Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ kiểm toán hệ thống thanh toán (FREDS2-008): Hồ sơ ghi lại những thay đổi thông tin trong hệ thống thanh toán phân phối. Bao gồm email, thư từ, ghi chú và các tài liệu khác về những thay đổi.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (14))
Phiếu giao hàng đặt in của Thành phố Portland (FREDS2-003): Tài liệu xác nhận các đơn đặt in của quận đã được giao đến Bộ phận Dịch vụ Phân phối. Bộ phận Dịch vụ In ấn. Phiếu ghi rõ ngày giao hàng, số lượng kiện hàng đã giao, địa chỉ người nhận và chữ ký của tài xế giao hàng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hóa đơn khác (FREDS2-005): Hồ sơ ghi lại các hóa đơn không được hệ thống lập hóa đơn phân phối tạo ra thường xuyên. Bao gồm thông tin lập hóa đơn được nhập thủ công và bản sao lưu giấy. Thông tin bao gồm dịch vụ được cung cấp, ngày, số tiền được lập hóa đơn, người nhận thanh toán và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo theo dõi kiểm toán hệ thống bưu chính (FREDS2-001): Báo cáo ghi lại tất cả cước phí bưu chính được áp dụng bởi phòng phân phối thư. Báo cáo này đã được lưu giữ ở cả dạng giấy và điện tử và hiện chỉ được lưu giữ ở dạng điện tử. Báo cáo hiển thị cước phí bưu chính được áp dụng theo số hóa đơn/giao dịch và theo bộ phận hàng ngày. Thông tin bao gồm ngày, số hóa đơn, bộ phận, số tài khoản (mã M), số lượng mặt hàng trên mỗi hóa đơn, số tiền cước phí trên mỗi mặt hàng, tổng cộng trên mỗi hóa đơn, tổng cộng cho mỗi bộ phận và tổng cộng trong ngày.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (2))
Biên lai vận chuyển UPS (FREDS2-010): Ghi lại tổng hợp hàng ngày các lô hàng UPS từ kho trung tâm. Thông tin bao gồm các mặt hàng đã vận chuyển, tên người nhận, thông tin theo dõi và các thông tin liên quan khác. Trước đây là MM1-005.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21)) Cập nhật ngày 26/03/2020