Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (MM1-002): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn chương trình cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (MM1-003): Hồ sơ ghi chép các khoản doanh thu mà nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và các bên khác nợ cơ quan, được ghi có vào các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết định khen thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MM1-008): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị yêu cầu ngân sách chương trình. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (9))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Nhật ký lộ trình phân phối (MM1-007): Ghi chép các chuyến hàng vận chuyển vật tư hàng ngày của tài xế Dịch vụ Phân phối. Nhật ký hiển thị số đơn hàng, điểm đến và chữ viết tắt của tài xế.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2007-003/002)
Sổ nhật ký lô vắc xin (MM1-006): Ghi chép việc vận chuyển các lô vắc xin đến các phòng khám cấp quận. Bao gồm số lô và ngày hết hạn, người được cấp và ngày vận chuyển.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2007-003/001)
Hồ sơ kiểm kê vật lý (MM1-004): Hồ sơ ghi chép việc quản lý hàng tồn kho của cửa hàng. Hồ sơ bao gồm phiếu kiểm kê, chênh lệch và các hồ sơ khác cần thiết để xác định tính chính xác của thông tin hàng tồn kho. Thông tin chủ yếu được lưu trữ trong SAP, nhưng cũng bao gồm tài liệu giấy về phiếu kiểm kê và chênh lệch.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (18b))
Đặt hàng/Yêu cầu (MM1-001): Chuỗi tài liệu này ghi lại việc đặt hàng và yêu cầu sản phẩm từ Quản lý Vật tư của khách hàng. Bao gồm danh sách sản phẩm đã đặt hàng được tạo bởi SAP, hóa đơn vận chuyển và bất kỳ tài liệu liên quan nào cần thiết để lấy và xác minh sản phẩm hoặc khách hàng. Hầu hết thông tin dành cho khách hàng trong quận được sao chép trong hệ thống SAP; một số thông tin từ khách hàng bên ngoài là duy nhất.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Biên lai vận chuyển UPS (MM1-005): Loạt biên lai này đã được thay thế bằng FREDS2-010 . Cập nhật ngày 26/03/2020