Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Auditoría del Sistema de Facturación (FREDS2-008): Registros que documentan los cambios en la información del sistema de facturación de Distribución. Incluye correos electrónicos, correspondencia, notas y otra documentación de los cambios.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (14))
Comprobantes de entrega de pedidos de impresión de la Ciudad de Portland (FREDS2-003): Documentan los pedidos de impresión del condado completados y entregados a los Servicios de Distribución. Los comprobantes muestran la fecha de entrega, el número de paquetes entregados, la dirección de entrega y las firmas del conductor y del repartidor.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (34))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Facturas Misceláneas (FREDS2-005): Registros que documentan facturas que el sistema de facturación de Distribución no genera regularmente. Incluye información de facturación ingresada manualmente y copias de seguridad impresas. La información incluye el servicio prestado, la fecha, el importe facturado, el beneficiario e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informe de Auditoría del Sistema Postal (FREDS2-001): Informes que documentan todo el franqueo aplicado por la sala de distribución. Este informe se ha mantenido tanto en formato impreso como electrónico, y actualmente solo se mantiene en formato electrónico. Los informes muestran el franqueo aplicado por número de factura/transacción y por departamento diariamente. La información incluye la fecha, el número de factura, el departamento, el número de cuenta (código M), el número de artículos por factura, el importe del franqueo por artículo, el total por factura, el total por departamento y el total diario.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Recibos de Envío de UPS (FREDS2-010): Documenta el total diario de envíos de UPS desde las Tiendas Centrales. La información incluye los artículos enviados, el nombre del destinatario, la información de seguimiento y otros datos relacionados. Anteriormente MM1-005.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21)) Actualizado el 26/03/2020