra posteriormente en los registros de cuentas por pagar.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Planificación Estratégica (FREDS4-012(a) y FREDS4-012(b)): Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de los objetivos de trabajo de la división. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: FREDS4-012(a) Planes estratégicos: conservar durante 20 años; FREDS4-012(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (20))
Registros de Gastos de Viaje (FREDS4-010): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye solicitudes de viajes y capacitación, solicitudes de anticipo de pago, recibos de gastos, reembolsos de kilometraje, hojas de cálculo de viáticos, hojas de cálculo de viajes, correspondencia relacionada y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros de Accidentes Vehiculares (FREDS4-003): Registros que documentan accidentes que involucran vehículos del condado. Parte de la información, como la base de datos de accidentes y los informes de accidentes con lesiones, se transmite a Gestión de Riesgos. El registro principal es el informe de accidentes del condado, que incluye el nombre, la dirección, el número de teléfono, la fecha de nacimiento y el número de licencia de conducir del conductor, así como los nombres de los pasajeros y testigos, la descripción de los eventos, la marca y el modelo del/de los vehículo(s), el número de identificación vehicular y otros datos relacionados. Puede incluir informes policiales, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0200 (20))