Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (MM1-002): Registros que documentan el pago de facturas del programa para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (MM1-003): Registros que documentan los ingresos adeudados a la agencia por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo las subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Preparación de Presupuestos (MM1-008): Registros que documentan la preparación de solicitudes de presupuesto por programas. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (9))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Rutas de Distribución (MM1-007): Documenta los envíos diarios de suministros realizados por los conductores de Servicios de Distribución. Los registros muestran el número de pedido, el destino y las iniciales del conductor.
Retención: Conservar 1 año. (2007-003/002)
Registro de lotes de vacunación (MM1-006): Documenta el envío de lotes de vacunación a las clínicas del condado. Incluye el número de lote y la fecha de vencimiento, el destinatario y la fecha de envío.
Retención: Conservar 2 años. (2007-003/001)
Registros de Inventario Físico (MM1-004): Registros que documentan la gestión del inventario de las tiendas. Estos registros incluyen hojas de recuento, variaciones y otros registros necesarios para determinar la precisión de la información del inventario. La información se mantiene principalmente en SAP, pero también incluye documentación en papel de las hojas de recuento y las variaciones.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (18b))
Reservas/Requisiciones (MM1-001): Esta serie documenta la reserva y la requisición de productos de Gestión de Material por parte de los clientes. Incluye listas de selección de los productos pedidos generadas por SAP, facturas de envío y cualquier documentación necesaria para la extracción y verificación de productos o clientes. La mayor parte de la información de los clientes del condado se duplica en el sistema SAP; parte de la información de los clientes externos es única.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Recibos de envío de UPS (MM1-005): Esta serie ha sido reemplazada por FREDS2-010 . Actualizado el 26/03/2020.